A公司基于互聯網技術實現設備成套項目全過程財務管控的實踐

張楠

摘 要：以設備成套業務為主營的企業所承接的成套項目存在著履約周期長短不一、物資采購不確定、資金周轉不穩定等問題，導致項目財務管控難度加大，實際收益與預期偏差大。設備成套項目全過程的財務管控，是項目完成履約、實現預期收益的保障。為了保障項目合法履約、實現預期利潤，A公司財務主管要花2-3年的時間統計核算項目履約成本，并且核算結果是滯后于項目實際進度，不能及時為公司管理者和項目負責人提供有效的財務數據。近年來，互聯網技術的普及為公司財務管控提供了有力支持。自2016年，A公司將互聯網技術與財務管理思路相融合，通過開發項目管理系統，有效解決了項目全過程財務管控的難題。

關鍵詞：互聯網 ?項目全過程 ?財務管控

以下介紹設備成套項目全過程財務管控系統的搭建、操作流程以及參與者體驗和取得的效果：

一、基于互聯網技術設備成套項目全過程財務管控系統的搭建

A公司在執行項目45個，質保期項目15個，年新簽項目50個，項目合同額累計達4.5億。公司根據實際業務內控流程搭建了基于互聯網技術的項目全過程財務管控系統，以一個項目為管控單位，包括項目履約管理系統、財務管理系統、設備物資管理系統、經營管理系統、合同管理系統、項目文檔管理系統等6個子系統。

項目履約管理系統：主要用于項目立項和項目經理對項目合同履約任務執行進度的把控，協調各任務之間的工作節奏，保障項目完成履約，并能夠及時收回合同款項。它包括項目概述、財務狀況、物流對比表、銷售合同、采購合同、文檔等模塊。

項目概述主要用于統計提示項目履約的關鍵信息，包括1）相關編號、簡稱、業主信息、項目簡要描述;2）統計項目不同任務類別數量，在任務數量界面可直接連接打開對應任務的過程記錄，項目任務包括設計任務、采購任務、入庫任務、發貨任務等;3）項目收款計劃、6）項目合同主要約定條款及財務專戶、保函等信息。

財務狀況主要用于匯總提示項目資金收支、收入成本平衡、預算收益等信息，包括項目合同收款餅圖、資金收支曲線圖、項目預算成本對照表、項目收入成本信息表等。

物流對比表主要用于反映項目設備物資從設計下單采購到入庫、發貨，全過程記錄。項目經理可以清晰地看到項目所需設備的名稱型號數量，采購合同的信息、是否入庫或發貨，收發貨地點。

銷售合同及采購合同模塊用于統計列示項目簽訂的全部上下家合同信息，如合同編號、名稱、客商名稱、合同金額、收付款金額、發票開具金額、應收應付款等。

文檔模塊用于連接記錄項目執行過程中全部文件，如合同掃描件、會議紀要、業主簽收單、驗收文件、財務履約保函等。

財務管理系統主要用于記錄合同到款、發票開具、項目預算及實際費用支出等信息。

設備物資管理系統主要用于項目設備物資從項目設備設計選型、項目用料申請、采購到貨入庫、發貨管理、業主簽收等任務的發起、接收、執行，全過程記錄。

經營管理系統主要用于經營投標和合同簽約評審、簽約歸檔、保證金支付收回過程記錄。

合同管理系統主要用于錄入銷售及采購合同的主要履約節點信息。

項目文檔管理系統主要用于錄入項目履約相關的全部文檔。

二、基于互聯網技術設備成套項目全過程財務管控系統的操作流程

該系統運用互聯網技術，將項目從立項，設計，采購，發貨，調試，驗收全過程記錄下來，為財務管理提供依據。

項目立項：編制項目編號，錄入項目業主、名稱、項目規模、項目組成員等基本信息。

項目經理根據設計聯絡會的要求，下設計任務，設計負責人根據技術要求完成設備選型，出具設備選型清單，該清單為后期采購、倉庫工作的原始依據。采購和倉庫不得隨意更改設備選型及數量等信息。

項目經理根據項目實施進度，及時下采購任務，采購負責人接到任務后，做好詢價、招標、定價、簽約的工作，按期將設備采購到位，并經項目經理審核后，下入庫任務。同時項目經理還要根據現場進度，下出庫任務給倉庫。

