如何提升高校教學(xué)秘書能力

摘 要：凱里學(xué)院是貴州省黔東南州唯一一所普通高等學(xué)校，教學(xué)秘書較多，教學(xué)秘書在學(xué)校教學(xué)管理崗位上又非常重要，而教學(xué)秘書存在的問(wèn)題較多，針對(duì)教學(xué)秘書管理方面較薄弱。鑒于此，作者對(duì)教學(xué)秘書的職責(zé)，能力提升、角色意識(shí)等方面提出了自己的看法，供高校領(lǐng)導(dǎo)制定管理制度提供參考。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書;能力;提升

一、高校教學(xué)秘書工作的重要性

教學(xué)秘書是高校設(shè)置的教學(xué)管理重要崗位，是協(xié)助二級(jí)學(xué)院院長(zhǎng)做好教學(xué)管理工作的助手，是貫徹教育教學(xué)管理規(guī)章制度的重要紐帶，教學(xué)秘書工作兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能，是一門需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能掌握的重大學(xué)問(wèn)，教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)決定了高校管理的水平和質(zhì)量。

二、凱里學(xué)院教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

凱里學(xué)院自2006年升本以來(lái)，設(shè)15個(gè)二級(jí)教學(xué)學(xué)院，每個(gè)二級(jí)學(xué)院設(shè)教務(wù)科，每個(gè)教務(wù)科配1-2名教學(xué)秘書。目前，教學(xué)秘書工作存在諸多問(wèn)題，如：1.工作職責(zé)不明確，工作繁雜，只要是學(xué)校層面下發(fā)的通知，不論巨細(xì)，不論職責(zé)，統(tǒng)統(tǒng)交由教學(xué)秘書去完成，導(dǎo)致教學(xué)秘書叫苦連天;2.各二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書人員不穩(wěn)定，變更頻繁，工作剛進(jìn)入角色，又被調(diào)整到其他崗位。由于教學(xué)秘書工作非常辛苦，有些二級(jí)分院甚至將不坐班的專任教師輪換當(dāng)教學(xué)秘書，每人2年。教學(xué)秘書的不穩(wěn)定性，使得全校教務(wù)工作相對(duì)滯后。3.二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書人員計(jì)算機(jī)水平、文秘能力參差不齊，有的教學(xué)秘書連起碼的電子表格不會(huì)使用，有的教學(xué)秘書應(yīng)用文寫作不會(huì)寫;有的高層次人才當(dāng)教學(xué)秘書，覺(jué)得憋屈，工作不主動(dòng)。4.大部分二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書由專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任，還要擔(dān)任教學(xué)任務(wù)，會(huì)不同程度地拖延、耽誤學(xué)校的教務(wù)工作。

至今學(xué)校尚未出臺(tái)一部教學(xué)秘書管理制度，鑒于此，本人根據(jù)多年的教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)教學(xué)秘書管理提出一些想法，供相關(guān)部門參考。

三、高校教學(xué)秘書工作的主要職責(zé)

（一）學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位管理

（1）熟悉學(xué)籍管理辦法及有關(guān)規(guī)章制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

（2）協(xié)助學(xué)校教務(wù)處做好新生的學(xué)籍電子注冊(cè)、在校生的學(xué)年注冊(cè)。

（3）按規(guī)定程序辦理學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申報(bào)和處理工作，如退學(xué)、預(yù)警、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等。

（4）協(xié)助分院院長(zhǎng)進(jìn)行畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）資格、畢業(yè)資格和學(xué)位資格審核及上報(bào)工作。

（5）辦理畢業(yè)生畢業(yè)證書、學(xué)位證書等的發(fā)放及畢業(yè)生離校工作。

（二）成績(jī)管理

（1）認(rèn)真貫徹執(zhí)行學(xué)校學(xué)生課程考核及成績(jī)管理辦法。

（2）負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)管理。實(shí)行成績(jī)管理規(guī)范化、程序化;督促任課教師及時(shí)錄入成績(jī);協(xié)助教務(wù)處核查學(xué)生成績(jī)及學(xué)分清理;打印簽字蓋章的畢業(yè)生成績(jī)裝入學(xué)生檔案。

（3）了解和通報(bào)學(xué)生學(xué)習(xí)情況。協(xié)助學(xué)生處加強(qiáng)與學(xué)生家長(zhǎng)的溝通聯(lián)系;每學(xué)期開(kāi)學(xué)初，及時(shí)匯總成績(jī)并將成績(jī)通報(bào)給班主任或輔導(dǎo)員;向受到退學(xué)預(yù)警的學(xué)生發(fā)出警示。

