探究OA協同辦公系統在企業信息化建設中的應用

張磊

【摘 要】互聯網技術發展飛快，致使互聯網被越來越多的企業應用，OA協同辦公系統與互聯網息息相關，因此，OA協同辦公系統被應用到許多企業信息化建設中，為企業信息化建設做出了重大貢獻，探究OA協同辦公系統在企業信息建設中的應用，對OA協同辦公系統進行簡單論述、檢查、完善及使用，可以使OA協同辦公系統的信息化建設達到理想化。

【關鍵詞】OA協同辦公系統;企業信息化建設;應用

現代化辦公與企業信息網絡組成了辦公自動化系統，將企業信息分成了不同層次，對信息進行分層管理，給信息的安全提供了保障，在實際生活中實現信息共享。辦公自動化系統發展飛速，如今，辦公自動化系統已經被越來越多的企業應用。

一、OA協同辦公系統的產生及發展史

OA協同辦公是指辦公自動化，如今OA協同辦公系統應用于各個行業中的大小企業。它從最初字表編輯發展到今天的自動辦公，一共經歷了四個階段。它的第一階段是紙上信息到電腦文字的轉變，第二階段以C/S模式為主，企業家主要用Lotus Notes、e-mail辦公，此時，已經形成了流程管理模式，第三階段已經初步出現了以B/S結構為主的OA系統，這一階段的辦公自動化系統已經逐步成熟，第四階段時，協同辦公理念已經出現，技術與管理同時被應用。如今，OA協同辦公系統的理念已經被應用于各大企業中。

二、OA協同辦公系統對企業信息化建設的重要性

OA協同辦公系統的使用給企業信息化建設帶來了很多好處，文件管理的共享有效降低了企業的工作成本。電腦查閱比紙質查閱文件節省時間，減少紙張浪費，降低工作成本。OA協同辦公系統可以在電腦上直接修改，并且毫無修改痕跡，方便了他人查閱。對文件進行有效保管，就沒有和紙質文件相同的丟失情況。使用OA協同辦公系統，使企業員工可以在網上進行辦公，網上信息資源是共享的，可以使員工及時收到新信息，為部門與部門之間的合作提供了方便，提高了企業辦公效率。

三、OA協同辦公系統在企業信息化建設中的應用

（一）設計OA協同辦公系統應用技術方案

OA協同辦公系統被當代企業信息化建設應用，因此，設計更好的OA協同辦公系統應用技術方案可以幫助企業家高效辦公。現今，企業OA協同辦公系統的技術主要應用于：在j2ee、net服務器和數據庫的基礎上，研發功能更完善的OA協同辦公系統，增強軟件的容納度，保證軟件的實用度，將OA協同辦公系統省時省力的優勢發揮出來。在微軟平臺的OA協同辦公系統作用下，微軟產品集成度高于企業的集成度，在所有系統中，只適用于windows操作系統，因此，微軟平臺在OA協同辦公系統中有重要作用。在IBM平臺OA協同辦公系統的作用下，微軟產品集成度和企業集成度較高，體系構成更清晰，軟件兼容度大，但是，平臺較為閉塞，隨著操作次數的增加，會降低平臺的性能。所以設計OA協同辦公系統應用技術方案，對企業有重要意義^[1]。

（二）OA協同辦公系統的選型

為了達到提高工作效率和規范企業運作形式的目的，應將企業的實際需求與信息結合應用。考慮企業的OA系統構成，從實際需求入手，以信息安全為基礎，創設系統的展示層、技術層等。在整個的構架的幫助下，整合所有軟件和資源構成企業OA系統平臺，起到信息共享的作用。框架和配件組成整個構架，方便技術人員進行維護和再次開發，將系統統一。組件之間的接口應完美銜接，便于系統的移動和擴大。框架的設計應有以下特點：適合企業，方便技術人員進行拆分后重組，滿足不同規模企業的管理需求，為不同級別員工設置不同的工作流程，方便對員工進行管理。WEB技術適用于當下主流游覽器，為不同習慣人群在不同地域使用提供了方便^[2]。

（三）完善OA協同辦公系統

許多國內的企業并沒有實現信息化管理，其原因是信息發展緩慢，不能滿足企業需求。如何提高信息與企業辦公融合度，增強信息管理的實用性，提升企業管理能力，是目前完善OA系統需要考慮的問題。如果想要完善OA協同辦公系統，則需要增強OA協同辦公系統的兼容性與拓展性，兼容性的增強可以有效應用OA協同辦公系統，在軟件方面支持企業，為企業提供信息，使企業順利辦公。OA協同辦公系統在企業信息化建設中，在組件技術與門戶技術的幫助下，利用SOA結構，進行云計算，使平臺變成高效率，更安全的平臺，幫助系統快速開放，使軟件和OA協同系統的安全性得到保障，使軟件高速運行^[3]。

（四）加強信息管理

OA協同辦公系統在企業信息化建設中，應加強對信息的管理，將同一類型的資源整合到一起，發揮OA協同辦公系統在企業信息化建設中的優勢，為企業提供最新信息，使管理成本降到最低，縮短工作時間，提高工作效率，將資源進行整合，以便達成信息共享的目的。

四、OA協同辦公系統在企業信息化建設中應用的前景

雖然OA協同辦公系統的信息管理有了質的飛躍，但是還不足以達到企業信息化發展要求。如何將OA協同辦公系統與其他系統結合起來是辦公自動化系統還沒能解決的難題，信息技術在不斷發展，各種軟件的整合也將被逐步提上日程，如果想要解決這個問題，創建專業的平臺是目前最快的辦法，但是，這樣做也存在著一定的風險：會減少企業OA辦公系統的應用。所以，OA協同辦公系統的完善勢在必行。將OA協同辦公系統工作流審批的優勢發揮到實際應用中，在自動辦公系統中進行審批流轉，將軟件功能發揮到極致。

結束語

企業隨時代的發展有了不同的需求，辦公模式和業務活動逐漸新穎化，對系統功能的需求也有所不同，所以OA協同辦公系統的發展和完善勢在必行。在企業建設OA協同辦公系統時，應從企業發展入手、企業管理理念、平臺構成等方面著手創設OA協同辦公系統，以便提高企業管理能力。

參考文獻：

[1]李曉艷.企業信息化建設中OA協同辦公系統的應用[J].電子測試，No.395（14）：132-133.

[2]崔娟.淺析OA協同辦公系統在企業中的應用[J].信息通信，No.183（03）：187-188.

[3]戴旭.企業OA協同辦公系統建設及其后續的開發利用[J].企業改革與管理（20）：58.

（作者單位：武漢市天然氣有限公司）