多手段助力大事記編寫
——以國家海洋局東海分局大事記編撰為例

文/國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館） 孫杰

大事記就是按照時間順序簡要記述一定歷史時期一定范圍內（某一地區、某一單位、某一方面或某一人物）發生的重大事件、重要活動和重要事實的一種檔案參考資料。它系統扼要地記錄已發生的歷史事件，揭示重要事件的發生、發展過程以及事件之間的關系。也叫“年表”或“年譜（個人）”，它是一種特定體裁的書面材料，作為完整的檔案參考資料，一般由題名、正文組成。正文是大事記的核心部分，它是由一條條大事條目組成的，而每一條目又由大事時間和大事記述兩部分組成。此外，根據大事記的編寫目的、對象、篇幅長短、年限長短等情況，還可以設置前言（或編輯說明）、目錄、概況、附錄（包括注釋、材料出處、圖表等），在大事記編撰過程中會有很多人參與，以東海分局大事記編撰過程為例，事先編寫了實施方案，事先設定了選材原則和內容，成立了編輯領導小組和編輯組，同時編輯組各人負責各自內容，進行編寫，這時候，通過一些方式制定了一些編寫格式方面的標準，對各人工作進行約束和協同，以防止后續出現五花八門的編撰內容和編撰方式，同時方便了最后編輯出版階段的內容合稿和校對。

一、事先準備

根據《國家海洋局東海分局大事記（2005-2017）編撰方案的通知》規定，大事記編纂組由8人組成，根據內部分工，每人專門只負責1至2個方面內容，各自收集材料摘錄編寫，如果沒有事先的約定，每條信息沒有一個統一格式的唯一性代碼，最后合稿時查重查漏將成為一個大麻煩，所以在編撰組首次會議上，筆者提出了一個利用excel制作的統一格式模板。

圖1 東海分局大事記編撰模板

在這之中，編輯組對每項內容進行了約定：1.序號。為流水號，為編輯組各自編撰時編寫的流水，方便各自編撰和統計，單元格格式設置為常規。2.年份。為各自編撰年份，如2006年即填寫2006，單元格格式為4位數字。3.分類。為各自編撰的類目，如第六大類海洋行政管理即編寫為6，方便今后合稿校對工作，單元格格式設置為常規。4.事件號。為唯一編號，格式為DH+年份（兩位）+分類代碼（兩位，各自分類）+3位流水號，對應后續出處文件命名，唯一、不可更改，該事件號編寫完成后，無論增刪，均不重復命名，這樣在征求意見匯總時，直接對應時間編號即可查找內容。5.時間。即大事記正文各條目時間，該時間主要用于排序，不作為正文內容，如日不明或當月綜述事件寫到月末日期，月不明或全年綜述事件寫到年末的日期，單元格格式為日期格式。6.內容。即按大事記條目編寫正規編撰格式填寫內容，當然，在正式編撰之前直接摘錄文件時，也填在此處，后期再進行修改（如圖2）。7.出處。填寫大事記條目內容的出處，填寫檔號、文號、出版物名稱均可，建議詳細填寫文號、文件名/書名、出版社和日期/公報名和發布單位及相關頁碼，新聞引用的報紙名稱、版面/電臺電視播放時間等信息；有相關文件的電子憑證按年建立文件夾，按事件號命名。8.備注。填寫其他要說明的內容。9.另外有需要填寫的內容可在后面加列填寫，不影響后續工作。

圖2 內容列填寫樣例

二、合稿查重階段

因為大事記編撰內容較多，時間跨度也比較長，為了編寫方便，部分專題按年建立了sheet表，部分重要專題之下還建立了小專題或者分類，在實際編寫當中各自校對可通過篩選、排序、全表搜索等方式進行自行校對。經過階段性編撰之后，編撰組組織集體通稿，這時，通過一些合稿、通排的方式，很容易發現有各自重復遺漏內容，那么通過一些操作之后再返還給各編委進行核準后，再次合并后印發征求意見稿。主要涉及的操作和好處有:

（一）sheet表合并。合稿時有一步重要工作是把個人編撰的內容合并到一起進行審稿，如果各人編撰時按年進行了區分，那么最終統稿人手上會有幾百個sheet，雖然各自編撰時比較方便，但是不利于統稿，所以首先要把各個sheet合并起來。再此處筆者是利用vba進行合并。合并主要代碼有：

合并好了之后可以統一排版并設置一下格式，非常方便，這樣減輕了編撰人員的部分工作，更好地把精力投入到編撰工作當中。

（二）內容排序和篩選。本文以excel365為例進行操作示例。選擇【開始】菜單中的【排序和篩選】，選擇【自定義排序】，并按“時間”列進行排序。

圖4 自定義排序示例

圖5 添加排序主要關鍵字示例

選擇【添加條件】，增加次要關鍵字，按下拉箭頭選擇按“分類”列排序，該操作主要是為了審稿方便，提高審稿效率。

圖6 添加次要關鍵字示例

排序后，可以很容易檢查出各位編輯的一些重復內容，那么通過修改分類列的數字，將該條內容合并交由指定人員處理。同樣，篩選是通過選擇【開始】菜單中的，【排序和篩選】，選擇【篩選】，可按各種條件進行篩選，一般常用的是按“分類”列進行排序。

圖7 篩選示例

需要注意的是，選擇【篩選】按鈕時，光標應選中需要篩選的標題行。

三、征求意見階段

圖8 反饋表之內容補充示意圖

征求意見稿下發的同時也下發了征求意見反饋表，主要分增、刪、改三類，其中增加的表格需要反饋者填寫類別，而刪、改二項對應填寫事件號，這樣意見收集回來之后核準、修改非常方便，修改時需注意事件號唯一，增加的條目再新增編號，不與前期已編的事件號重復，也有利于大事記編輯過程中的文檔版本管理。

圖8 反饋表之內容刪除示意圖

圖8 反饋表之內容修改示意圖

四、排版階段

最終修改完畢并上會經大事記編輯領導小組審核通過后，需要提交文檔給出版社，這時，同樣通過合并sheet處理后，將內容列按年度單獨貼入word或記事本，粘貼方式選擇為文本，通過簡單編排之后，即可提交出版社進行排版印刷。

圖11 word中粘貼為文本示意圖

五、結語

日常的工作當中不僅有很多規律和經驗值得我們去摸索，同時也有很多基本技能值得我們去熟練掌握，以excel為例，小小的辦公軟件其實很多的實用功能值得我們在日常工作中去開發和應用，檔案工作很多時候需要與Excel打交道，所以熟練掌握一些應用技巧對提高工作效率和檔案整理的質量尤為重要。本文的示例就是通過事先設定的規則，給大事記編輯人員提供編輯模板，使得大事記編撰過程當中忙而不亂，與利用word直接編輯相比，excel多了很多強大的對比、排序功能，能夠在一定程度上減輕大事記編輯們的工作量，當然在協同辦公中我們可以利用excel的協同辦公能力，如多人在同一個excel文件中工作，但這并不適合在編書修志過程當中的編輯工作，筆者認為本文所闡述的方法，是一個切實可行的提高編輯效率的方式。