（4）辦理學(xué)生的緩考、重修、補(bǔ)修的申報(bào)工作。

（5）完成每學(xué)期的期末考試安排和每學(xué)期的期初補(bǔ)（緩）考安排。

（6）學(xué)期結(jié)束后，及時(shí)通報(bào)成績(jī)錄入情況及試卷上繳歸檔工作。

（三）教學(xué)管理

（1）熟悉本院各專業(yè)的專業(yè)方向、培養(yǎng)方案、課程設(shè)置。

（2）每學(xué)期開(kāi)學(xué)初，向任課教師和學(xué)生班級(jí)發(fā)放課表。

（3）了解本院學(xué)生上課情況，并及時(shí)將變動(dòng)情況通知有關(guān)人員。

（4）協(xié)助教務(wù)處做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，及時(shí)反映課堂教學(xué)中存在的問(wèn)題。

（5）配合有關(guān)部門做好學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽等組織工作。

（6）做好有關(guān)教學(xué)管理文件、實(shí)踐教學(xué)資料等歸檔工作。

（四）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案是學(xué)校在日常教學(xué)活動(dòng)中形成的材料，是學(xué)校日常教學(xué)工作的“見(jiàn)證”。如試卷及試卷分析、畢業(yè)論文及成績(jī)匯總、學(xué)校開(kāi)展的自我評(píng)估材料等。

有了成套的教學(xué)檔案，到了學(xué)校開(kāi)展評(píng)估時(shí)，無(wú)需對(duì)教學(xué)檔案做特定的整理，應(yīng)保持其原始性，并存放于制度規(guī)定的地方。

（五）其它管理

教學(xué)秘書出了以上工作外，還要完成學(xué)校、其他職能部門布置的其他工作。如學(xué)生處交辦的學(xué)生開(kāi)學(xué)報(bào)到人數(shù)統(tǒng)計(jì)、月報(bào)表等;還如考試中心布置的各類等級(jí)考試、資格考試、社會(huì)考試等。

四、高校教學(xué)秘書能力提升的核心

（一）秘書的角色意識(shí)

教學(xué)秘書能力的提升，首先要弄清“秘書”的角色意識(shí)。那么，什么是“秘書”呢？秘書的定義有狹義、廣義之分。

狹義定義是：“專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。”

廣義定義是：“秘書位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手。”

秘書的角色意識(shí)，是指秘書對(duì)所擔(dān)任的社會(huì)地位及由地位所規(guī)定的職責(zé)知覺(jué)、理解和體驗(yàn)。秘書的角色意識(shí)是秘書做好工作的關(guān)鍵所在。

我們弄清了什么是“秘書”，那么教學(xué)秘書就應(yīng)該有“四個(gè)服務(wù)”：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教職工服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)、為基層服務(wù)。

（二）教學(xué)秘書的五種角色意識(shí)

（1）“管家”角色的責(zé)任意識(shí)

管家，就是管理家事的人，也相當(dāng)于秘書，家庭一切大事小事雜事都由他管。周總理曾說(shuō)過(guò)：“秘書工作無(wú)小事，有時(shí)說(shuō)錯(cuò)一句話，做錯(cuò)一件事，辦錯(cuò)一個(gè)文件，往往會(huì)造成很嚴(yán)重的后果”。教學(xué)秘書就像二級(jí)學(xué)院的“管家”，一是重要的事情一定要跟蹤落實(shí)，確保無(wú)誤，二是要注重細(xì)節(jié)，不能馬虎。特別是對(duì)申請(qǐng)退學(xué)的學(xué)生，或連續(xù)兩周不到校參加教學(xué)活動(dòng)的學(xué)生，一定要和家長(zhǎng)取得聯(lián)系，問(wèn)明緣由。

（2）“士兵”角色的服從意識(shí)

兵士，是軍隊(duì)中普通的下級(jí)兵士，雖沒(méi)有出眾的能力，卻付出最多，天職就是服從命令。教學(xué)秘書帶有很強(qiáng)的從屬性，服從是教學(xué)秘書的一個(gè)最基本的角色意識(shí)。高校教學(xué)秘書在文件辦理上要服從規(guī)范，辦事上要服從規(guī)矩、服從規(guī)劃。在不違反原則的情況下，要服從校領(lǐng)導(dǎo)的安排，切不可自作主張，要做到事前請(qǐng)示，事后匯報(bào)，就像士兵服從長(zhǎng)官一樣。

（3）“勤務(wù)兵”角色的服務(wù)意識(shí)

勤務(wù)兵，指軍隊(duì)中為軍官辦雜務(wù)的士兵，負(fù)責(zé)做好軍官的內(nèi)外各種工作，主要職責(zé)為：

第一，超前服務(wù)。就是竭力預(yù)測(cè)領(lǐng)導(dǎo)的下一步需求，并把領(lǐng)導(dǎo)的需求及時(shí)提前提出，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有想到的，教學(xué)秘書要提前想到。

