淺析國有企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新研究

付英

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，辦公室行政管理工作在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位日益提升。它不僅關(guān)系到企業(yè)本身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也代表著一個(gè)企業(yè)的整體形象。國有企業(yè)行政管理工作創(chuàng)新，對(duì)提升國有企業(yè)行政管理效率具有推動(dòng)作用，是新時(shí)期企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要保障。本文對(duì)當(dāng)前國有企業(yè)辦公室行政管理工作中出現(xiàn)的問題作以剖析，并針對(duì)具體問題提出相應(yīng)的創(chuàng)新策略，以期為國有企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新發(fā)展提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);辦公室;行政管理;創(chuàng)新

辦公室作為所有企業(yè)單位的中樞部門，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，對(duì)內(nèi)承上啟下、協(xié)調(diào)溝通，對(duì)外積極交流、促進(jìn)合作。辦公室工作事務(wù)千頭萬緒，工作內(nèi)容包羅萬象，涉及單位的各類大小事務(wù)，是企業(yè)的重要保障部門，直接影響企業(yè)日常工作的正常開展。此外，辦公室作為企業(yè)內(nèi)部與外部交流的重要平臺(tái)，承擔(dān)著對(duì)外部單位接待、交流與合作的作用，是企業(yè)面向公眾的一張名片，直接代表著企業(yè)形象。因此，作為企業(yè)的大管家和代言人，辦公室要著力推動(dòng)行政管理工作創(chuàng)新，切實(shí)做好大局與細(xì)節(jié)的有機(jī)融合，提升工作效率，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。

一、當(dāng)前國有企業(yè)辦公室行政管理工作中存在的問題

1.規(guī)章制度有待完善

20世紀(jì)80年代初，伴隨著國內(nèi)公共管理研究的興起，辦公室行政管理工作研究也逐漸步入人們視野。當(dāng)前國內(nèi)關(guān)于辦公室管理工作的理論體系多借鑒于國外的先進(jìn)成果，雖然彌補(bǔ)了國內(nèi)在這方面的理論空白，但是對(duì)于國內(nèi)本土企業(yè)單位研究還有待加強(qiáng)。辦公室工作較為特殊，如果規(guī)章制度不完善，就會(huì)導(dǎo)致工作流程混亂、工作執(zhí)行不到位。一方面，部分企業(yè)辦公室行政管理制度不規(guī)范，職責(zé)劃分不明確，造成辦公室行政效率較低。由于制度上的缺失，導(dǎo)致相關(guān)考核工作也不能有效完成，大大降低了辦公室工作人員的積極性，使辦公室各項(xiàng)工作效果大打折扣。另一方面，很多企業(yè)的辦公室人員組織結(jié)構(gòu)不科學(xué)，崗位設(shè)計(jì)不合理。由于制度的不完善，再加上部分工作人員自身能力有限，創(chuàng)新意識(shí)不足，難以應(yīng)對(duì)各類突發(fā)情況，工作失誤較多，導(dǎo)致辦公室工作無法高效完成，整體工作效率較低。

2.信息溝通不暢

在新時(shí)期經(jīng)濟(jì)發(fā)展大背景下，企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵就在于辦公室信息協(xié)調(diào)溝通能力，包括辦公室內(nèi)部、辦公室與上層領(lǐng)導(dǎo)、辦公室與基層部門以及辦公室與外部交流合作等方面。通過協(xié)調(diào)溝通，可增進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部互信，加強(qiáng)企業(yè)的向心力和凝聚力。有效的溝通協(xié)調(diào)有助于企業(yè)戰(zhàn)略的制定、調(diào)整與實(shí)施，有助于強(qiáng)化企業(yè)目標(biāo)、提升企業(yè)工作效率。辦公室作為企業(yè)行政管理部門，在一定情況下，與各職能部門存在服從與被服從、管理與被管理的關(guān)系。所以，辦公室如果無法做好與各職能部門的溝通交流，就會(huì)導(dǎo)致信息不對(duì)稱，工作安排不到位，長此以往，使辦公室與各職能部門形成對(duì)立關(guān)系，工作執(zhí)行較為困難。

