新時代高校學生干部管理能力的培養

陸鏡伊 曹寅琦 莊瑤琪 朱櫟蓉

摘? ? 要： 當前，學生組織工作中多少仍存在方向不明確、思路不清晰、方式不到位等問題。本文從學生干部角度出發，以自我管理、個人魅力、管理能力、管理技巧四方面為重點闡述新時代背景下高校學生干部管理能力培養，為學生管理工作人員提供參考和建議。

關鍵詞： 學生管理? ? 學生會? ? 能力發展

學生組織，如學生會、青年志愿者協會、大學生科技創新協會等，是高校學生進行自我管理的必然產物，無論是哪種類型的學生組織，維持其良好運作的核心都是人的管理。對于高校學生組織而言，運行現狀一般存在兩個問題：（1）沒有合理地協調學習與工作的關系，（2）缺乏較為系統的學生會干部培養計劃[1]。學生干部是學生組織運行的中堅力量，他們具有極高的管理能力，不僅給學生組織帶來好處，還在一定程度上決定他們的潛力有多大，這就是所謂的“蓋子法則”[2]。學生組織管理的目的一般出于這三點：提高效率、優化結構、增強效果，歸納起來就是以降低成本的方式帶來更大的收益。本文試圖概括性地論述幾個要點以研究學生干部如何發展自己的管理能力，更好地保障學生組織良好運作。

一、自我管理

（一）要學會安排時間

學生干部從事的工作歸根結底是對學生組織內部的管理和對工作任務的發布和分配。學生本職工作是學習，不應該整天忙于事務，需要更好地分配時間。時間與精力只用于有意義的事[3]，追求的不是更多、更快，而是更少、更好。一般時間會浪費在以下幾個地方：

第一，管理者躬親過度。古狄遜定理指出：管理不是管理自己做事，而是指揮別人做事，一個累壞的管理者，是一個差勁的管理者[4]。放到學生組織中也是同樣的道理：一個好的學生干部不是升職的干事。對于學生干部而言，不能只是發號施令，也不能過多地親力親為，過度躬親不僅會讓干事鍛煉不充分，反而會導致其缺乏獨立思考的能力，不利于下一任學生干部的培養。但不能不做一點實際的事情，一個沒有辦事能力的干部，手下難以對其信服。

第二，猶豫或拖延。在做決定或者做規劃的時候，因過于追求最終效果而過多地思考和比較造成時間的浪費，甚至把事務拖延到最后一刻完成。正確決斷，速度拿捏很重要，切忌優柔寡斷和心急冒進。

第三，會議過多及會議進度拖沓。會議是學生組織的常規工作，會議的作用有兩點：（1）工作探討和分配;（2）總結反饋。但是在實際操作中存在節奏拖沓、事前準備不充分、重點不明確、條例不清晰等問題。所以對于管理者而言，要盡可能地提前規劃好會議流程，精簡內容，不過多重復表達相同的意思。總結反饋要求管理者整理會議上大家的建議、想法、對以往工作的總結，以此為依據對工作優化提出實質性意見。

第四，事先規劃不充分。出席會議、公開發言或者組織活動，都要提前規劃好時間地點、事務內容、人員安排、經費分配等。特別是需要與商家洽談的場合要做最充分的準備，如果頻繁地探討解決的問題，不僅浪費雙方時間，效率低下，還會造成印象分的下降，甚至讓對方失去合作的動力。

第五，同時處理過多事務。一個人的精力有限，難以同時處理幾件事情。事務繁重會加劇執行者的心理負擔，導致情緒的波動，不利于效率的提升。盡管能達成最終目的，但細節部分經不起考驗。如果每次只做一件事，集中在一項任務上，然后一樣一樣地完成，事后就會發現時間其實沒有浪費太多，處理的效率和結果也會有所提高。

第六，主次不明確。當學習工作堆在一起的時候，要遵循“要事優先原則”[5]，盡量避免做了許多次重要的事情，最重要的事情卻一件都沒完成。如果在時間安排上產生沖突，就要衡量好利弊再做決定，如果因為突發狀況慌張反而得不償失。

（二）發展個人學習能力

學生在大學的學習有別于初高中，成績更像是個人學習能力的一項參考，更看重的是學習的態度和能力。學習能力這個概念寬泛，不只是學習理論知識的能力，還有為人處世、學習新思維新方法的能力。人要勇于打破路徑依賴，不安于現狀，未雨綢繆，多學習各領域實用的理論知識。借鑒別人的經驗，不斷地反思總結，定期自省，才能更好地充實自己，在學習中提高學習能力。這樣就算進入新的領域，也不會因為缺乏知識儲備而擔憂，一來有所了解更容易上手，二來“留得青山在，不怕沒柴燒”。

