《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化完善

邊琳琳

摘?要：《出生醫(yī)學(xué)證明》是新生兒出生后落戶、疫苗接種、接受教育等權(quán)利的重要憑證。因此，對《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作相關(guān)管理單位必須予以足夠的重視。本文首先分析了我國現(xiàn)階段《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理工作的現(xiàn)狀和常見問題，并提出了優(yōu)化和完善《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的建議措施。

關(guān)鍵詞：《出生醫(yī)學(xué)證明》;檔案管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化完善

《出生醫(yī)學(xué)證明》是具備法律效力的文件資料，是我國公民重要的檔案資料，并且是不可以更改的。近年來，隨著我國計生工作逐步完善，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案在管理方面取得了很大的成效，但仍然存在一定的管理不規(guī)范問題需要進(jìn)一步優(yōu)化完善，以提高我國公民戶籍資料的檔案管理水平。

一、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理仍存在的問題

（一）醫(yī)院沒有建立明確的保管部門

當(dāng)前階段，我國《出生醫(yī)學(xué)證明》最初保管階段主要由嬰兒出生的醫(yī)院負(fù)責(zé)，但很多醫(yī)院并沒有建立專門的《出生醫(yī)學(xué)證明》保管部門，這種情況影響了檔案資料的保管質(zhì)量。《出生醫(yī)學(xué)證明》原本屬于醫(yī)院病歷內(nèi)容，但經(jīng)過制度改革后，將其與病歷單獨(dú)劃分，但政府監(jiān)管單位并未明確要求醫(yī)院由哪個部門保管此項(xiàng)檔案資料，一般醫(yī)院便將其放到醫(yī)務(wù)科或婦產(chǎn)科保管，有些醫(yī)院仍然與病歷一同保管，這種相對混亂的責(zé)權(quán)劃分很容易出現(xiàn)保管不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，如出現(xiàn)破損甚至遺失等問題，需要引起重視。

（二）保管期限尚未明確

一般情況下，醫(yī)院病歷保存期限大多在30年，根據(jù)衛(wèi)生部制定的《醫(yī)院工作制度》，原則上對住院病案資料需要進(jìn)行永久性的保管。現(xiàn)階段，雖然有些醫(yī)院對《出生醫(yī)學(xué)證明》的保管期限按病歷保管原則進(jìn)行永久性保管，但由于相關(guān)監(jiān)管部門并未明確指出保存期限，仍有一些醫(yī)院未能實(shí)現(xiàn)長期保管，時有出現(xiàn)因《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料管理不當(dāng)造成破損丟失的現(xiàn)象，容易引發(fā)矛盾糾紛。

（三）保管場所和環(huán)境規(guī)范性差

有些醫(yī)院由于場地和資金因素所限，在保存《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料時未能嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)提供優(yōu)質(zhì)的保管環(huán)境。有的醫(yī)院檔案保管室硬件條件差，陰暗潮濕且缺少足夠的防護(hù)措施，難以達(dá)到檔案管理中要求的防盜、防火、防潮、防高溫等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，這種情況很容易導(dǎo)致《出生醫(yī)學(xué)證明》損壞或丟失。此外，部分醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)性不強(qiáng)，或檔案登記制度不健全，造成檔案歸檔時擺放混亂，給后期的查詢檢索和檔案維護(hù)造成難度。

（四）檔案管理移交制度不完善

檔案移交過程出現(xiàn)問題是比較常見的，很多檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)，在移交和使用等方面較為隨意，在出現(xiàn)突發(fā)狀況時也缺乏應(yīng)急處理能力。同時在檔案移交和歸檔過程時未達(dá)到檔案管理信息化建設(shè)要求。如部分機(jī)構(gòu)不能有效使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式對檔案進(jìn)行移交管理和聯(lián)網(wǎng)歸檔，使《出生醫(yī)學(xué)證明》的管理效率降低，增加了檔案管理工作的工作量和人力成本。此外，在檔案管理移交過程中，缺少完善的移交管理流程，容易出現(xiàn)部門之間責(zé)權(quán)不明相互推諉的情況發(fā)生，也不利于《出生醫(yī)學(xué)證明》管理工作的開展。

二、《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理的優(yōu)化完善

（一）明確《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理部門

根據(jù)《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案新的管理辦法，要求和病歷檔案分開保管，但由醫(yī)院的婦產(chǎn)科或醫(yī)務(wù)科保管并不合適，應(yīng)該交由醫(yī)院專門的檔案資料管理部門進(jìn)行保管，并明確其責(zé)權(quán)劃分，實(shí)現(xiàn)《出生醫(yī)學(xué)證明》的統(tǒng)一管理。

（二）建立《出生醫(yī)學(xué)證明》專人管理制度

為了有效避免《出生醫(yī)學(xué)證明》人為打印錯誤，比不斷降低廢證率，應(yīng)該建立專人管理制度，保證《出生醫(yī)學(xué)證明》資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，并且有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計和歸檔工作，提高資料管理水平。

（三）明確檔案資料保管時限

根據(jù)國家檔案管理部門出臺的相關(guān)文件，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理30年期限是不夠的，應(yīng)該按照永久保管原則執(zhí)行，并且應(yīng)該在一定時期內(nèi)進(jìn)行整理維護(hù)工作，保證檔案資料免受環(huán)境因素的損害。

（四）做好收集整理以及歸檔工作

應(yīng)建立科學(xué)合理的《出生醫(yī)學(xué)證明》收集、轉(zhuǎn)移、歸檔、貯存和使用制度。綜合檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)檔案管理制度，每年第一季度積極收集上一年度《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案文件，認(rèn)真核對，確保資料的完整規(guī)范，并進(jìn)行分類歸檔。

（五）利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)

《出生醫(yī)學(xué)證明》管理工作應(yīng)充分利用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，利用統(tǒng)一的格式將《出生醫(yī)學(xué)證明》資料錄入到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享，使后續(xù)的查詢檢索和檔案管理工作更為高效便捷。

（六）做好《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案移交工作

隨著社會管理水平的不斷提高，民生檔案資料的重要性越來越明顯，許多檔案館十分重視對民生檔案的接收。一方面，是為了更好的保存和利用這些民生檔案資料。另一方面，它可以豐富館藏，為廣大人民群眾提供更方便快捷的查詢途徑。因此，醫(yī)院綜合檔案室應(yīng)及時將《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案移交上級檔案管理部門。各級檔案管理部門要指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院進(jìn)行檔案資料的移交工作，并積極配合開展《出生醫(yī)學(xué)證明》接收工作，更好地維護(hù)民生檔案，使《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案資料在我國戶籍管理和衛(wèi)生文教事業(yè)中發(fā)揮更重要的作用。

三、結(jié)語

總之，《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理是一項(xiàng)重要的民生工作，但現(xiàn)階段依然存在一定的不完善和不規(guī)范的問題。對此，各級醫(yī)院和檔案管理部門應(yīng)予以更高的重視，加大人力和資金投入，健全相關(guān)管理制度，同時應(yīng)充分利用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高《出生醫(yī)學(xué)證明》檔案管理水平。

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