我館圖書采編業務外包的實踐與思考

姚姍姍

[摘要]分析了圖書館采編業務外包的定義、較為成功的外包方式及其優勢，基于對我館采編業務外包的實踐，對采編業務外包提出了幾點思考。

[關 ?鍵 ?詞]圖書館;業務外包;采編

圖書館是高校的文獻信息資源中心，為全校師生的教學科研提供服務，是評判一所高校建設的三大標準之一。采編部在圖書館中占有極其重要的地位，它不僅僅承擔了圖書館信息資源的搜集、組織、加工、管理等工作，而且擔負著高校信息資源合理配置的重任。高校圖書館的業務部門是采編部，所有文獻信息資源之所以能正常流通至讀者，是因為采編部對其進行了相關的處理。因此，采編部的工作質量和效率直接影響高校圖書館的業務水平和服務質量。那么，在這種環境與要求下，圖書館業務外包便隨之而產生。

一、 圖書館采編業務外包的方式

業務外包是通過委托外部企業或團體提供本企業應該由內部操作的各種業務活動和服務， 以達到降低生產成本、節約時間、提高效率和改進質量， 實現科學化 、專業化管理的效果[1] ， 同時企業更能集中有限的精力有效地完成企業內部的核心任務和目標的一種創新的經營管理辦法。目前，圖書館業務外包有很多種，其中較為成功的有以下幾種：

1.圖書采訪業務外包

圖書采訪業務外包的模式主要有兩種：一是綱目訂購。書商根據與圖書館的采書合同，依據圖書館的預算經費以及圈定的綱目范圍，將篩選出的圖書送至圖書館，圖書館工作人員再次篩選出合適的圖書。二是書商提供給圖書館征訂書目，采訪人員將圈選出的書目交至書商訂購。我館的采訪業務采用的是第二種模式，因為我館是將從選書編目到圖書入數據庫的整個流程實行全部外包，那么這種模式較第一種省去了返退書商不合適圖書這一環節，不論是在工作環節還是工作效率上，都有所改進。

此外，不論圖書館采取哪種模式，書商都要對圖書館的館藏數據進行查重，防止重復購買圖書，優化館藏配置，使購書資金得到最大化利用。

2.圖書物理形態加工業務外包

圖書的物理形態有很多，如條形碼、書標、磁條，圖書館館藏圖章和保護膜等。這種業務外包有兩種加工模式，一是書商在公司加工，另一種是書商到館加工，這種模式需要考慮的因素相對較多，如業務量、書商公司的能力等。

3.圖書編目數據業務外包

圖書采編業務外包除了物理形態加工業務外包外，還涵蓋了編目數據的外包，圖書的著錄和分類等全部交由書商來完成。日本、美國等圖書館在20世紀七八十年代就已將編目業務外包，目前比較知名的編目數據源是OCLC，因為它有質量高且費用低的優點[2]。中國各館是在20世紀90年代開始采用編目外包。即使編目外包，圖書館采編人員也與書商制定正確統一的編目標準，同時對外包的數據進行指導和質量監控。

二、圖書館采編業務外包的優勢

1.降低圖書館的運營成本

首先，圖書館向社會招投標，其次中標的書商將承包該圖書館的圖書采編業務。據統計，我國每種圖書的原始分編成本在10～15元，但是從套錄或由書商分編數據，成本僅有0.3元。[3]由此可見，圖書編目業務外包可以最大化地利用外部專業資源，大大降低圖書館的運作成本。

2.彌補人力資源的不足，提高工作效率

目前，圖書館的人事結構的配比普遍不合理，專業人才和業務素質的缺乏造成了工作人員無法適應新時代下的圖書館各方面的要求，比如圖書的管理和服務。同時，由于工作人員的不足，會造成新書積壓和滯后的現象，在一定程度上影響了新書的流通，降低了新書的利用率。采編業務外包減輕了采編人員大量的工作，工作效率得以提高。