（三）經常保持謙虛和慎獨

驕傲會使人盲目，只做表面功夫會讓人浮躁，保持謙虛可以靜下來思考更多、學到更多，同時避免說錯話帶來的人際關系緊張。樹立遠大理想和抱負，不斷提高自我修養，真正做到“慎獨”，才能全面考慮細節，更獨立地處理事情。

（四）把注意力集中在貢獻上

有效的管理者總是把注意力放在貢獻上。不僅埋頭自己的工作，還會抬起頭來，把目光朝向目標[5]。

（五）情緒管理

無論是應對多事務的重壓，還是在處理糾紛問題時，負面情緒一般不利于問題的解決。當人激動或者憤怒的時候，容易把簡單問題復雜化，失去理智，不能充分思考、權衡利弊。在溝通中，即使你在講道理，如果語氣不當也會使對方聽不進去，最后從溝通變成吵架，逐漸偏離主題。再加上學生組織管理者的身份，有時甚至會被人誤解為“擺架子”，影響學生對自己的信任。

二、個人魅力

個人魅力和自我管理都屬于軟實力，都不是干部自帶的屬性，是因人而異的個人特質，這種個人特質能幫助打下更好的群眾基礎。

（一）三商修煉

所謂三商，即智商、情商和德商。智商是先天決定的，可以彌補一個人智商的是知識儲備。一定量的知識儲備有利于把復雜問題簡單化、簡單問題規范化，同時在面臨選擇和困難時不至于因為儲備不夠而束手無策，產生畏難情緒。知識豐富的好處還體現在可以增加思維的深度，一個有深度的人說話會受到影響，語言的魅力是無窮的，自然可以吸引別人聽取你的想法。

管理歸根結底是對應“人”的藝術，如果只有大道理和大量的死知識，未必能讓大家信服你，所以情商是非常重要的一環，決定了你交際的廣度。要善于換位思考，在普通的生活中制造一點樂趣，適當的幽默感可以收獲更高的人氣。一些生活中細微的舉動和對他人的幫助有助于改善人際關系。

高情商和高智商固然重要，但它們缺一項保險裝置——德商。道德素質是為人的根本，一個德商不足的人難以在社會立足，小則被大家排斥，大則接受法律的制裁。一個人無論可以走多遠飛多高，原則問題不能犯，危害他人的事情不能做，損人不利己。尤其是管理者這種比較顯眼的身份，道德出問題更容易成為大家的焦點，備受議論。

（二）溝通藝術

溝通中要學會傾聽，溝通者要充分了解對方的需求，在傾聽過程中適當地給予反饋，語句要適當地斟酌，注意言行，盡可能多地采用鼓勵或夸贊的方式。如果遇到需要指出對方問題的時候，盡可能不要太多地表達自己的負面情緒，把握好委婉和直白的界限。在傾聽的時候看著對方的眼睛，溝通時態度展現出對對方的尊重。與此同時，不僅要聽對方表達的意思，還要思考對方潛臺詞里蘊含的意思。為了拉近表達者和接收者之間的距離，多說“我們”，會增強親切感。當然，管理者要積極聽取別人的不同意見，在消化之后拿來和自己的原有觀點比較，權衡利弊之后留下篩選后的最優解，這樣管理之路才能走得長久。

（三）分寸感

分寸感，可以理解為距離感。無論是學生組織還是社會階級，普遍存在一個現象，人們總是自然而然地放大處于高位的那個人的優缺點，可謂“木秀于林，風必摧之”。學生干部如果與某個手下或者上級保持過于親密的關系容易招來非議，但不是說非要把親密關系和身份地位徹底區分開來，只不過要把握尺度，這個分寸要靠自己拿捏，很難一言兩語概括出來。不僅在人際關系中如此，在生活各方面也是如此，比如說話的時候考慮對方的感受，不能把話說得太刺耳，如果遇到讓自己尷尬的語境，用幽默的話繞過去，展開別的話題;在幫助別人的同時，只提供參考建議，不至于參與過度惹來不必要的事。畢竟決定是別人做的，幫得了一時幫不了一世，在判斷這個人是否值得投入更多精力幫助之前，留有余地，以便出現狀況全身而退。這些方法的運用存在一個風險，有可能使人變得冷漠，但至于用到什么程度，吸收到什么地步，還是要有分寸。

