關于提升檔案信息化管理水平的思考

張莉莉

[摘 要] 隨著時代的發展，科學技術水平不斷提高，先進的計算機信息手段層出不窮，大大提高了日常工作的效率。組織的文件管理工作還應與時俱進，加快文件管理信息化進程，及時更新軟硬件設施，提高文件管理水平。檔案管理是任何一項工作有效開展的根基，無論是企事業單位，或者是國家的政府機關，未來工作規劃與戰略目標編制的前提就是檔案管理工作，而公路檔案管理工作也是如此。目前，公路檔案管理工作信息化建設已經成為一種必然趨勢，其能夠有效提升檔案管理工作效率，實現檔案信息的共享，從而為我國公路事業的可持續發展夯實根基。文章在分析公路檔案管理信息化重要性的前提下，對提升檔案信息化管理水平進行了重點研究。

[關鍵詞] 檔案 信息化管理 提升策略

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

基于新時代環境下，隨著我國信息技術的進步與發展，電子文件憑借著便捷性、共享性等優勢深受認可，如今已經漸漸取代了傳統意義上的紙質文件，呈現一種信息化發展趨勢，不但能夠進行復制拷貝，還能夠通過網絡實現傳輸，帶來技術層面的保障，所以必須高度重視檔案管理信息化建設。然而縱觀公路檔案信息化管理現狀，許多方面都暴露出了問題，尤其是檔案管理效率與質量。基于此，如何提高檔案信息化管理水平成為了研究的重點。

一、公路檔案管理信息化的重要性

從本質上分析，檔案管理是公路管理機構的一項核心工作內容。近些年來，隨著大數據、互聯網等的推廣與普及，傳統意義上的紙質檔案已經不能滿足新時代下檔案管理工作需要。面對龐大的公路工程檔案信息資料，為了能夠立卷歸檔就必須要投入許多人力、物力以及財力，同時也要建立比較大的庫房[1]。但是此種情況下，繁重的檔案工作壓力大，很可能會發生錯誤，而且檔案資料的檢索與使用也極其的不方便，無法長期保存。

2016年，國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出，2020年，我國檔案管理工作初步完成信息化建設，并且逐步形成“五位一體”的檔案事業全新發展機制。全方面推行檔案管理信息化建設工作，實現數字化檔案建設。基于此，為了能夠順應時代發展潮流，必須要積極促進信息技術與公路檔案管理工作之間的有效融合[2]。

公路檔案管理工作的信息化，能夠在一定程度上控制檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率，而且也有利于檔案信息資料的檢索與使用。

二、提升公路檔案管理工作信息化水平的對策

（一）優化檔案管理工作機制，構建數字檔案館

新時代環境下，公路檔案管理工作的信息化建設已經成為一種新趨勢。而檔案管理信息化必須要嚴格根據有關規定與制度執行，這樣才能夠保障檔案管理信息化的全面落實。關于檔案管理工作體系之中的規定與制度一定要嚴格遵守，所以應該優化檔案管理工作機制，不斷更新與完善檔案管理制度[3]。目前，隨著公路檔案信息資料的持續增多，在檔案管理時應構建與檔案規定要求相符合的數字檔案館，從不同角度、不同層面實現檔案信息資料的數字化管理，保證檔案信息資料的公開性、共享性，切實提升公路檔案管理工作效率與成果。

（二）提高檔案管理工作人員的綜合素養

事實上，檔案管理工作人員的綜合素養直接決定著公路檔案管理成果。所以公路主管機構必須定期組織工作人員參與培訓與教育活動，幫助檔案管理工作人員學習新的知識、新的理念，不斷提升自身素養，掌握扎實的業務知識與能力，從而成為合格、優秀的檔案管理工作人員[4]。而檔案管理工作信息化的推進，許多電子文件已經漸漸取代傳統紙質文件，這就要求檔案管理工作人員進一步認知電子檔案，緊追時代發展步伐，學習信息化管理理念、方法等，從各個方面提高檔案信息化管理綜合能力[5]。除此之外，必須要高度重視文件歸檔管理。針對電子文件的鑒定，基本分為介質文件保密等級、內容的完善性與真實性等方面，其中電子文件真實性鑒定指的是文件內容、背景信息是否與原始狀態進行對比檢查，而電子文件完善性鑒定指的是對文件內容、背景信息的完善性展開嚴格檢查[6]。

（三）高度重視檔案信息化管理從檔案信息化管理角度分析，作為檔案管理工作人員必須要及時更新理念，從思想上對檔案信息化管理予以重視，認真履行工作職責，側重于檔案信息化管理建設[7]。基于此，公路檔案管理機構與工作人員需要積極宣傳，將檔案信息化管理作為重點工作內容。與此同時，檔案管理工作人員也要不斷學習與汲取信息化知識，對傳統思想、觀點等進行更新，綜合性研究檔案信息化管理提出的要求，不斷的學習與掌握各項信息技術，從而為檔案信息化管理創造技術支持。此外，公路檔案管理機構需要優化管理機制，讓檔案管理工作人員進一步了解檔案信息化管理情況，然后在各個方面重視檔案信息化管理工作[8]。

（四）實現檔案信息資料的共享

數字化作為檔案信息化管理的根本性前提，需要促進紙質文件朝向電子文件發展，構建檔案信息資料庫，由此能夠有效處理紙質文件嚴重占據空間以及檔案管理工作效率低下等有關問題，而且還可以滿足檔案管理機構關于信息資料的實際需要[9]。在構建檔案信息庫之后，必須要不斷地補充檔案資料，及時更新與優化檔案信息庫，從而才可以提高檔案管理的完善性、有效性以及全面性。與此同時，作為公路檔案管理機構還需要有效發揮信息技術等優勢，進一步加強檔案信息資料的可靠性與安全性，也要打造一個科學的檔案信息資料共享平臺，全面實現信息資料的共享，此種情況下就能夠拓寬檔案信息資料的檢索與使用路徑，通過共享平臺全方面了解與把握公路檔案信息，不僅為檔案管理人員的工作提供有利條件，也為檔案管理事業的發展提供新的動力[10]。

三、結語

隨著我國公路事業的發展，關于公路檔案管理工作提出了新要求、新目標，尤其是檔案信息化管理。基于此，作為公路檔案管理機構與檔案管理工作人員，必須要在思想層面高度重視檔案信息化管理，優化與創新檔案信息化管理機制，構建數字檔案館，打造檔案信息資料共享平臺，同時要求檔案管理工作人員不斷的學習信息化知識與技術，提高自身的業務能力與綜合素養，從而在各個方面提升公路檔案信息化管理水平。

參考文獻：

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