關(guān)于加強(qiáng)基層往來(lái)文件格式規(guī)范化的思考

唐迪明

[摘 要] 基層往來(lái)文件是基層與機(jī)關(guān)用來(lái)溝通的文件，其中規(guī)定相應(yīng)的格式是為了使基層與機(jī)關(guān)之間的聯(lián)系更加緊密，解決當(dāng)前管理結(jié)構(gòu)中的文件溝通問(wèn)題，提高工作效率。文章介紹了基層往來(lái)文件的格式，并提出文件格式中存在的問(wèn)題，找出原因，從而提出對(duì)應(yīng)的建議，以利于辦公者對(duì)文件進(jìn)行更好的理解和應(yīng)用。

[[關(guān)鍵詞] 基層 文件格式 規(guī)范化

中圖分類號(hào)：C931.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文件格式，實(shí)際上就是往來(lái)文件的外在形式，是為準(zhǔn)確地表達(dá)文件內(nèi)容服務(wù)的。盡管文件的格式不會(huì)改變它的內(nèi)容，但它對(duì)能否正確地表達(dá)行文的目的、充分發(fā)揮文件的效用，具有重要的影響。黨和國(guó)家一貫重視基層往來(lái)文件格式的改革，不斷建立和健全基層往來(lái)文件格式系統(tǒng)[1]。

基層往來(lái)文件格式規(guī)范化，是文書(shū)處理工作中不可忽視的問(wèn)題。在實(shí)際工作中，有人認(rèn)為“文件格式無(wú)關(guān)緊要，不必過(guò)于講究”。而本人的看法，卻恰巧相反。

如果把一份文件比作一個(gè)人，內(nèi)容、措辭是這個(gè)人的內(nèi)涵，那么格式就是這個(gè)人的外在，是給人的第一印象，要一眼看上去舒服，才值得信賴。即使內(nèi)容再豐富、辭藻再華麗，格式亂七八糟，別人也沒(méi)有耐心繼續(xù)讀下去[2]。

一、基層往來(lái)文件格式標(biāo)準(zhǔn)中存在的問(wèn)題

格式規(guī)范化，是加強(qiáng)文件管理，實(shí)現(xiàn)基層往來(lái)文件管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。文件無(wú)論是在制發(fā)、傳遞、辦理過(guò)程中，還是在文書(shū)處理程序上辦理完畢以后，都有一個(gè)嚴(yán)格加強(qiáng)管理的問(wèn)題。至于那些已經(jīng)辦理完畢、對(duì)基層工作具有查考保存價(jià)值而經(jīng)過(guò)立卷歸檔轉(zhuǎn)化為檔案的文件更是如此。

在一定程度上，上下行文是否規(guī)范，反映了這個(gè)團(tuán)隊(duì)整體運(yùn)行是否流暢和高效。作為團(tuán)一級(jí)機(jī)關(guān)，標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)較高，因此在格式的規(guī)范上較好，但在基層單位向上行文時(shí)，還是存在幾類典型問(wèn)題。

（一）標(biāo)題不當(dāng)

在基層往來(lái)文件格式規(guī)范中，明確規(guī)定標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文單位+事由+文種”組成，如《XX單位關(guān)于XX事由的請(qǐng)示》。但在工作中時(shí)常遇到基層單位上報(bào)的材料，標(biāo)題內(nèi)容缺項(xiàng)不能準(zhǔn)確概括反映文件內(nèi)容，如《xx單位的請(qǐng)示》，甚至只寫(xiě)《請(qǐng)示》；標(biāo)題不清楚、有歧義，如《xx單位關(guān)于訓(xùn)練問(wèn)題的請(qǐng)示》《xx單位關(guān)于水泥的報(bào)告》。文件標(biāo)題不當(dāng)會(huì)給閱讀理解造成不便，特別是基層單位集中上傳文書(shū)時(shí)，數(shù)量多、內(nèi)容雜，如果不能一眼通過(guò)標(biāo)題準(zhǔn)確判斷文件來(lái)源和意圖，勢(shì)必會(huì)降低工作效率。