三、管理能力

（一）大局觀

學生干部主要工作就是管理人群、組織活動、分配工作。對于一次活動的舉辦，不同的身份對于同一個活動心理要知悉的內容范圍不一樣，在職能范圍內要做到心里有數。在分配工作時要做到分人分點局部落實，專人負責專項，管理者最需注意的是最容易被大眾忽視的點，要做到適當提醒和整體大局的節奏把控。針對可能出現的問題，管理者要做到未雨綢繆、提前規劃，在應對特殊情況的時候不至于毫無準備，可以讓一切更有秩序地進行，還要承擔任何突發事件造成的后果，冷靜沉著地面對。

（二）糾紛處理

在處理糾紛問題時要問4個問題：

1.是原則分歧還是無原則矛盾。一般優先解決原則性糾紛，集中精力解。無原則性糾紛一般大事化小、小事化了，不處理、冷處理或者慢處理、防止火上澆油。

2.是利益沖突還是認識分歧。應當優先解決認識分歧。學生組織中利益沖突比較少見，但是遇到利益沖突，不管是因為競爭、晉升、評優評先等造成的沖突，還是涉及財務發生的沖突，都應該上報老師，和老師、當事人、其他學生干部商量著解決，不可急于處理，處理時要保持冷靜。因為涉及利益的都是敏感話題，學生不充分具備完全處理利益沖突的能力，所以這方面要小心謹慎。

3.是產生有一段時間的矛盾還是新形成的糾紛。一般優先處理新矛盾，因為新矛盾易化解，容易調查清楚，老矛盾相對比較復雜，耗費精力多。

4.是局部糾紛還是整體糾紛。一般優先處理局部糾紛，因為整體糾紛牽扯的內容比較復雜，需要別的部門的支持和幫助。

（三）創新

在管理過程中，如果一味地強化上一任留下來的固有模式，也能獲得成功，但效果比較局限，這就是所謂的路徑依賴。人最怕思維固化，可能導致的結果有：誤會、思維枯竭、無力感。無論是在評價一個人、更新學生活動內容還是優化學生組織結構的時候，都需要跳出已有的思維尋找新的出路，多讀書多積累多傾聽，有助于創新思維的培養。

（四）培養接班人

人員更新是學生組織每年都會做的事情，作為學生組織中的管理者，無論是主席抑或部長，都要為部門乃至學生會的可持續發展發力。在部門成立之初先摸索，熟悉每個人的性格、優缺點、做事風格等，提前規劃好可培養的對象和每個人的定位。在最后交接之前，不斷對這些規劃做彈性的調整。要把待培養對象當作和自己一樣的管理者培養，讓他學會從管理者角度思考問題，學會獨立思考而不是依賴于你的決定。管理者還要養成整理材料的好習慣，把這一年工作的內容、計劃、時間表等歸納好，既方便以后查閱又便于交接的時候有明確的交代，不至于只是留了個身份讓下一任毫無頭緒。

四、管理技巧

（一）戰略規劃

就學生組織的運行而言，管理者如果只扮演上傳下達的傳遞者和工作人物的分配者，勉強能讓學生組織運作起來，不會讓學生組織真正意義上得到成長。所以不能在接管之初什么規劃都不做，不能在接管以前什么觀察和分析都不進行。規劃，不只是在得到職位提升的那一刻才要開始做，更要在現階段的身份下一直觀察分析，不斷地提出修正改進的建議，不停地嘗試，為下一個階段做好準備。當身份成功轉變之后，參考之前的分析，加上身份轉變之后隨之而來的新的職權和資源再次分析，重新考量現階段學生組織的優劣勢，制定一年的工作規劃。規劃可以提出這幾方面：

1.針對去年的不足，今年要改進的？

2.根據以往觀察的結果，提出想嘗試的新想法。

3.今年的目標有哪些？如何達成？需要哪些資源？

4.與同行比較，有哪些不同？如何因地制宜地改進？

5.我自身存在哪些問題今年希望改進的？如何建立更好的人際關系？

6.如何提高凝聚力讓大家朝著同一方向努力？

以此類推，根據不同的情況制定不同的規劃，因地制宜地努力，才能更好地推動學生組織的發展，提高個人對學生組織的貢獻程度。當然，規劃絕不是死的，當情況出現變動時對規劃進行彈性調整，不斷適應新的情況和新的環境。