3.管理觀念滯后

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的營商環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，如何改進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理工作中的不足，創(chuàng)新辦公室行政管理工作理念，和外部環(huán)境保持同步，是保證企業(yè)持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵。對(duì)于國有企業(yè)來說，企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，行政管理創(chuàng)新理念實(shí)踐較為緩慢，但面對(duì)日益復(fù)雜的外部環(huán)境，企業(yè)不得不做出相應(yīng)的改變，如何有效持續(xù)推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部工作模式創(chuàng)新，如何保證企業(yè)在創(chuàng)新中穩(wěn)中求變，這對(duì)于辦公室行政管理工作就提出了更高的要求。在新形勢下，辦公室工作任務(wù)越來越重，工作人員越來越多，合適的行政管理體制，科學(xué)的崗位設(shè)計(jì)，合理的人才搭配，穩(wěn)定的企業(yè)發(fā)展局面是辦公室的行政管理工作目標(biāo)。

二、國有企業(yè)辦公室行政管理工作創(chuàng)新具體策略

1.建立健全行政管理規(guī)章制度

辦公室行政管理工作效率的提升，首先就依賴于健全的行政管理規(guī)范，著力推進(jìn)各項(xiàng)管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，分工明確，保證各項(xiàng)工作有序展開。針對(duì)突發(fā)情況，要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，盡力使非程序化事務(wù)向程序化方面邁進(jìn)，確保辦公室各項(xiàng)工作達(dá)到良好效果。在具體工作中，辦公室人員要熟記企業(yè)各類行為規(guī)范，按章辦事、規(guī)范執(zhí)行，樹立辦公室行政管理權(quán)威與形象，營造良好的企業(yè)文化氛圍。要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，建立合理的績效評(píng)價(jià)體系，針對(duì)不同的崗位，設(shè)立不同的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)辦公室行政管理工作人員定期進(jìn)行考核。通過企業(yè)“制度”文化，激發(fā)行政管理人員對(duì)工作的熱情，提升工作效率，保證工作成果。同時(shí)，要不斷創(chuàng)新行政工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，保證企業(yè)行政管理制度與社會(huì)發(fā)展同步，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供保證。

2.構(gòu)建信息化辦公平臺(tái)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，國有企業(yè)辦公室行政管理人員也應(yīng)該樹立現(xiàn)代管理理念，構(gòu)建信息化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，推動(dòng)辦公室行政管理方式的轉(zhuǎn)變，從而提升工作效率。目前，國有企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平明顯改善，如采用OA系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)管理工作，但也還是存在一定的提升空間。辦公室文字資料較多，可以充分利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)功能，建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫。但是，國有企業(yè)辦公室行政管理工作往往也涉及較多機(jī)密文件，要注意網(wǎng)絡(luò)安全，保證企業(yè)利益不受侵害。同時(shí)，信息化辦公平臺(tái)可以縮短文件從上到下的流動(dòng)時(shí)間，使基層部門能盡早處理工作事項(xiàng)，提升工作效果，且在一定程度上也降低了國有企業(yè)辦公室行政管理工作的運(yùn)營成本。

3. 實(shí)現(xiàn)思想轉(zhuǎn)變

辦公室工作人員必須充分認(rèn)識(shí)到辦公室的地位和作用，辦公室作為企業(yè)的行政管理部門，對(duì)企業(yè)的發(fā)展意義重大。要提高思想認(rèn)知，端正工作態(tài)度，激發(fā)工作熱情，要立于大局，親于細(xì)節(jié)，要轉(zhuǎn)變觀念，敢于創(chuàng)新。對(duì)程序性事務(wù)要嚴(yán)守規(guī)定，對(duì)突發(fā)情況要善于思考、勇于應(yīng)變。要緊跟領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，一絲不茍的執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)工作精神。既要高屋建瓴，也要小處著眼、貼近基層，保證上下工作的一致性。此外，也要有超前思維模式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，把工作做早、做實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]傅博杰. 辦公室行政管理服務(wù)理念的創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國企研究，2017（8）.

[2]王炎.高校院系辦公室行政管理工作的創(chuàng)新路徑[J].智庫時(shí)代，2018（6）.

[3]李 雷.高校辦公室行政管理工作的創(chuàng)新研究[J].成才之路，2019（5）.

[4]牛艷紅.創(chuàng)新辦公理念發(fā)揮職能優(yōu)勢——辦公室行政管理實(shí)踐[J].經(jīng)濟(jì)師，2018（1）.

[5]范 凱.做好綜合辦公室管理工作的思考[J].管理世界，2015（9）.