第二，協(xié)調(diào)服務(wù)。就是在一定程度上決定本部門的整體成效，作為教學(xué)秘書，做好部門與部門、班級(jí)與班級(jí)、教師與教師之間的協(xié)調(diào)服務(wù)工作，是必備的職業(yè)技能。

第三，日常服務(wù)。是指為滿足本部門的領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生日常需求提供的各類服務(wù)活動(dòng)。包括為領(lǐng)導(dǎo)收發(fā)文件，幫助教師調(diào)課，指導(dǎo)學(xué)生選課等。

（4）“謀士”角色的創(chuàng)新意識(shí)

謀士，指設(shè)謀獻(xiàn)計(jì)的人，為自己的“主人”出謀劃策，排憂解難。

作為教學(xué)秘書，原則應(yīng)該是：明確角色定位，不越權(quán)、不失職;明確參謀定位，謀而不斷;立足規(guī)勸層面，諫而不度。

（5）“保密員”角色的保密意識(shí)

保密員，就是保守國(guó)家秘密、保障國(guó)家安全的人，保守國(guó)家秘密是每位國(guó)家工作人員的義務(wù)和職責(zé)。教學(xué)秘書涉及的保密事項(xiàng)有：文件保密、學(xué)生信息保密、試卷保密、文書檔案保密、計(jì)算機(jī)保密、通信及網(wǎng)絡(luò)保密。

教學(xué)秘書要做到“五不”：不該看的不看，不該記的不記，不該問(wèn)的不問(wèn)，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該聽(tīng)的不聽(tīng)。

（三）教學(xué)秘書角色意識(shí)的培養(yǎng)

（1）強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。人的能力有大小，水平有高低，但工作能不能干好，很大程度上取決于有沒(méi)有責(zé)任心。沒(méi)有強(qiáng)烈的責(zé)任心，工作就不會(huì)干好。強(qiáng)化對(duì)教學(xué)秘書責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，使其履職盡責(zé)，做好本職工作。

（2）培養(yǎng)服從意識(shí)。隨著學(xué)校的發(fā)展，分工越來(lái)越細(xì)，更加需要團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，領(lǐng)導(dǎo)的作用又是通過(guò)紀(jì)律來(lái)實(shí)現(xiàn)的，如果大家的服從意識(shí)很淡薄，那么整個(gè)部門就如同一盤散沙。加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書服從意識(shí)的培養(yǎng)，部門管理就不會(huì)混亂。

（3）樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。服務(wù)意識(shí)是為部門教職工、學(xué)生提供熱情、周到、主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，教職工會(huì)心情舒暢，學(xué)生會(huì)安心學(xué)習(xí)。

（4）培養(yǎng)參與意識(shí)。部門是個(gè)整體，缺一不可，所有教學(xué)活動(dòng)，教研室活動(dòng)，社會(huì)活動(dòng)，文體活動(dòng)，只靠幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)是不能完成的。教學(xué)秘書是整體的一員，應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)參與其中。

（5）管理精細(xì)意識(shí)。精細(xì)化管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化。教學(xué)秘書一定要樹(shù)立精細(xì)意識(shí)，工作才不會(huì)出錯(cuò)，教學(xué)質(zhì)量才會(huì)提高。

（四）教學(xué)秘書進(jìn)入工作角色的方法

一是聽(tīng)。聽(tīng)，就是多聽(tīng)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)謙虛地向別人學(xué)習(xí)，聽(tīng)取別人的經(jīng)驗(yàn)時(shí)，要做到多聽(tīng)少插嘴，并牢記在心，不懂時(shí)再問(wèn)。

二是練。練就是多練習(xí)，當(dāng)你學(xué)會(huì)了別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，好的做法，回來(lái)后就要多加練習(xí)，做到熟能生巧。

三是寫。寫就是多寫作，教學(xué)秘書的一個(gè)重要職能，就是要擅長(zhǎng)寫作，特別是應(yīng)用文寫作。

五、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書是高校設(shè)置的教學(xué)管理重要崗位，更是貫徹國(guó)家教育教學(xué)管理規(guī)章制度的重要紐帶，教學(xué)秘書工作兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能，是一門需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能掌握的重大學(xué)問(wèn)，因此我們更應(yīng)不斷提升教學(xué)秘書的各項(xiàng)綜合素質(zhì)能力，進(jìn)而推動(dòng)高校管理的水平和質(zhì)量向更好方向發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：

蔣光燈（1963年--），男，苗族，貴州天柱縣人，研究方向：漢語(yǔ)言文字學(xué)。凱里學(xué)院教務(wù)處教務(wù)科科長(zhǎng)，副教授。

課題項(xiàng)目：本文系貴州省2017年一流大學(xué)（一期）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)培育項(xiàng)目“凱里學(xué)院教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)”的研究成果。