倉庫根據出、入庫任務內容，逐一核實實物，無誤，完成出、入庫任務后，關閉任務。同時上傳業主簽收單據掃描件，留底備查。

合同管理員、項目文檔管理員，需要及時登記上傳合同信息及過程文檔資料。合同管理員同時要登記經濟合同相關的財務收支、發票等信息。

三、基于互聯網技術設備成套項目全過程財務管控系統的參與者體驗

設備成套項目全過程財務管控系統是利用信息化手段，特別是依據“互聯網+”的理念構建的，以解決傳統項目管理中存在的問題。

無論從領導層、項目執行各環節參與者和企業管理的角度，項目全過程財務管控模式都帶來了很好的體驗。

公司領導通過財務管控系統可以隨時掌控項目執行階段和整體收益、資金情況;查閱任務過程記錄，發現問題，可及時糾偏。

項目經理對自己負責的項目，掌控全過程節點狀況。設備物資現狀，根據業主需求，及時安排收發貨。驗收資料隨時準備，隨時與業主勾兌項目進展。根據合同約定，及時辦理收款手續，保證項目不延期。項目經理只需在有網絡的環境下就可監控項目的實施進展，與業主開協調會議，信息隨時可取，可最快速的響應業主。

由于設計人員及時維護設備數據庫中的型號和標準價格，減少了商務報價與實際合同執行成本的偏差。也為采購提供了詢價對比的依據。

采購依據項目經理下單詢價，簽訂采購合同，根據合同執行的實際，提交入庫申請、付款申請等。物料及合同信息一覽表，可清楚的幫助采購人員整理供應商、合同執行、應付賬款等。系統還可以根據項目經理任務時間自動排列采購優先級，提高采購人員的計劃工作效率。由于設備的名稱型號數量等信息均在系統中選取，無需采購二次錄入，避免了錯購、少購等偏差。

倉庫接到入庫任務，在系統中逐一核對設備物資信息，識別設備的對應項目，避免錯入庫、少入庫。

由于財務及時將收付款、發票信息上傳系統，項目經理無需單獨記賬，系統為數據使用者提供了各類查詢圖表，無論是合同欠款，還是賬面應收款、應付款，都可一目了然。省去了過去逐筆對賬的低效工作。

從企業管理的角度，內控機制更加嚴密和可靠，提升了項目管理的科學化和規范化，

四、所取得的成效

（一）提高了項目執行的時效性

成套項目中一般70-90%是設備物料成本，設備選型、采購籌劃和執行若做得準確到位，基本可以有效管控好項目的收益率。在系統中項目經理要依據設計的設備選型清單勾選后發起采購申請;采購要依據項目采購申請中的物料清單，開展采購詢價簽約，合同中的設備選型及數量信息勾選自采購申請;倉庫要依據購貨合同設備清單核對確認;項目發貨依據已入庫的設備型號取數勾選形成最終業主簽收單。項目的設備的一切流轉起點是設計選型，只有在前期做好與業主的技術溝通確認，后期的工作均可以此為依據開展。如此一來，成套項目中80%的設備成本便有據可查，有效的避免了項目經理口頭或手工單據申請造成的重復、漏項的弊端。采購人員在編制合同清單時，不必重復錄入，勾選并核對即可，大大提高了采購的準確性和合同清單編制的時效性。

（二）為財務核算提供了真實有效的依據

財務核算中無論是確認收入，還是成本，都需要業務憑據的支撐。在基于互聯網技術設備成套項目全過程財務管控系統中，財務可以通過項目合同履約節點文檔確認收入。

業務內控流程正確了，提供給財務核算的原始憑據有效性就有了保障。如購貨入庫，入庫單的信息有了采購合同和發票、實物的校核一致的保障，財務賬面才能夠真實反映公司實際經濟狀況。

（三）為績效考核提供了公平公開的數據依據

項目全過程的財務管控系統，將項目執行中各個崗位的工作過程記錄在案，保留了任務完成的時效記錄，為項目考核、員工考核提供了原始依據。

對單個項目的預算考核時，公司管理者可時時監控項目實際執行結果與預算偏差，偏差原因還可以通過過程記錄分析原因。

對同類項目考核好壞，可以通過比較項目的收益率、執行周期、回款周期等指標進行排名，進一步分析形成各指標排名高低的原因，同時也能幫助各項目經理之間有據可依地交流工作經驗。

對于不同類型的項目考核，可以通過比較同類任務完成效率，以及預算執行偏差率等指標，來分析項目執行結果的好壞的原因。

基于互聯網技術設備成套項目全過程財務管控系統，各崗位的工作成果均可在系統中共享，也形成互相制約和促進。數據共享后，大大減少了各崗位重復勞動，更避免了各自登記的筆誤。未來我們還將進一步實現與項目預算信息的對接和融合，提升財務管控信息化水平，為項目執行和管理提供更為有效的財務服務。

參考文獻：

[1] 劉蓓. H大學基于互聯網全預約無等候無現金報賬的實踐[J].財務與會計，2019.6.

[2]周韜，于敏.“互聯網+”背景下財務共享服務的探討[J].時代金融，2019（05）：236-237.

[3]沈海峰.互聯網背景下財務共享平臺的構建與研究——以四川長虹為例[J].商場現代化，2019（03）：137-138.