（二）序號(hào)錯(cuò)誤

文件的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”，但在實(shí)際工作中會(huì)碰到一些單位標(biāo)題序號(hào)混亂，出現(xiàn)諸如“一.”“1.”“（一）”“（1）”或者“1、”“（1）”“一、”“（一）”等錯(cuò)誤，甚至還有的會(huì)出現(xiàn)重復(fù)標(biāo)注或漏標(biāo)序號(hào)的問(wèn)題。這樣的問(wèn)題會(huì)降低文件內(nèi)容的層次感，在時(shí)間緊迫需要進(jìn)行速讀時(shí)造成障礙，或者給閱讀者的正常閱讀造成困惑。

（三）基本格式不統(tǒng)一

這個(gè)問(wèn)題是最普遍、也是造成影響最大的問(wèn)題。在基層單位上行文件時(shí)，基本格式往往都不太規(guī)范。可能在文字記述式文件中出現(xiàn)影響不是很明顯，但現(xiàn)在隨著工作越來(lái)越講求數(shù)據(jù)支撐，表格式文件使用越來(lái)越頻繁，有時(shí)機(jī)關(guān)需要基層統(tǒng)計(jì)信息，繪制表格，最終呈報(bào)的表格字號(hào)、字體、顏色標(biāo)注、數(shù)字格式、單元格樣式五花八門(mén)、各式各樣，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)必須依次把每張表的格式進(jìn)行調(diào)整，再進(jìn)行匯總。這樣就增添了很多不必要的工序，并且容易導(dǎo)致出錯(cuò)，無(wú)形中增加了業(yè)務(wù)部門(mén)工作壓力。

二、基層往來(lái)文件格式標(biāo)準(zhǔn)中存在問(wèn)題的原因

上行文書(shū)格式的不規(guī)范，會(huì)導(dǎo)致機(jī)關(guān)工作程序增加、繁雜程度增加、工作時(shí)間延長(zhǎng)，增加機(jī)關(guān)工作負(fù)擔(dān)和整合材料的壓力，給統(tǒng)籌工作造成不便，相應(yīng)的出錯(cuò)率會(huì)增多，工作效率會(huì)降低。之所以出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，究其原因有以下幾點(diǎn)。

（一）存在草率、應(yīng)付了事的心態(tài)

因?yàn)槭聞?wù)繁多，基層在擬制文書(shū)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，常常不能兼顧到所有格式的設(shè)定，或是覺(jué)得麻煩就隨便應(yīng)付過(guò)去。機(jī)關(guān)不管不問(wèn)，久而久之，基層也就覺(jué)得理所應(yīng)當(dāng)，把格式問(wèn)題看作可有可無(wú)，覺(jué)得隨便設(shè)置一下就能過(guò)關(guān)，反正最后有機(jī)關(guān)整理匯總。

（二）工作規(guī)范、制度健全有死角

機(jī)關(guān)雖然向基層單位轉(zhuǎn)發(fā)了上級(jí)《基層往來(lái)文件處理工作細(xì)則》，但對(duì)團(tuán)一級(jí)上下行文沒(méi)有做出明確規(guī)范，沒(méi)有結(jié)合實(shí)際和工作需求科學(xué)合理的制定一套本級(jí)適用的格式原則，使得上級(jí)的工作規(guī)范在基層單位成為一紙空殼。

（三）創(chuàng)新方法、主動(dòng)作為還不夠

機(jī)關(guān)在面對(duì)“二八”問(wèn)題的時(shí)候，主動(dòng)思考不多、主動(dòng)謀劃不夠，一味抱怨各級(jí)會(huì)議多、通知多，事務(wù)纏身，無(wú)暇顧及訓(xùn)練與生活。不思考問(wèn)題癥結(jié)，不設(shè)法解決自身問(wèn)題，在很多方面還是沿用老套路，不會(huì)創(chuàng)新，也不去學(xué)習(xí)、找尋新的工作方式和方法，導(dǎo)致工作效率長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)法提高[3]。

三、實(shí)行基層往來(lái)文件格式規(guī)范的措施

文件格式就是部隊(duì)制度權(quán)威性、約束力和規(guī)范化在形式上的體現(xiàn)，是確保政令、軍令暢通的“鋪路石”，但現(xiàn)在由于事務(wù)繁多、制度漏洞、欠缺動(dòng)能等原因，基層在擬制材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)常常不夠規(guī)范。為了改善以上問(wèn)題，應(yīng)從以下幾個(gè)方面改善問(wèn)題。

