國企檔案管理信息化建設分析

盧鳳蓮

[摘 要] 隨著現代科技的飛速發展，在國有企業管理中，很多傳統管理方式的弊端開始顯現。檔案管理是國有企業中的一項重要工作，它能夠為國有企業的發展提供檔案和資料儲備，具有很強的參考價值。但傳統的檔案管理方式存在耗時、耗力、空間占用大、查找困難等缺點，現代信息化技術能夠有效提高檔案管理工作人員的效率，能夠有效簡化工作內容，有效改善空間占用大、查找困難等缺點，加快國有企業檔案管理信息化建設是企業高效運轉的關鍵，建立信息化檔案管理制度也是緊跟時代發展的表現。

[關鍵詞] 國有企業 檔案管理 信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

在互聯網技術日趨發達的今天，高效辦公、信息化辦公成為所有企業的新型辦公追求。國有企業在長期的發展中，會產生很多有價值有意義的資料和檔案，他們對于國有企業的持續發展有著非常重要的作用，能夠為后續的發展提供真實有效的參考資料。但隨著企業的不斷發展，這些檔案會越積越多，檔案管理人員在管理上的難度越來越大，查找起來也越來越困難，越往后他們的作用就越難被發揮出來。為了改善這一問題，為了讓這些珍貴的資料能夠一直發揮著作用，在檔案管理中必須要結合先進的互聯網技術和計算機技術，促進國有企業檔案管理信息化建設。這樣才能降低檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率，讓這些檔案能重見天日，再次發揮出他們的作用。

一、目前企業中檔案管理上存在的問題

（一）企業對檔案管理工作的認知不清晰

我國國有企業中檔案管理信息化建設過程并不順利，受到了來自多方面因素的影響，信息化技術在檔案管理工作上的應用還不夠普及。最主要的原因在于企業領導受傳統管理模式的影響比較大，對檔案管理工作也缺乏正確認知。比起檔案管理的信息化建設，很多國有企業的領導更加看重的是企業的經濟收益，而檔案管理工作的信息化建設與企業的經濟效益并沒有很直接的聯系，所以很多領導對于檔案管理的信息化建設的意識并不強烈。他們認為所謂的檔案管理就是對過去的資料的保存，并沒有看到檔案的再利用價值，以致于對檔案管理的信息化建設的重視度不夠，投入也不高。管理設備也相對落后，與時代發展脫節，導致檔案的利用價值大打折扣，資源也就處于半浪費狀態 [1]。

（二）檔案管理人員缺乏信息技術管理知識

檔案管理人員是檔案管理工作有序進行的保障，但目前的部分國有企業中的大部分檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統的紙質管理模式，沒有現代信息技術相關的知識，更沒有能夠利用信息技術對檔案進行高效管理的能力。再加上國有企業中檔案管理人員的業務水平并不高，他們很多都沒有接受過專業的檔案管理方面的學習，在企業中也沒有機會進行全面系統的培訓，導致大部分檔案管理人員的專業水平欠缺的情況非常普遍。另外，在很多國有企業中，大多數管理人員的年齡也偏高，對現代信息化技術的了解程度存在嚴重認知不足，導致即使企業投入了很多現代化設備到檔案管理中，但因為認知問題，讓檔案管理信息化建設陷入困境[2]。

（三）企業檔案管理的相關制度不完善

檔案管理工作是國有企業管理工作中的一項重要內容，對企業發展有著重要的促進作用。任何管理工作的執行都需要有完善的管理制度，但在很多國有企業中，在檔案管理方面的制度上并不完善。在信息技術飛速發展的今天，建立信息化的企業檔案管理制度愈發重要，保證管理制度能夠跟隨時代特征的變化而變化，保證管理制度能夠為檔案管理工作提供工作指南，保證管理制度能夠成為所有檔案管理人員的工作規范和準則。然而，目前的大多數國有企業，并沒有對檔案管理擬定出相應的管理制度，即使有也已經不符合信息化管理模式，大大阻礙了檔案管理信息化建設的進程[3]。

二、企業加強檔案管理信息化建設的措施

（一）企業領導要認識到檔案管理的作用

作為國有企業的核心，企業領導必須要發揮出引導作用，在檔案管理信息化建設方面，領導必須要看到檔案管理對企業發展的重要價值，必須要重視檔案的實用價值，應該積極轉化自己的觀念，樹立正確的態度和認識，把檔案管理信息化建設提上工作日程。例如我所在的廣東新粵交通投資有限公司是一家承擔高速公路機電、監控、收費系統建設的企業，從成立至今21年，參與我多項重大建設項目任務，期間產生了很多有價值的檔案，加強檔案管理工作勢在必行，公司的領導非常重視檔案管理工作，2008年開始著手綜合檔案數字化管理的模式，在公司原有的OA業務中自行開發了檔案管理模塊，投入了大量的人力物力，終于在2010年順利完成“企業檔案工作目標管理達國家二級標準”榮譽申報，積極提倡檔案管理信息化建設。由此可見，企業領導對檔案管理的態度對于檔案管理信息化建設的影響是很大的[4]。

（二）循序漸進，傳統管理方式與信息化管理方式相結合

任何模式的轉化都需要一個過程，一蹴而就是不現實的，也是不可取的。在檔案管理信息化建設過程中，不能全然拋棄傳統的檔案管理方式，傳統檔案管理方式也有優于信息化檔案管理方式的地方，所以要實現傳統管理方式與信息化管理方式相結合。在企業發展過程中，會產生很多紙質資料，要把紙質資料在短時間內全部轉化為信息化難度大，所以，在信息化檔案管理建設初期，要以傳統的紙質資料管理為根本，再慢慢地向信息化管理轉化，確保檔案管理信息化建設一個循序漸進。這樣穩扎穩打的轉化過程，不會因為追求速度而導致檔案丟失或混在一起難以區分，確保了檔案的準確性。在廣東新粵交通投資有限公司的檔案管理方式的轉化過程中，企業領導一邊保證傳統管理方式的正常運行，一邊會格外注重對管理人員的專業的現代信息化檔案管理設備的使用教學，幫助管理人員在轉化過程中能夠逐漸掌握信息化管理設備的使用方法，確保轉化后的檔案管理工作準確無誤[5]。