教育局檔案收集與管理的優(yōu)化方式探尋

蔡佳樂

[關(guān) ?鍵 ?詞]教育局;檔案;收集;管理

檔案收集與管理是教育局各項工作有序開展的基礎(chǔ)，教育局綜合檔案室要結(jié)合檔案種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜的特點，構(gòu)建起完善的檔案工作體系，確保檔案工作滿足教育局的內(nèi)部管理需求。

一、強化教育局檔案收集工作

檔案收集工作是教育局檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)保證檔案收集的完整性、即時性、系統(tǒng)性和齊全性，具體可采取以下優(yōu)化方式。

（一）健全歸檔制度

教育局要結(jié)合檔案工作實際情況健全檔案歸檔制度，強化檔案收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)的制度化建設(shè)，明確各科室在檔案收集中應(yīng)履行的責(zé)任，規(guī)范檔案收集程序，確保檔案資料收集完整。檔案管理人員要掌握教育局工作的新變化和新情況，結(jié)合教育局工作要求做好檔案收集工作，保證檔案價值。

（二）完善檔案收集網(wǎng)絡(luò)

教育局應(yīng)在各個科室配備兼職檔案人員，由兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集本科室的檔案資料，規(guī)定檔案收集歸檔范圍和歸檔時間，明確檔案收集質(zhì)量要求，及時將檔案資料交接到綜合檔案室，進(jìn)而構(gòu)建起全面覆蓋各個科室的檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)體系。教育局綜合檔案室要定期召開兼職檔案員會議，重點解決在檔案收集中遇到的問題。

（三）建立檔案收集匯報制度

檔案管理人員要及時向教育局領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案收集情況，與領(lǐng)導(dǎo)溝通在檔案收集工作中遇到的困難，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集工作的重視程度。同時，檔案管理人員還要積極與同級單位的檔案管理人員進(jìn)行工作交流，積累工作經(jīng)驗，以提高檔案收集工作效率。

二、優(yōu)化教育局檔案管理

教育局要強化檔案基礎(chǔ)工作，明確檔案管理工作重點，加大檔案檢查審核力度，以保證檔案資料質(zhì)量，提高檔案資料的利用價值。

（一）修訂檔案管理制度

教育局要制定和落實檔案管理制度，對文件材料的歸檔范圍、檔案保管、檔案借閱、檔案保密、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案移交等方面作出具體規(guī)定。隨著教育管理體制改革的不斷深化，檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容也隨之細(xì)化，教育局應(yīng)對原有的歸檔范圍和文書檔案保管期限進(jìn)行重新修訂，以確保檔案管理滿足教育局工作需要。

（二）強化檔案保管

教育局綜合檔案室應(yīng)當(dāng)對檔案的保管工作予以高度重視，避免出現(xiàn)因保管不當(dāng)造成重要檔案損壞的情況。可以在綜合檔案室安裝防光窗簾，防止陽光長時間照射，并使用優(yōu)質(zhì)的檔案盒對檔案資料進(jìn)行存放。同時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案室的溫度、濕度進(jìn)行控制，改善檔案的保存環(huán)境，以免溫度、濕度變化，引起紙質(zhì)檔案霉變。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期在檔案室內(nèi)施放驅(qū)蟲殺蟲藥物，按照藥效進(jìn)行更換。

（三）做好檔案保密工作

教育局綜合檔案室應(yīng)當(dāng)做好檔案保密工作，確保重要檔案的安全性。所有保密文件均應(yīng)當(dāng)放置在專柜內(nèi)進(jìn)行保管，相關(guān)單位需要對保密檔案進(jìn)行查閱時，必須有領(lǐng)導(dǎo)簽字的單位介紹信，并在檔案管理人員的全程監(jiān)督下，在借閱室內(nèi)對檔案進(jìn)行閱覽，不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行摘抄，更不可以對檔案進(jìn)行涂改。檔案回收時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)檔案的完好性。

（四）落實檔案專項審核

教育局要加強檔案自查整改工作，組織專人成立檢查小組，對檔案資料進(jìn)行逐卷、逐頁、逐項審核查對，將檔案專項審核落到實處，確保檔案管理工作規(guī)范化開展。在專項審核中，要重點審核檔案有無造假、檔案信息記載是否一致、表內(nèi)是否有涂改痕跡、檔案資料是否齊全、檔案整理裝訂是否規(guī)范、檔案補充材料是否真實。若發(fā)現(xiàn)問題則要及時處理，杜絕假檔案混入其中。

三、加快檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，給教育局檔案收集與管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。為此，教育局應(yīng)當(dāng)以此作為契機，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建起一套完整的數(shù)字檔案收集管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)提高檔案收集與管理水平。在檔案收集方面，管理人員可依托該系統(tǒng)，按照不同類型的檔案，對無限層級樹形目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行自定義，從而實現(xiàn)檔案的集中存儲。在檔案收集管理中，錄入是一項較為重要的工作，該系統(tǒng)為檔案管理人員提供靈活的數(shù)據(jù)錄入方式，如列表式多行錄入、卡片式錄入等。此外，該系統(tǒng)還能對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，如利用次數(shù)、利用目的等，在檔案檢索中采用光學(xué)字符識別技術(shù)，由此能大幅度提升檢索速度。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓楊.不懈追求教育服務(wù)價值 促進(jìn)檔案工作提檔升級[J].黑龍江檔案，2018（8）：124-125.

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作者單位：福建省泉州市晉江市教育局