新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策

張玲

【摘要】檔案的收集作為檔案工作的起點，起著重要的作用，但檔案的收集成為企業(yè)不確定檔案工作的障礙。原因是檔案的宣傳不足、企業(yè)職能部門、業(yè)務單位對檔案的重要性、歸檔要求、檔案資料的收集等。對企業(yè)知識的了解不多，對檔案收集的認識不夠強。然而，作為新時期的現(xiàn)代企業(yè)，隨著國家檔案制度的逐步完善和檔案工作的大力宣傳，檔案工作逐漸得到一些領導和工作人員的認可和重視，檔案意識得到了極大的提高。因此，本文主要對新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策進行了詳細分析。

【關鍵詞】新時期 ?企業(yè) ?檔案收集 ?問題

一、企業(yè)檔案收集工作中存在的問題

（一）領導對檔案收集的重視度不夠

企業(yè)的管理和經(jīng)濟收入通常是企業(yè)領導者的管理重點，往往忽視了企業(yè)的檔案管理，甚至一些管理人員也會選擇放棄檔案管理的崗位設置來節(jié)省費用，有些企業(yè)有相關的檔案管理系統(tǒng)，但尚未嚴格執(zhí)行，因此許多企業(yè)出現(xiàn)了混亂甚至空白檔案管理的現(xiàn)象，不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，企業(yè)必須高度重視檔案管理。

（二）檔案收集管理制度不完善

一些企業(yè)認為，檔案的收集是一種人力物力的浪費，是一項不必要的工作，沒有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，企業(yè)檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的企業(yè)檔案沒有及時收集，很多檔案都沒有歸檔。造成企業(yè)檔案的混亂。

（三）人員流動頻繁，檔案的收集難度增加

企業(yè)檔案管理人員的頻繁流動使得企業(yè)檔案管理工作的難度越來越大。一方面，當許多檔案管理者改變自己的職位或辭職時，他們不進行相關的工作對接，這導致了后續(xù)工作人員對檔案進行管理的困難。另一方面，由于人員的流動過于頻繁，新聘用的員工不熟悉檔案的管理過程和具體工作，因此在檔案管理的過程中很難處理。

（四）檔案的收集工作人員缺乏工作主動性

在企業(yè)中，檔案管理沒有受到管理者的重視，相關檔案管理人員的積極性不高，員工下屬也可以采取自由放任的管理模式。因此，大多數(shù)檔案收集工作人員缺乏主動工作，從不主動收集數(shù)據(jù)，往往處于被動狀態(tài)，相關人員要上交檔案整理和歸檔工作，沒有人上交檔案丟失。因此，企業(yè)檔案收集工作不及時，許多重要檔案丟失，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的損失。

二、新時期解決企業(yè)檔案收集工作問題的對策

（一）完善歸檔制度

檔案資料的收集是否完整，主要取決于檔案系統(tǒng)是否完善。沒有規(guī)矩不成方圓，每一項工作都需要規(guī)章制度，否則就不能保證其質(zhì)量。因此，檔案部門需要根據(jù)具體情況，建立完善的檔案制度，定期進行檢查，具體落實到每一個職工身上。企業(yè)在完成建設項目驗收過程中，應將全部圖紙和文字資料移交，同時檔案管理人員也需要參與驗收工作，一旦資料有缺陷，工程驗收不合格或不支付工程款項。因此，企業(yè)必須建立和完善檔案制度，以保證檔案的收集能夠遵循。

（二）設置檔案收集人員且維持其工作穩(wěn)定

企業(yè)應根據(jù)檔案管理的具體情況，設置適當?shù)臋n案收集員，確保其工作的穩(wěn)定性，以保證企業(yè)檔案的長遠發(fā)展。此外，保持檔案收集人員的穩(wěn)定和持續(xù)工作，可以為企業(yè)培養(yǎng)一大批高度專業(yè)化的檔案收集人員。一方面，它可以充分激發(fā)收集人員的積極性，另一方面，它也可以增強收集人員的使命感和責任感。此外，維護企業(yè)檔案收集人員的穩(wěn)定可以提高他們的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)。檔案收集高度專業(yè)化。剛參加工作的員工要花很多時間才能掌握業(yè)務。因此，只有當他們的工作是穩(wěn)定的，他們才能充分發(fā)揮自己的作用，做好企業(yè)檔案收集工作，為企業(yè)和社會提供服務。

（三）采取多元化方式開展檔案收集工作

很多企業(yè)的不同檔案資料其收集方式也會有所不同，企業(yè)檔案收集方式必須靈活多變，針對不同的檔案資料運用不同的收集方式，以確保資料的及時性、真實性和完整性，以及檔案管理工作的高效進行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于企業(yè)各類檔案資料是專業(yè)的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應的專業(yè)知識，掌握這類檔案的形成規(guī)律的企業(yè)技術人員，有必要承擔檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將企業(yè)各部門的檔案資料交給企業(yè)檔案存檔，既辛苦又費力，案件檔案的質(zhì)量得不到保證。同時，對于一些特殊部門或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使企業(yè)檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

（四）加大檔案宣傳力度，增強檔案意識

檔案管理部門要想取得系統(tǒng)、完整、規(guī)范的效果，單靠檔案管理部門的努力是非常困難的，需要相關人員的配合、理解和支持。因此，企業(yè)檔案管理應采取多種方式，向領導、各部門和企業(yè)員工宣傳檔案工作的重要性和作用，調(diào)動全企業(yè)職工的檔案意識，盡力爭取領導和管理部門的支持積極配合，使全公司上下都意識到檔案工作的重要性，以及檔案歸檔作為一個人的職責和義務。企業(yè)可以定期舉辦檔案展，對員工進行檔案知識培訓課程，開展檔案知識競賽等，提高員工的檔案意識。

（五）構建高素質(zhì)的檔案管理隊伍

檔案工作離不開專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，因此，企業(yè)建立一支綜合素質(zhì)的檔案管理隊伍是實現(xiàn)企業(yè)檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。企業(yè)可以通過對檔案收集者的培訓，提高檔案收集者的綜合素質(zhì)。檔案管理部門應建立健全培訓制度，確保培訓工作能按照相關制度定期開展。培訓內(nèi)容以專業(yè)知識為主，包含了大量的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應新時代的發(fā)展。

三、結語

總之，隨著檔案在企業(yè)管理中的日益重要，企業(yè)對檔案的要求越來越高，檔案類型從單一的紙質(zhì)文件擴展到各種檔案。在新的形勢下，檔案的收集是不可避免的，檔案的收集應當采取主動態(tài)度，從宏觀整體的整體規(guī)劃中逐步擴展到微觀和細節(jié)上。檔案工作者應履行服務各部門的職能，把以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念納入檔案收集，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。如何及時、全面、更好地發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)服務中的作用，驗證企業(yè)歷史的作用，是每個檔案工作者應不斷追求和探索的重要主題。

參考文獻：

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