淺談事業單位檔案管理信息化建設

李虹

摘要：現階段國內一些物資裝備企業在實際生產運營過程中經常會受到信息化意識薄弱、管理水平偏低、管理制度缺陷等問題的困擾，導致檔案管理效率普遍偏低，對此檔案管理人員可以采取增加信息化意識、提高綜合管理水平、將管理制度規范化等方式進行有效的改善，從而達到較為理想化的檔案管理效果，這也是筆者將要與大家進行重點分享和探究的主要內容。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

為了更好地順應信息化時代的發展，國內一些物資裝備企業都在不斷地開展信息化建設，并且將其融入企業內部的檔案管理工作中，將傳統的人工操作管理模式逐漸轉變為先進的信息化管理模式。接下來，筆者將以檔案管理工作為主體，從檔案管理工作的主要內容、管理要點、信息化應用優勢、存在問題、優化措施等方面對其展開詳細的論述，希望以下筆者所提出的意見和建議可以對一些檔案管理人員有所裨益。

一、檔案管理工作概述

（一）主要內容

對于物資裝備企業而言，其內部檔案管理工作的主要內容包括合同類檔案資料、工程項目類檔案資料、聲像類檔案資料、綜合類檔案資料、科技研究類檔案資料、會計類檔案資料、實物類檔案資料等等，做好企業內部的檔案管理工作不僅可以促進企業的經濟發展，提高物資儲存效率，同時還能有效地推動企業的信息化建設[1]。

（二）檔案管理要點

工作人員在開展檔案管理工作時還需要重點注意以下幾項要點問題：第一，工作人員需要擁有較高的政治思想水平，自覺遵守檔案管理的相關制度，避免出現檔案資料泄露等問題；第二，嚴格按照檔案管理要求和標準對物資管理企業內部各類文件進行等級、收集、整理和歸檔，為后續的其他工作任務提供理論依據；第三，以企業內部的檔案資料為基礎，建立相應的電子檔案，并且檔案庫中的借閱信息進行及時的記錄；第四，采用“先簽字，后借閱”的方式來完成整個檔案資料的借閱流程，嚴格維護企業檔案借閱室的規章制度；第五，為了節約資源，減少浪費，檔案管理人員可以將檔案室內一些廢紙資源進行循環利用，提高企業經濟效益。

（三）信息化應用優勢

與傳統的檔案管理方式相比，將信息化引入檔案管理工作中的應用優勢主要體現在以下幾點：第一，從提取利用的層面上來說，傳統的檔案管理通常是以紙質檔案為主，工作人員很難對這些紙質檔案進行精細化的歸類劃分，提取信息的難度也相對較大，因而很難將紙質檔案資料的價值性進行充分的發揮，而信息化管理工作則可以系統化地將檔案信息進行歸類劃分，而提取信息時則僅需要在信息系統中輸入關鍵詞則可以以獲得相應的信息資料[2]；第二，從儲存保管的層面上來說，使用信息化檔案管理方式可以有效地簡化檔案資料的儲存保管流程，盡可能地減少對原始檔案資料的損壞。

二、存在問題

（一）信息化意識薄弱

就目前而言，國內一些物資裝備企業還缺乏對信息化管理模式重要性的認知，信息化管理意識相對薄弱，個別企業的管理人員認為檔案管理工作是一種機械化的管理工作，并未有過多技術性要求，對于檔案管理工作的人力資源分配和資金支持也不夠合理，這種情況的頻繁發生會嚴重影響該物資裝備企業信息化管理的未來發展。

（二）管理水平偏低

存在一些物資裝備企業的管理人員，其主要管理工作僅僅局限于對檔案資料的簡單錄入和儲存，因此很難將信息化管理的理念融入現有的檔案管理工作中，其自身的專業信息化管理水平普遍偏低。

（三）管理制度缺陷

從客觀的角度上來說，很多物資裝備企業都將企業發展的重點放在了生產運營上，反而容易忽視檔案管理工作的重要性，因此企業所制定的檔案管理制度中也會不可避免地存在一些缺陷問題，使得檔案管理制度無法落實在實處，極易導致該企業的檔案管理工作無法在企業生產運營中發揮出關鍵性的作用效果，不利于該物資裝備企業的長遠發展[3]。

三、優化措施

（一）增加信息化意識

增加物資裝備企業內部檔案管理人員的信息化意識可以有效地推動該企業的信息化發展，具體措施如下：第一，將檔案管理工作作為企業中核心管理工作之一，提高對檔案管理工作的重視程度，努力提高檔案管理人員的信息化意識；第二，在企業經濟條件允許的前提下盡可能地增加對檔案信息化建設工作的資金投入，購進一批先進的檔案管理設備，如檔案掃描設備、信息化平臺、計算機、打印設備等等，管理人員可以借助這些先進的機械設備來輔助完成檔案管理工作，從而進一步提高管理效率。

（二）提高綜合管理水平

針對檔案管理人員綜合水平普遍偏低的情況，工作人員可以通過以下方式來進行有效的改善：第一，定期組織企業內的檔案管理人員進行專業課程內容的訓練，通過這種方式在較短的時間內大幅度地提升該物資裝備企業內檔案部門的綜合管理水平；第二，工作人員還可以制定相應的獎懲機制，對檔案管理人員的專業管理水平進行定期地考核，并且將考核結果進行排名，針對具有良好管理能力的檔案管理人員進行相應的獎勵，對于檔案管理能力較差的員工進行適當的懲罰，這樣也可以大幅度提高管理人員提升自我管理水平的積極性，有利于提高該物資裝備企業的綜合管理水平[4]。

（三）規范化管理制度

為了可以更好地將信息化建設應用于企業檔案管理工作中，工作人員還需要對現有的管理制度進行規范化處理，減少管理機制中的缺陷問題，適當地加強管理制度中的強制性和約束性，與此同時，工作人員還可以在企業中創建獨立的監管團隊，用于對企業內部一些檔案管理行為進行監督和管理。

四、結束語

雖然檔案管理信息化這一建設項目在很多企業的檔案部門實際應用中仍然存在著一定的缺陷問題還有待相關研究人員的進一步優化，但是我們不可否認的是信息化管理已然成為了未來幾年檔案管理領域中非常重要的一項發展趨勢，隨著信息化模式的推廣，物資裝備企業的檔案管理效率會得到巨大的突破，推動企業的信息化發展，同時也為信息化社會的成長和進步添加助力，這也正是我們所期望看到的結果。

參考文獻：

[1]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144-148.

[2]劉薇.新形勢下事業單位檔案信息化建設的實踐與思考[J].辦公室業務，2015（15）：140-141.

[3]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）：127-128.

[4]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.

（作者單位：青海油田物資裝備公司）