大數據時代高職院校學籍檔案管理與開發利用

鄧雪娟

摘 要：隨著我國社會經濟的發展，對人才的需求不斷增加，高職院校也在不斷的擴大規模，這就導致了學籍檔案的數量也在不斷增加，這給學籍檔案的管理，開發利用都帶來了不少的機遇與挑戰。隨著信息化、大數據的普及，社會服務理念的轉變，傳統的檔案管理利用模式已經不能適應社會的發展了。因此，本文從大數據背景下，對現階段高職院校的學籍檔案的管理現狀和特點進行剖析，指出當前學籍檔案管理存在的問題，并提出了改進學籍檔案管理及開發利用的新方法。

關鍵詞：大數據;高職院校;學籍檔案;檔案管理;開發利用

隨著我國信息技術的不斷發展，迎來了信息時代的同時，也迎來了大數據時代。大數據的意義在于對海量數據信息進行專業化處理，為決策提供有效的數據依據。大數據因計算的快捷、準確，已融入我們生活的各個角落了。在大數據時代 ，高職院校學籍檔案管理和開發利用如何更好的為學校決策，民生提供服務帶來了新挑戰、新機遇。

1 大數據時代下，高職院校學籍檔案的現狀及特點

學籍檔案具有憑證作用，是學生在校的學習、工作、生活等方面的真實初始記錄，是檔案管理的重要組成部分，包括學生入學前的高中材料、入學后在校成績、實習考核、思想道德、畢業生登記表、個人獎懲、學籍異動等情況。對學校、學生就業、用人單位等都有重要作用。因此，保持學籍檔案的完整性、真實性特別重要，學校必須給予重視。

1.1學籍檔案數量急劇增長，傳統的統計手段已無法適應。社會不斷發展，對技能型、全能型人才需求量不斷上升，導致高職院校的規模不斷擴大、生源不斷增加。入學的學生人數逐年增加，學籍檔案的數量也在逐年增長，在學籍檔案管理人員數量不變的情況下，任務量變大，傳統手工管理學籍檔案的手段已經無法跟上時代的發展和變化，這就為學籍檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1.2高職院校檔案以紙質檔案為主是由于辦學時間短，沒有大量的資金投入。隨著信息化的普及，對于學籍檔案管理，信息化可以提高檔案歸檔效率和質量，同時也可以為檔案的利用提供便利。由于很多院校領導都認為學籍檔案不重要，學籍檔案管理是無技術含量的重復性工作。學籍檔案的利用也只停留在復印、查閱等簡單的功能上，因此很少有高職院校愿意在檔案信息化中投入資金。

1.3學籍檔案由多個部門生產導致收集不便。學籍檔案材料來源于學校的多個部門，如學生入學前的檔案材料由招生辦負責提供，學籍卡、學生學年鑒定表由學生所在學院（系部）負責提供，成績單、畢業生登記表、實習考核手冊等由教務處負責提供，這種多頭管理的方式導致了學籍檔案材料收集工作量增加，且學校各部門之間信息管理系統互不相通，導致學籍檔案整理工作繁瑣、有重復性，造成一定的資源浪費。

2大數據時代學籍檔案存在的問題

2.1一些高職院校對學籍檔案的不重視。長期以來，學籍檔案在單位都是被動提供服務利用，利用者多為畢業之后的學生，因此，學籍檔案的作用往往被忽視，即使投入大量的資金和人力也無法在短時間內獲得收益，導致了一些高職院校對學籍檔案管理的資金投入比較少，而且只集中在為辦公室設備及日常消耗品上，在管理軟件大數據引進方面缺少重視。

2.2技術手段和信息化有待加強。大數據時代，檔案管理應該規范化和智能化，有配套的軟硬件條件和統一的標準，利用科學手段，實現檔案數字化管理。目前來看，高職院校對檔案工作的投入還是十分有限的，很難達到信息化要求。信息化要求檔案有統一的數據格式和標準，這也是提供利用與數據統計的前提，實現檔案信息和智能化、數字化管理是當前高職院校迫切而有難度的工作。

2.3提供利用方式單一，與時代脫節。目前，高職院校學籍檔案以紙質為主，利用主要以單一的人工服務為主，由于學籍檔案的法律憑證作用，要求信息內容具體、準確、權威。學籍檔案涉及隱私，利用者必須提供有效身份證件、合理的事由，并進行登記審核才能利用，所以提供的材料多以復印、打印、掃描，并加蓋公章的紙質材料為主。這種單一的面對面利用方式使用戶在獲取信息方面受到了時間和空間的限制。

3大數據時代，通過改進學籍檔案管理模式，實現學籍檔案利用開發跨越式發展。

3.1當下我們正處于大數據時代，檔案管理部門應該由傳統的信息共享理念轉變為復合型信息共享理念，通過加強過程管理，不斷改善檔案管理條件。一、落實學籍檔案的標準化，規范化。學籍檔案是由多個部門形成的，在格式上很難有統一的標準，因此，檔案部門應該積極跟各部門協商，讓各部門按檔案部門要求的統一格式進行歸檔，同時還要多進行宣傳，讓各部門能意識到學籍檔案的重要性，使他們意識到自己工作的價值，這樣才能在思想上重視學籍檔案，防止疏漏，提供格式統一、完整的檔案資料。二、提升工作人員素養，大數據背景下，檔案管理人員應該要運用現代化手段和科技方法來進行檔案的管理。對此檔案管理人員應該要與時俱進，有終身學習意識，除了學習檔案專業知識外，還要學習計算機網絡、系統工程等方面的知識，不斷提升自己專業水平和職業技能，能夠更加適應大數據時代下學籍檔案管理的要求。三、逐步完成檔案數字化管理，與學籍檔案形成的各網絡育人協同教育體系研究部門協商，在移交紙質版檔案的同時也移交電子檔案，并備份好電子檔案的背景信息，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性，并將電子文件進行加密和利用權限設置，確保電子文件遠程利用的安全性。

3.2學籍檔案管理應該摒棄只管不理，擴寬檔案利用范圍。學籍檔案在學校的教學活動管理、學生管理等方面都有促進作用，涉及學校及民生各方面利益，是高職院校中使用最為頻繁的檔案。隨著我國的發展，國家越來越重視文憑和能力，學籍檔案的利用率越來越高。檔案部門應該積極主動開發學籍檔案，對其利用的類別、要求用途等進行統計、對比、分析，從中看出一是社會對學生的需求方向，為學校教學部門參考，二是找出檔案管理的新問題、新情況，為今后學籍檔案管理工作提供參考建議。

大數據時代，信息技術的發展，對高職院校學籍檔案管理既是一種挑戰，也是一種機遇，只有轉變觀念，打破常規，強化服務意識，提升自身的綜合能力，高職院校學籍檔案管理開發利用才能開拓出新方向。

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（作者單位：泉州醫學高等專科學校，福建 泉州 362000）