教育局檔案收集與管理的優(yōu)化方式探尋

蔡佳樂

[關(guān) ?鍵 ?詞]教育局;檔案;收集;管理

檔案收集與管理是教育局各項(xiàng)工作有序開展的基礎(chǔ)，教育局綜合檔案室要結(jié)合檔案種類繁多、內(nèi)容復(fù)雜的特點(diǎn)，構(gòu)建起完善的檔案工作體系，確保檔案工作滿足教育局的內(nèi)部管理需求。

一、強(qiáng)化教育局檔案收集工作

檔案收集工作是教育局檔案管理的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)保證檔案收集的完整性、即時(shí)性、系統(tǒng)性和齊全性，具體可采取以下優(yōu)化方式。

（一）健全歸檔制度

教育局要結(jié)合檔案工作實(shí)際情況健全檔案歸檔制度，強(qiáng)化檔案收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的制度化建設(shè)，明確各科室在檔案收集中應(yīng)履行的責(zé)任，規(guī)范檔案收集程序，確保檔案資料收集完整。檔案管理人員要掌握教育局工作的新變化和新情況，結(jié)合教育局工作要求做好檔案收集工作，保證檔案價(jià)值。

（二）完善檔案收集網(wǎng)絡(luò)

教育局應(yīng)在各個(gè)科室配備兼職檔案人員，由兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集本科室的檔案資料，規(guī)定檔案收集歸檔范圍和歸檔時(shí)間，明確檔案收集質(zhì)量要求，及時(shí)將檔案資料交接到綜合檔案室，進(jìn)而構(gòu)建起全面覆蓋各個(gè)科室的檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)體系。教育局綜合檔案室要定期召開兼職檔案員會(huì)議，重點(diǎn)解決在檔案收集中遇到的問題。

（三）建立檔案收集匯報(bào)制度

檔案管理人員要及時(shí)向教育局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案收集情況，與領(lǐng)導(dǎo)溝通在檔案收集工作中遇到的困難，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集工作的重視程度。同時(shí)，檔案管理人員還要積極與同級(jí)單位的檔案管理人員進(jìn)行工作交流，積累工作經(jīng)驗(yàn)，以提高檔案收集工作效率。

二、優(yōu)化教育局檔案管理

教育局要強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作，明確檔案管理工作重點(diǎn)，加大檔案檢查審核力度，以保證檔案資料質(zhì)量，提高檔案資料的利用價(jià)值。

（一）修訂檔案管理制度

教育局要制定和落實(shí)檔案管理制度，對(duì)文件材料的歸檔范圍、檔案保管、檔案借閱、檔案保密、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定、檔案移交等方面作出具體規(guī)定。隨著教育管理體制改革的不斷深化，檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容也隨之細(xì)化，教育局應(yīng)對(duì)原有的歸檔范圍和文書檔案保管期限進(jìn)行重新修訂，以確保檔案管理滿足教育局工作需要。

（二）強(qiáng)化檔案保管

教育局綜合檔案室應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的保管工作予以高度重視，避免出現(xiàn)因保管不當(dāng)造成重要檔案損壞的情況。可以在綜合檔案室安裝防光窗簾，防止陽(yáng)光長(zhǎng)時(shí)間照射，并使用優(yōu)質(zhì)的檔案盒對(duì)檔案資料進(jìn)行存放。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案室的溫度、濕度進(jìn)行控制，改善檔案的保存環(huán)境，以免溫度、濕度變化，引起紙質(zhì)檔案霉變。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期在檔案室內(nèi)施放驅(qū)蟲殺蟲藥物，按照藥效進(jìn)行更換。

（三）做好檔案保密工作

教育局綜合檔案室應(yīng)當(dāng)做好檔案保密工作，確保重要檔案的安全性。所有保密文件均應(yīng)當(dāng)放置在專柜內(nèi)進(jìn)行保管，相關(guān)單位需要對(duì)保密檔案進(jìn)行查閱時(shí)，必須有領(lǐng)導(dǎo)簽字的單位介紹信，并在檔案管理人員的全程監(jiān)督下，在借閱室內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行閱覽，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行摘抄，更不可以對(duì)檔案進(jìn)行涂改。檔案回收時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)檔案的完好性。

（四）落實(shí)檔案專項(xiàng)審核

教育局要加強(qiáng)檔案自查整改工作，組織專人成立檢查小組，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐卷、逐頁(yè)、逐項(xiàng)審核查對(duì)，將檔案專項(xiàng)審核落到實(shí)處，確保檔案管理工作規(guī)范化開展。在專項(xiàng)審核中，要重點(diǎn)審核檔案有無造假、檔案信息記載是否一致、表內(nèi)是否有涂改痕跡、檔案資料是否齊全、檔案整理裝訂是否規(guī)范、檔案補(bǔ)充材料是否真實(shí)。若發(fā)現(xiàn)問題則要及時(shí)處理，杜絕假檔案混入其中。

三、加快檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給教育局檔案收集與管理工作帶來新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為此，教育局應(yīng)當(dāng)以此作為契機(jī)，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，構(gòu)建起一套完整的數(shù)字檔案收集管理系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)提高檔案收集與管理水平。在檔案收集方面，管理人員可依托該系統(tǒng)，按照不同類型的檔案，對(duì)無限層級(jí)樹形目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行自定義，從而實(shí)現(xiàn)檔案的集中存儲(chǔ)。在檔案收集管理中，錄入是一項(xiàng)較為重要的工作，該系統(tǒng)為檔案管理人員提供靈活的數(shù)據(jù)錄入方式，如列表式多行錄入、卡片式錄入等。此外，該系統(tǒng)還能對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如利用次數(shù)、利用目的等，在檔案檢索中采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，由此能大幅度提升檢索速度。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：福建省泉州市晉江市教育局