芻議事業單位檔案管理的現狀及對策

王鳳

摘要：伴隨著科技的進步，時代的發展，人們對信息的需求量與日俱增。事業單位屬于政府出資設立的，在科技、教育、文化、衛生等方面為人民服務的組織或機構。當前信息化時代的背景下，我國對事業單位的檔案管理制度進行了改革，嘗試運用先進和科學的方法進行檔案管理，促使檔案管理不僅僅停留在以往工作量大而繁瑣的層面上。然而，事業單位檔案管理仍然面臨著制度、設備和人力方面的困難。為了提高事業單位的檔案管理水平，本文首先分析了事業單位檔案管理的現狀，接著根據現狀提出事業單位檔案管理的幾點對策。本文的寫作目的在于規范事業單位檔案管理，最終實現事業單位更高效地為人民服務的宗旨。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;現狀;對策

事業單位由于為社會大眾辦事，它的工作內容和性質導致了資料的冗雜，為了方便辦事人今后查閱往來資料，每一道辦事手續和工作流程都需要經過詳細的記錄。建立檔案則是留存這些重要流程信息最好的方法。另外，事業單位工作人員的個人詳細資料也屬于檔案管理的一部分，管理不善將會導致人員資料的丟失、個人隱私和重要數據的泄露。因此，做好檔案管理這項重要的工作，需要國家相關政策、事業單位檔案管理人員、事業單位辦事涉及到企業等多方面的共同重視和配合。

1事業單位檔案管理的現狀

1.1 檔案管理制度不健全

檔案管理在事業單位的眾多管理事項中處于一個時常被忽略的地位，正規的檔案管理制度應該分為歸檔制度、預立卷制度、統計制度、保管制度、借閱利用制度、保密制度、鑒定銷毀制度、獎懲制度。目前事業單位的檔案管理制度不夠完善，事業單位領導層忽略檔案制度的設立和執行，事業單位的管理應該從制度入手，進一步推廣管理體系，安排專業人員專人專職負責檔案管理。建立完善的檔案管理制度是首要條件。

1.2檔案管理人員缺乏培訓

檔案管理工作繁瑣、程序多、枯燥、重復性強，再加上事業單位管理層人員對檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理就是簡單的處理人員和往來事務性資料，只需要足夠的細心和耐心，具備一個積極的工作態度就能做好檔案管理工作，沒必要在檔案管理工作上浪費單位的人力和時間。這種觀念致使事業單位管理人員不安排專職員工來實施檔案管理，有時候公司甚至因為人手緊張，讓其他崗位的員工兼職處理檔案管理工作。這種不合理的制度和現象導致事業單位的檔案越積越多，最后發展到無人問津的地步，事業單位員工們在今后需要查檔時找不出完整的資料，耽誤辦事。

1.3檔案管理方法缺乏改進

我們即使處在網絡發達的科技時代，很多事業單位仍然采用最原始的手寫登記表歸檔資料等方式處理檔案。這樣在很大程度上降低了檔案管理的效率，事業單位管理層人員思考如何改善檔案管理方法勢在必行。事業單位可以緊跟時代步伐，利用現代化科學技術，開發專業的檔案管理軟件，檔案管理人員可以線上一步步錄入并提交歸檔、借用等流程，真正實現檔案管理的無紙化。

1.4 檔案存儲空間有限，設備陳舊

事業單位業務量大，紙質資料多，紙質資料的存檔需要事業單位提供足夠的存儲空間，這就對事業單位的辦公面積提出了較高的要求。部分事業單位的檔案室存儲空間小，紙質資料堆放雜亂無章。在歸檔時，檔案管理人員需要用到掃描儀、復印機等設備，然而這些陳舊的設備由于長期使用，無人負責更新，會出現類似掃描圖像分辨率低等現象。傳統的檔案管理設備很難滿足現今大批量資料錄入的需求，檔案管理投入的體力勞動量大，歸檔和查閱的效率低。

2 事業單位檔案管理的對策

2.1 加強檔案管理人員專業技術培訓

檔案管理作為企業管理的一個重要組成部分，影響著企業管理的規范化。向檔案管理人員宣傳和強調檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的管理意識，組織專業檔案管理人員進行培訓是規范檔案管理的第一步。培訓項目包括企業檔案管理培訓、人事檔案管理培訓、辦公室檔案管理培訓，培訓講師應該向檔案管理人員明確檔案的分類方法、整理方法、管理要素。培訓內容包括檔案管理專業軟件的操作方法，歸檔、查閱等流程。檔案管理屬于企業管理的一項基礎性工作，管理好檔案有助于企業辦事效率的提高。

2.2 建立檔案保管中心，開發檔案管理相關系統

事業單位有大批量的檔案，建立標準的文檔存儲保管庫房，將員工檔案和工作流程中形成的紙質資料等按區域整齊擺放很有必要。同時，事業單位應聘請專業軟件技術人員開發先進的檔案管理系統，為檔案提供整理編目、數據掃描加工、文件整理與格式轉換、數據庫開發等服務，實現文檔的電子、實物和現場的快速調閱。另外，對于要銷毀的軟件也應該配備碎紙機，提供有安全、專業的銷毀服務。事業單位還應該配備設施完備的文檔運輸車隊，專門把各種票據憑證及其他文件檔案運輸到有需要的地方。

2.3 創新檔案管理方式

傳統的檔案管理方式繁瑣死板，無法提高工作效率，檔案管理方式的改革應該先從改變管理理念入手，讓事業單位走在科技化管理的前沿。我們身處科技飛速發展的時代，信息是第一資源，檔案管理的價值在于存儲并隨時提供有效信息。事業單位檔案管理還應該借助網絡資源，傳播檔案管理的重要性，帶動身邊公眾樹立保管檔案意識。在對檔案管理人員的職業約束上可以建立獎懲制度，提高管理型人才的薪酬，選拔出檔案管理軟件運用能力強的員工，鼓勵他們帶動身邊同事們共同學習電子化檔案管理系統。

3 結語

檔案管理在人們的日常生活中處于一個被忽視的角色，人們平日里感受不到它的存在，然而一旦涉及到比如考公務員、評職稱、換工作等事項，檔案的重要性便一下子凸顯了出來。尤其對于事業單位，留存員工學習和就業的履歷、記錄辦事流程顯得特別重要。事業單位如果想在檔案管理方面進行改革，讓檔案管理工作更加高效，就應該針對檔案管理制度不健全、檔案管理人員缺乏培訓、檔案管理方法不夠妥當、檔案存儲空間有限、設備陳舊的現狀進行改進。更新檔案管理系統，不斷創新檔案管理辦法，用新的管理方法和管理思路助力事業單位檔案管理走上新的臺階。

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