蔡佳樂
[關 ?鍵 ?詞]教育局;檔案;收集;管理
檔案收集與管理是教育局各項工作有序開展的基礎,教育局綜合檔案室要結合檔案種類繁多、內容復雜的特點,構建起完善的檔案工作體系,確保檔案工作滿足教育局的內部管理需求。
一、強化教育局檔案收集工作
檔案收集工作是教育局檔案管理的基礎性工作,應保證檔案收集的完整性、即時性、系統性和齊全性,具體可采取以下優化方式。
(一)健全歸檔制度
教育局要結合檔案工作實際情況健全檔案歸檔制度,強化檔案收集、整理、歸檔等各個環節的制度化建設,明確各科室在檔案收集中應履行的責任,規范檔案收集程序,確保檔案資料收集完整。檔案管理人員要掌握教育局工作的新變化和新情況,結合教育局工作要求做好檔案收集工作,保證檔案價值。
(二)完善檔案收集網絡
教育局應在各個科室配備兼職檔案人員,由兼職檔案人員負責收集本科室的檔案資料,規定檔案收集歸檔范圍和歸檔時間,明確檔案收集質量要求,及時將檔案資料交接到綜合檔案室,進而構建起全面覆蓋各個科室的檔案資料收集網絡體系。教育局綜合檔案室要定期召開兼職檔案員會議,重點解決在檔案收集中遇到的問題。
(三)建立檔案收集匯報制度
檔案管理人員要及時向教育局領導匯報檔案收集情況,與領導溝通在檔案收集工作中遇到的困難,提高領導對檔案收集工作的重視程度。同時,檔案管理人員還要積極與同級單位的檔案管理人員進行工作交流,積累工作經驗,以提高檔案收集工作效率。
二、優化教育局檔案管理
教育局要強化檔案基礎工作,明確檔案管理工作重點,加大檔案檢查審核力度,以保證檔案資料質量,提高檔案資料的利用價值。
(一)修訂檔案管理制度
教育局要制定和落實檔案管理制度,對文件材料的歸檔范圍、檔案保管、檔案借閱、檔案保密、檔案統計、檔案鑒定、檔案移交等方面作出具體規定。隨著教育管理體制改革的不斷深化,檔案業務工作內容也隨之細化,教育局應對原有的歸檔范圍和文書檔案保管期限進行重新修訂,以確保檔案管理滿足教育局工作需要。
(二)強化檔案保管
教育局綜合檔案室應當對檔案的保管工作予以高度重視,避免出現因保管不當造成重要檔案損壞的情況??梢栽诰C合檔案室安裝防光窗簾,防止陽光長時間照射,并使用優質的檔案盒對檔案資料進行存放。同時,檔案管理人員應當對檔案室的溫度、濕度進行控制,改善檔案的保存環境,以免溫度、濕度變化,引起紙質檔案霉變。此外,檔案管理人員應當定期在檔案室內施放驅蟲殺蟲藥物,按照藥效進行更換。
(三)做好檔案保密工作
教育局綜合檔案室應當做好檔案保密工作,確保重要檔案的安全性。所有保密文件均應當放置在專柜內進行保管,相關單位需要對保密檔案進行查閱時,必須有領導簽字的單位介紹信,并在檔案管理人員的全程監督下,在借閱室內對檔案進行閱覽,不得對檔案內容進行摘抄,更不可以對檔案進行涂改。檔案回收時,檔案管理人員應當進行全面檢查,確認檔案的完好性。
(四)落實檔案專項審核
教育局要加強檔案自查整改工作,組織專人成立檢查小組,對檔案資料進行逐卷、逐頁、逐項審核查對,將檔案專項審核落到實處,確保檔案管理工作規范化開展。在專項審核中,要重點審核檔案有無造假、檔案信息記載是否一致、表內是否有涂改痕跡、檔案資料是否齊全、檔案整理裝訂是否規范、檔案補充材料是否真實。若發現問題則要及時處理,杜絕假檔案混入其中。
三、加快檔案數字化建設
隨著大數據時代的到來,給教育局檔案收集與管理工作帶來新的機遇和挑戰。為此,教育局應當以此作為契機,加快數字檔案室建設進程,構建起一套完整的數字檔案收集管理系統,利用該系統提高檔案收集與管理水平。在檔案收集方面,管理人員可依托該系統,按照不同類型的檔案,對無限層級樹形目錄結構進行自定義,從而實現檔案的集中存儲。在檔案收集管理中,錄入是一項較為重要的工作,該系統為檔案管理人員提供靈活的數據錄入方式,如列表式多行錄入、卡片式錄入等。此外,該系統還能對檔案的利用情況進行統計,如利用次數、利用目的等,在檔案檢索中采用光學字符識別技術,由此能大幅度提升檢索速度。
參考文獻:
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作者單位:福建省泉州市晉江市教育局