三、圖書館采編業務外包案例與分析

1. 實施流程

2016—2018年，在我院圖書館購書競標中， A公司連續三年中標。整個實施流程主要分為四部分：一是圖書公開招標，目前，部分書商在招標的過程中會提供一些附加服務來吸引客戶，比如提供紙質或電子征訂書目、貼條形碼、書標和磁條，蓋圖書館館藏圖章，打印財產賬等。最后與中標書商簽訂具體的采購合同后。二是采訪工作，圖書館圖書采選的實施一方面根據本圖書館具體的采訪計劃，另一方面是基于采訪工作，通過制定一套比較詳細的信息反饋機制和讀者調查來實現，最后是從公司提供的征訂書目中選取。最終與書商確認訂單。三是數據加工，書商根據與本館制定的加工規范和標準，對訂單書目進行Marc數據加工。最后是圖書的加工，書商根據合同上承諾的附加服務對圖書進行加工，直至圖書入館，并順利流通。

2.實施進程

A公司在編目加工之前，圖書館與公司制定提供一套詳細的加工方案。加工的圖書到館后，館員對每本書的每條數據（包括條形碼、登錄號、正題名、索書號、價格等）進行仔細核驗，找出問題并及時與公司聯系，制定解決方案，以最快的速度解決問題，保證圖書上架效率。

我院圖書館的經費有限，導致購書數量非常少，2016—2018年的購書數量分別為9619冊、8229冊、5373冊，經驗收，A公司在編目過程中出現了一些錯誤，出錯問題分析見表。2016年，出錯圖書總計44種，230冊，占總冊數的2.39%，2017年，出錯圖書總計7種，16冊，占總冊數的0.19%，2018年，出錯圖書總計3種，9冊，占總冊數的0.17%。針對出錯的數據和圖書，A公司及時派工作人員到我館進行解決，均在一天內得以解決。通過連續三年的合作，A公司的出錯率也在逐年降低，由2016年的2.39%降低至2018年的0.17%，總而言之，我館的采編業務外包是成功的，解決了因人力和資金不足等而造成的一系列問題。

四、我館采編業務外包的思考

1.進一步規范加工標準

規范的標準是順利完成工作的前提條件。在整個加工過程中，我館采編人員與書商只是口頭上確定加工規則，缺少具體的書面方案，這也是造成出錯的問題之一。因此，這就要求我們在今后的工作中要不斷地書商溝通，確定具體的，能達成共識的加工方案。

2.建立嚴格的書目數據審查制度

嚴格的審查是保證館藏資源質量的重要環節。在加工之前，采編人員需要協助書商對本館的書目數據進行查重。要保證查重質量，需要從ISBN、正題名、著者、出版社等各個途徑進行檢索。而目前與我館合作的書商僅僅是對ISBN查重，這就產生了重復圖書書目，從而降低了館藏資源質量。

3.建立良好的溝通機制，加強監管力度

圖書館與書商只有在充分有效的溝通下，才能使工作更加順利。同時，在書商加工的過程中，應對書商進行監控，對發現的問題及時與書商協商處理，使問題才會及時得以解決，提高工作效率。

從近幾年我館的采編業務外包的經歷來看，這種工作模式是成功的，但是它依然存在一定的局限性，但是它體現了在知識經濟時代傳統圖書館向現代圖書館轉型過程中圖書館職能社會化的必然趨勢[4]。隨著聯機編目工作的日益標準化，書商服務和流通市場的日益成熟，采編業務外包這種工作模式會越來越被我國圖書館界接受，并廣泛運用。

參考文獻：

[1]王麗麗. 高校檔案館業務外包研究[D].保定：河北大學，2013.

[2]石繼平.圖書館實施業務外包及其策略[J].圖書館雜志 ，2004（4）：25-27.

[3]陳曉輝.對我館圖書館采編業務外包的思考[J].貴圖學刊，2009（3）：25-26.

[4]郭曉蘭.高校圖書館采編業務外包模式研究[J].河南圖書館學刊，2010（2）：5-8.

作者簡介：姚姍姍（1989—），女，山西衛生健康職業學院，圖書館，在職。

作者單位：山西衛生健康職業學院圖書館