（一）制定規(guī)則，定期反饋

首先要結(jié)合上級(jí)基層往來(lái)文件規(guī)范，制定本級(jí)可用、并且適用的一套格式規(guī)則（適用就是指大家都能認(rèn)可，又能起到實(shí)際效果）。其次既然制定了規(guī)則，就一定要貫徹執(zhí)行，格式不規(guī)范的材料，機(jī)關(guān)一律拒絕接受。可能在規(guī)則運(yùn)行初期會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，這就需要及時(shí)獲取反饋收集信息并加以更正，并建立工作規(guī)范方面的通報(bào)機(jī)制，對(duì)不落實(shí)相關(guān)制度的單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，加強(qiáng)責(zé)任人的自覺(jué)性[4]。

（二）活學(xué)活用，攻克頑疾

機(jī)關(guān)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力學(xué)習(xí)，特別是要學(xué)習(xí)一些有利于提高工作效率的新知識(shí)、新方法，用于解決長(zhǎng)期存在的疑難雜癥。比如，在需要基層單位上報(bào)表格時(shí)，可以使用“限制編輯”這個(gè)功能，制作一個(gè)只能輸入文字，不能更改格式的模板，這樣在基層上報(bào)材料之后，機(jī)關(guān)就不再需要進(jìn)一步修改格式，只需簡(jiǎn)要匯總即可，及節(jié)省了時(shí)間，也簡(jiǎn)化了工作程序，不易出錯(cuò)。

（三）舉一反三，長(zhǎng)效糾差

文件格式問(wèn)題只是各種“不規(guī)范”中的冰山一角，要把文件格式不規(guī)范這樣的單一問(wèn)題作為切入點(diǎn)，逐步拓寬長(zhǎng)度和廣度，逐一正規(guī)各項(xiàng)規(guī)定和工作秩序，不斷加強(qiáng)基層單位遵章辦事的責(zé)任意識(shí)和機(jī)關(guān)嚴(yán)格要求、嚴(yán)把關(guān)口的擔(dān)當(dāng)意識(shí)，建立舉一反三、長(zhǎng)效糾差的正向機(jī)制。

往來(lái)文件格式不規(guī)范可能只是微不足道的“小毛病”，在我們?nèi)粘９ぷ髦幸策€有許多其他類似的問(wèn)題，比如寫(xiě)材料錯(cuò)字別字多、資料整理歸檔隨意性大。雖是一些獨(dú)立的“小毛病”，但積少成多就變成了基層、甚至機(jī)關(guān)工作失職、失誤的巨大隱患。只有正視問(wèn)題、加強(qiáng)重視、創(chuàng)新思路、主動(dòng)作為，才能逐步正規(guī)秩序，發(fā)揮制度規(guī)定的勃勃生機(jī)。

四、結(jié)語(yǔ)

統(tǒng)一基層往來(lái)文件格式，有利于提高機(jī)關(guān)文件處理效率。如基層能夠按照格式要求為文件完整命名，機(jī)關(guān)辦事人員就能僅從標(biāo)題快速判斷文件的種類、發(fā)文單位以及發(fā)文目的，提高辨識(shí)速度。又如，在基層上報(bào)表格數(shù)據(jù)時(shí)，按照規(guī)定的字號(hào)、數(shù)據(jù)類型、單元格格式，受文機(jī)關(guān)在收到電子文檔后就能夠直接進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，不必一再的修改格式，降低效率。文件有規(guī)范的格式，就能文字清晰，嚴(yán)肅莊重，美觀大方，使人閱讀起來(lái)有一種舒服感，樂(lè)意讀下去。這無(wú)疑有助于使人全面領(lǐng)會(huì)，正確理解，堅(jiān)決執(zhí)行文件內(nèi)容，從而有效地發(fā)揮基層往來(lái)文件的效用[5-6]。

文章為更好地使用基層往來(lái)文件格式規(guī)范化提出一種新思路，希望能對(duì)改進(jìn)基層往來(lái)文件的格式規(guī)范起到一定的借鑒作用。

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