高校檔案管理信息化建設的現狀與對策

徐香鄖

摘 要：當前社會信息化技術的不斷進步，為高校檔案工作信息化管理提供了必要的背景和技術手段。然而因管理理念、人才缺乏、設施落后、制度缺乏、標準不一，高校檔案管理工作仍是各自為政。本文擬研究和分析高校檔案管理的現狀，提出對策，以推動檔案管理工作信息化的發展。

關鍵詞：高校檔案; 信息化; 建設; 現狀; 對策

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? 文章編號：1006-3315（2019）8-154-001

1.信息化背景下高校檔案管理的意義和作用

信息化是一場革命，是互聯網新技術+幾乎所有領域。高校作為引領社會前進的陣地，實現檔案管理的信息化有著十分重要的意義和作用。

1.1信息化管理體現了高校管理工作的與時俱進

高校是信息技術的積極應用者和受益者，信息化極大提升了學校的工作效率。檔案工作是高校日常管理工作中非常重要的一部分。檔案管理的信息化建設體現了管理工作的發展與時代同步。

1.2信息化管理能涵蓋更豐富、更多種類的信息

當前，高校檔案的種類越來越多，由單一的紙質檔案，逐漸發展成圖片、磁盤、音像、移動硬盤、云空間等多種載體，載體的容量也不斷增加，所以高校檔案的信息化管理對于儲存更多種類、更大的信息內容是十分有利和必要的。

1.3信息化使檔案的管理和使用更為高效

在信息化普遍應用之前，高校檔案采取傳統的管理方式，檢索局限性大，效率低。相比之下，信息化管理能快速對數據進行儲存、傳輸、檢索及共享，省時省力，方便高效。

2.當前高校檔案管理信息化的現狀

在檔案信息化潮流的推動下，各高校檔案管理信息化建設取得了一定成效。但其發展還不成熟、不完善，面臨著一系列的問題。

2.1檔案管理信息化系統統一管理不夠

一些高校在學校信息化建設上力度很大，但是在檔案管理上沒有信息化工作機制、制度，沒有統一標準和系統部署，存在各個業務部門各自為政的現象，導致相關資料數據不一致。

2.2檔案管理人員業務素質不高

當前高校檔案管理缺乏既懂檔案管理知識、又具備信息化技術的人才。其中具有研究生以上學歷的專業人員鳳毛麟角，檔案管理大部分仍然以手工操作為主，對現代化信息管理知之甚少，培訓也不足。

2.3基礎設施缺乏，建設費用不足

不少高校在學校信息化方面投入較大，但在檔案信息化管理中投入資金不足，導致檔案管理仍然以傳統紙質管理為主，信息化設備設施陳舊、落后，降低了檔案管理和利用的效果。

2.4檔案信息化資源分散，保障體系不健全

由于檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導致一部分信息在使用的過程中出現泄漏的現象。如一些高校出現教師和學生信息泄密等現象，對高校造成安全風險和不良社會影響。

3.提高檔案信息化管理的對策

針對上述問題，提高檔案信息化管理水平，主要從革新觀念、建設隊伍、加大投入、建立制度上努力。

3.1革新觀念，提高認識

只有領導層面真正改變觀念，充分認識到信息化時代發展的趨勢，信息傳播的意義，檔案使用的價值，高度重視檔案信息化管理，把檔案信息化建設納入學校的日常工作中，提供人才、資金和制度保障，才能有效推動檔案信息化建設工作。

3.2建設專業的高素質檔案管理人才隊伍

要把改進檔案管理工作作為建設高水平大學的不可缺失的工作任務，加大人才隊伍的建設培養。一是真正引進高素質的專業人才，作為新時期檔案管理工作的領頭人;二是加強對相關人員的業務培訓，提高業務能力和素質。

3.3加大資金投入，健全基礎設施

檔案信息化管理要走向規范化，必須加強基礎設施的建設。因此，高校要不斷加大對高校檔案信息化建設資金的投入力度，更新管理設備，完善檔案管理基礎設施。要建設獨立的檔案館所，設置局域網自動管理模式，方便工作人員對檔案進行編目、整理。查詢者可以通過局域網檢索，快捷查找使用信息資源。

3.4建立檔案管理信息化的相關制度、機制和標準

一是要建立檔案管理信息化工作領導機制，實現統一領導部署;二是建立檔案信息化有關制度標準，明確檔案信息收集的種類內容，整合資源，統一標準，實現資源的有效集合、管理和使用。三是建立安全保障制度和技術手段，保證檔案信息的安全性。

在信息時代大潮下，信息化建設是衡量高校現代化的重要指標。信息化建設中檔案信息化建設不可缺失。而檔案信息化建設是不能夠一蹴而就的，需要高校不斷加大信息化建設人力、物力的投入，并提供制度機制保障，才能真正取得成效。鑒于當前高校檔案管理信息化建設中存在的種種問題，本文因此提出一些建議，是為高校檔案信息化建設提供思考。

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