辦公自動化與辦公室文書工作發展探析

史成華

摘要：隨著計算機網絡技術的廣泛普及應用，計算機硬件設備和智能化水平不斷提高，深入影響著企業和辦公人員的工作效率。辦公自動化和人工智能化的硬件工具也在快速地發展應用，影響著社會發展水平的方方面面，尤其是對辦公室文書管理工作的規范、便捷、高效提供了便利條件。本文旨在分析辦公自動化的革新發展趨勢，辦公室文書工作方式的轉變，深入探討和研究自動化和智能化硬件設備在辦公室管理工作中的應用和管理，不斷提高辦公效率。

關鍵詞：辦公自動化；文書工作；應用管理

原始的辦公室文書工作方式耗費大量人力、物力和時間成本，文件整理和檔案存儲占用較多社會資源。而辦公工具的革新和智能化發展，能夠替代人工開展和優化基礎性辦公工作，如文檔內容整理和歸納，文檔資料的網絡化存儲，快速精確處理文字內容、音頻內容、圖形圖像等[1]。

一、辦公自動化發展趨勢和應用優勢

自90年代計算機開始逐步應用，至今發展30多年，互聯網技術逐步滲透至企業運作和發展中。現階段，進入高速發展的萬物互聯大數據時代，各行各業都離不開自動化和智能化技術，并將更加依賴于高技術水平的計算機硬件和軟件應用。

（一）系統化數據處理功能

計算機自動化和智能化技術能夠迅速對文字、音頻、圖像等內容進行系統化地收集、編輯、存儲和統籌，為辦公人員節約手動處理的時間。同時，為企業提供無紙化辦公解決方案，如在線打卡、流程審核、公文流轉、資源共享等，實現了傳統員工考勤和企業內部信息傳播方式的突破。

（二）安全性存儲管理功能

計算機自動化和智能化技術把辦公人員從堆積如山的文件資料中解脫出來，實現網絡云存儲、實時下載提取、信息網絡共享等功能，達到快速查找和分享的目的。同時，利用網絡加密技術可以確保企業資料和信息的安全性[2]。

（三）客觀科學化內容提供

計算機自動化和智能化技術可以通過技術手段搜羅和整理廣、全、專的網絡信息資源，通過數據運算提供客觀、科學的信息分析，摒除人為主觀因素可能產生的錯誤判斷。尤其是在精細嚴密數據研究方面，計算機運算技術將全面替代人工核算，以確保數據準確性和科學性。

（四）便捷化辦公環境

計算機在辦公自動化應用方面，將為企業提供更加便捷的工作方式和解決方案，如領導使用網絡辦公系統，隨時在線簽發和審核文件，工作將不再受到地域和時間的限制，大大節約了時間以及人力、物力成本。有利于處理工作中的突發問題，維護企業穩定，促進企業長遠化發展。

二、辦公室文書工作的思維和方式轉變

在不斷更新的計算機自動化和智能化技術水平環境下，辦公室人員必須轉變固有的工作思維和工作方式，積極學習高效文案處理方式，利用高科技工具提高工作效率，節約社會資源。

（一）文書工作思維轉變

辦公人員必須要適應辦公系統自動化和智能化技術的革新變化，不得產生抵觸情緒，并且改變原有工作思維，積極接收新技術和新工作方式，利用計算機技術更快捷地為企業工作和社會服務，并確保內容準確性和高效率。

（二）自動化辦公技能學習

企業需要及時采購各類計算機硬件設備，搭建企業內外部安全網絡系統，為員工自動化工作和學習提供硬件基礎。員工需主動通過內部學習交流、網絡培訓課程、線下培訓機構等等途徑強化辦公軟件的應用學習，并高效運用在日常工作中。如數據處理方式、Office軟件應用、在線視頻會議等內容。

（三）無紙化辦公應用減少資源浪費

企業和員工都應該糾正和改善原始工作方式，減少紙質文檔的使用，盡可能通過無紙化辦公系統實現主要工作交流方式。尤其是文檔文件的打印和存儲，除去具有法律效力的文本合同等，使用網絡云存儲工具，如百度網盤、360云盤、網易云盤等企業解決方，對文檔進行歸類整理和存儲，節約用紙，杜絕浪費。

三、推動辦公自動化在文書工作中應用管理的意義

企業計算機技術水平的高低代表著整個社會和國家計算機自動化以及AI智能技術水平，而企業員工辦公自動化應用將影響著企業的生存和發展。

辦公自動化系統不僅能夠為企業辦公人員提供便捷的操作解決方案，減少人為主觀作業的出錯概率，改善人工文書管理工作的弊端，迅速便捷地獲取科學信息和資源，安全存儲文檔，提高辦事人員的工作效率，降低紙質文檔的使用頻率節約資源；還能夠為企業提供集團化、系統化解決方案，實現員工在線考勤管理、網絡會議和培訓工作開展、信息迅速準確傳導、工作總結匯報和效果檢核等。

（一）提高工作效率，確保信息安全性

1.計算機自動化和智能化技術不斷深入到企業運作各個層面，為企業安全運作保駕護航，辦公人員熟練運用智能化辦公軟件，也將提升整個公司的辦公效率。企業工作效率的提升勢必影響著整個社會高效發展。

2.計算機技術將為企業提供數據恢復和備份功能，并且通過網絡加密程序保護電子文檔的私密性和安全性，尤其是掌握企業命脈的關鍵文檔保密技術，是企業存在的根本。

（二）增強信息嚴密性，確保數據準確性

1.通過計算機大數據處理技術，對各類繁雜訊息進行歸類、整理、篩選，剔除無效信息，提供科學的、嚴謹的理論結果和參考價值。

2.對于需要科學嚴密計算和精確數據的工程，必須摒棄人工核算方式，利用計算機運算技術，確保數據準確性。

（三）信息上傳下達及時性、連續性，節約成本

1.通過現代化辦公系統，如在線網絡視頻系統、網絡電話會議系統等設備，召開工作會議、產品培訓會議、工作要求傳導等內容傳達，快速而高效地實現。

2.通過在線系統能夠及時傳達工作要求和政策指導，同時也可以實時檢核工作成效、反饋工作問題、及時應對突發狀況。

3.在線網絡系統減少了區域、地市、其他省市員工往返開會的車船費和住宿費支出，有效控制了企業用工成本，降低費用使用率。

四、結束語

計算機自動化和AI智能化系統的普遍應用，已經成為現代化發展勢不可當的主流。企業不僅需要引進現代化辦公系統硬件設備，還應該及時更新換代新產品新技術，搭建安全的內外網絡體系，企業辦公人員則需要轉變工作思維和工作方式，勇于接受新事物，努力學習新科技，運用科學手段改變原始文書工作方式，降低資源損耗。

參考文獻：

[1]楊雪昆.辦公室自動化環境下文書檔案管理方法研究[J].農村經濟與科技，2016（06）：262.

[2]梁天峰.辦公自動化條件下電子文件的歸檔管理與分析[J].辦公室業務，2016（1）：152-152.

（作者單位：陜西陜煤韓城礦業有限公司）