（二）優化組織結構、內容

如果學生組織沒有做到固化工作內容和責任分配，會出現秩序雜亂的現象。很多時候任務下來了不是交給對應部門，而是交給任務少的部門，就任務量而言似乎合理，但從效果和職責上講，可能適得其反。相關事情應當交給相關部門去做才能保證質量優化，而不只是形式主義完成即可。而且就時間成本而言，非相關部門可能要投入更多時間思考和學習如何執行這個任務，把更少的精力放在如何得到更好的成績。如果沒有固化工作流程，很容易出現疏漏，以及時間安排得不合理。活動布置下來，相關部門沒有到位，那么這個活動辦的是不完整的、是失敗的。這些不能只依靠優秀的管理者，因為管理者的能力范圍僅限于其任期內的工作，一旦換屆難以保證下一任依然能做好這些監督。如果有健全的體系、完善的制度，才是可傳承的最大保證。因為大家不用過多地思考還缺什么，只要對照步驟流程，想著怎么更加完善，效率自然會提高很多。所以部門職責明確，制度完善，任務分配得當，是非常重要的一環。這就是管理學中的“墜機定律”：依賴領導上的英雄，不如建立完善的管理制度[4]。

組織成員人數并非越多越好。學期初每個人都有高漲的熱情期待接下去能得到的鍛煉機會，但在后期，真正給部門產出效果的只有幾個人，其余人又不能放著不管，不然似乎對多勞者不公平，所以往往會把一些無關緊要雜事丟給他們。少有少的好處，大也有大的難處。部門人數控制要適量，才能更好地給予每個人適當的壓力又不至于出現人手短缺。否則把更多的時間花在部門內部人際關系的處理上也是一種時間的浪費。

（三）人力資源是最好的資源

人是管理者在學生組織里最大的武器。懂得用人，最大限度地發揮大家的主觀能動性，才能讓這個組織活起來。用人的時候要遵循公平的原則——用人唯賢，不可用人唯親也不能憑資論輩。用人的時候要用其所長，盡其所能，但不可胡亂給任務，要根據對方的特點，看你分配的任務適不適合他，能不能讓他充分發揮價值帶來較大的收益。與此同時，要督促他獨立思考，讓他嘗試從不同的角度思考問題，不能總依賴自己的決定。

無論是管理者的手下還是管理者自身，都有犯錯的可能。所以不用過于苛求手下不犯錯，也不能對手下的錯誤過度指責。不犯錯的手下不一定是好員工，不犯錯代表他不會嘗試新的東西，只是待在自己的舒適圈里，在某種程度上反映了管理者的平庸。錯誤的產生揭示了不少東西，直觀地指出了什么是可行的，什么路是走不通的;什么問題以前沒遇到過，現在知道該怎么辦了。學生組織失敗的工作經歷也好，平時的小錯誤也罷，都只是成長路上積累的經驗而已。努力克服畏難情緒，不斷地總結經驗教訓，不僅少走彎路，還收獲成長，這才是最重要的。所以管理者要有一定的容錯能力，包容會讓對方成長更多，給人提供機會才能更好地任其發展。

最后，要在團隊中制造凝聚力，讓手下產生歸屬感。讓大家對這個團隊產生情感，讓大家愿意朝著同一目標前進。一個團隊有了凝聚力，就是有了不管面對任何困境，都能一起克服的決心和力量。枯燥乏味的工作，如果大家自愿互相幫助，共同完成，不僅工作變得簡單輕松，而且會大大提高效率。

（四）做出卓有成效的決策

在管理學生組織的過程中，管理者往往要做大大小小許多決策。有的決策比較好，有的決策則不盡如人意。所以在做決定之前不用著急，積極聽取大家的意見，充分討論之后再得出結果。如果討論時間過長，效率過低，管理者要把控好節奏，如果一個人不斷地重復表達同一個意思，則管理者有必要適當打斷，把話語權交給其他想要表達的人。并不是光產出一個決策就足夠，還要留有后備計劃。如果這個決策行不通，還有什么其他方式，這樣可以提高成功的概率。光列出可行的幾套方案還不夠，最重要的是實施，否則只是一紙空文。消息的傳遞是有損耗的，不能指望消息發布下去，所有人都心領神會。一般產生損耗的節點有：信息生產者表述不明確、信息傳遞過程不完全、接收者對信息吸收存在偏差。這些都會影響最后的效果，管理者做出決定之后還要時刻監督執行，確保一切按照計劃健康運行。

參考文獻：

[1]沈智莉.學生干部職業發展能力的探析和研究——以學生干部為例[M].上海：上海工程技術大學，2016.

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