新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

張玲

【摘要】檔案的收集作為檔案工作的起點(diǎn)，起著重要的作用，但檔案的收集成為企業(yè)不確定檔案工作的障礙。原因是檔案的宣傳不足、企業(yè)職能部門(mén)、業(yè)務(wù)單位對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案資料的收集等。對(duì)企業(yè)知識(shí)的了解不多，對(duì)檔案收集的認(rèn)識(shí)不夠強(qiáng)。然而，作為新時(shí)期的現(xiàn)代企業(yè)，隨著國(guó)家檔案制度的逐步完善和檔案工作的大力宣傳，檔案工作逐漸得到一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的認(rèn)可和重視，檔案意識(shí)得到了極大的提高。因此，本文主要對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)分析。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 ?企業(yè) ?檔案收集 ?問(wèn)題

一、企業(yè)檔案收集工作中存在的問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集的重視度不夠

企業(yè)的管理和經(jīng)濟(jì)收入通常是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的管理重點(diǎn)，往往忽視了企業(yè)的檔案管理，甚至一些管理人員也會(huì)選擇放棄檔案管理的崗位設(shè)置來(lái)節(jié)省費(fèi)用，有些企業(yè)有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，但尚未嚴(yán)格執(zhí)行，因此許多企業(yè)出現(xiàn)了混亂甚至空白檔案管理的現(xiàn)象，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。因此，企業(yè)必須高度重視檔案管理。

（二）檔案收集管理制度不完善

一些企業(yè)認(rèn)為，檔案的收集是一種人力物力的浪費(fèi)，是一項(xiàng)不必要的工作，沒(méi)有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，企業(yè)檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的企業(yè)檔案沒(méi)有及時(shí)收集，很多檔案都沒(méi)有歸檔。造成企業(yè)檔案的混亂。

（三）人員流動(dòng)頻繁，檔案的收集難度增加

企業(yè)檔案管理人員的頻繁流動(dòng)使得企業(yè)檔案管理工作的難度越來(lái)越大。一方面，當(dāng)許多檔案管理者改變自己的職位或辭職時(shí)，他們不進(jìn)行相關(guān)的工作對(duì)接，這導(dǎo)致了后續(xù)工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理的困難。另一方面，由于人員的流動(dòng)過(guò)于頻繁，新聘用的員工不熟悉檔案的管理過(guò)程和具體工作，因此在檔案管理的過(guò)程中很難處理。

（四）檔案的收集工作人員缺乏工作主動(dòng)性

在企業(yè)中，檔案管理沒(méi)有受到管理者的重視，相關(guān)檔案管理人員的積極性不高，員工下屬也可以采取自由放任的管理模式。因此，大多數(shù)檔案收集工作人員缺乏主動(dòng)工作，從不主動(dòng)收集數(shù)據(jù)，往往處于被動(dòng)狀態(tài)，相關(guān)人員要上交檔案整理和歸檔工作，沒(méi)有人上交檔案丟失。因此，企業(yè)檔案收集工作不及時(shí)，許多重要檔案丟失，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的損失。

二、新時(shí)期解決企業(yè)檔案收集工作問(wèn)題的對(duì)策

（一）完善歸檔制度

檔案資料的收集是否完整，主要取決于檔案系統(tǒng)是否完善。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，每一項(xiàng)工作都需要規(guī)章制度，否則就不能保證其質(zhì)量。因此，檔案部門(mén)需要根據(jù)具體情況，建立完善的檔案制度，定期進(jìn)行檢查，具體落實(shí)到每一個(gè)職工身上。企業(yè)在完成建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)將全部圖紙和文字資料移交，同時(shí)檔案管理人員也需要參與驗(yàn)收工作，一旦資料有缺陷，工程驗(yàn)收不合格或不支付工程款項(xiàng)。因此，企業(yè)必須建立和完善檔案制度，以保證檔案的收集能夠遵循。

（二）設(shè)置檔案收集人員且維持其工作穩(wěn)定

企業(yè)應(yīng)根據(jù)檔案管理的具體情況，設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案收集員，確保其工作的穩(wěn)定性，以保證企業(yè)檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。此外，保持檔案收集人員的穩(wěn)定和持續(xù)工作，可以為企業(yè)培養(yǎng)一大批高度專業(yè)化的檔案收集人員。一方面，它可以充分激發(fā)收集人員的積極性，另一方面，它也可以增強(qiáng)收集人員的使命感和責(zé)任感。此外，維護(hù)企業(yè)檔案收集人員的穩(wěn)定可以提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)。檔案收集高度專業(yè)化。剛參加工作的員工要花很多時(shí)間才能掌握業(yè)務(wù)。因此，只有當(dāng)他們的工作是穩(wěn)定的，他們才能充分發(fā)揮自己的作用，做好企業(yè)檔案收集工作，為企業(yè)和社會(huì)提供服務(wù)。

（三）采取多元化方式開(kāi)展檔案收集工作

很多企業(yè)的不同檔案資料其收集方式也會(huì)有所不同，企業(yè)檔案收集方式必須靈活多變，針對(duì)不同的檔案資料運(yùn)用不同的收集方式，以確保資料的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性，以及檔案管理工作的高效進(jìn)行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎(chǔ)上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于企業(yè)各類檔案資料是專業(yè)的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，掌握這類檔案的形成規(guī)律的企業(yè)技術(shù)人員，有必要承擔(dān)檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將企業(yè)各部門(mén)的檔案資料交給企業(yè)檔案存檔，既辛苦又費(fèi)力，案件檔案的質(zhì)量得不到保證。同時(shí)，對(duì)于一些特殊部門(mén)或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使企業(yè)檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

（四）加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案管理部門(mén)要想取得系統(tǒng)、完整、規(guī)范的效果，單靠檔案管理部門(mén)的努力是非常困難的，需要相關(guān)人員的配合、理解和支持。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)采取多種方式，向領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)和企業(yè)員工宣傳檔案工作的重要性和作用，調(diào)動(dòng)全企業(yè)職工的檔案意識(shí)，盡力爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)的支持積極配合，使全公司上下都意識(shí)到檔案工作的重要性，以及檔案歸檔作為一個(gè)人的職責(zé)和義務(wù)。企業(yè)可以定期舉辦檔案展，對(duì)員工進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)課程，開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽等，提高員工的檔案意識(shí)。

（五）構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案工作離不開(kāi)專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，因此，企業(yè)建立一支綜合素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。企業(yè)可以通過(guò)對(duì)檔案收集者的培訓(xùn)，提高檔案收集者的綜合素質(zhì)。檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全培訓(xùn)制度，確保培訓(xùn)工作能按照相關(guān)制度定期開(kāi)展。培訓(xùn)內(nèi)容以專業(yè)知識(shí)為主，包含了大量的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，隨著檔案在企業(yè)管理中的日益重要，企業(yè)對(duì)檔案的要求越來(lái)越高，檔案類型從單一的紙質(zhì)文件擴(kuò)展到各種檔案。在新的形勢(shì)下，檔案的收集是不可避免的，檔案的收集應(yīng)當(dāng)采取主動(dòng)態(tài)度，從宏觀整體的整體規(guī)劃中逐步擴(kuò)展到微觀和細(xì)節(jié)上。檔案工作者應(yīng)履行服務(wù)各部門(mén)的職能，把以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念納入檔案收集，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如何及時(shí)、全面、更好地發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)服務(wù)中的作用，驗(yàn)證企業(yè)歷史的作用，是每個(gè)檔案工作者應(yīng)不斷追求和探索的重要主題。

參考文獻(xiàn)：

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