高速公路檔案管理規(guī)范化建設(shè)

王蕾

摘 要：高速公路檔案管理規(guī)范化是提升檔案管理效率，發(fā)揮檔案價(jià)值的重要舉措。本文從高速公路制度建設(shè)、公文制發(fā)、立檔歸檔、業(yè)務(wù)素能等四個方面，提出了高速公路檔案管理規(guī)范化建設(shè)內(nèi)容，對提升高速公路檔案管理規(guī)范化水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;高速公路;規(guī)范化

高速公路檔案管理規(guī)范化是指在高速公路檔案管理過程中，對重復(fù)性檔案管理工作，通過制定、發(fā)布和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范、制度等）達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳檔案管理秩序、創(chuàng)造出最高社會效益。

一、注重檔案制度建設(shè)規(guī)范化

制度建設(shè)是高速公路檔案管理規(guī)范化的有力保障。一是成立規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組。成立以主要負(fù)責(zé)人為組長、辦公室或檔案室分管負(fù)責(zé)人為副組長，辦公室、檔案室、基層單位負(fù)責(zé)人為成員的高速公路規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確各級負(fù)責(zé)人的職責(zé)，完善高速公路檔案規(guī)范化管理體系建設(shè)。二是制定規(guī)范化管理規(guī)章制度。根據(jù)《檔案法》《保密法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》等，研究制定《高等級公路檔案文件立卷歸檔管理辦法》《高速公路項(xiàng)目檔案移交目錄》《高速公路檔案材料歸檔范圍、保管期限表》《文件與檔案管理工作規(guī)范》等，明確高速公路檔案收集范圍、保障期限、操作標(biāo)準(zhǔn)，匯總形成統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理模式。三是注重規(guī)范化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高速公路檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)從事檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，尤其是要對業(yè)主、承包人、建設(shè)、監(jiān)理等各方參與者的業(yè)務(wù)再培訓(xùn)、再指導(dǎo)，明確高速公路項(xiàng)目文件材料收集、整理、組卷和歸檔規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和要求，并協(xié)助業(yè)主單位做好高速公路工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，驗(yàn)收不合格不得組織項(xiàng)目交工驗(yàn)收。

二、注重公文制發(fā)過程規(guī)范化

公文是高速公路檔案中文書檔案的前身，文書處理工作作為高速公路檔案管理工作的基礎(chǔ)，公文制發(fā)質(zhì)量不僅會影響公文自身質(zhì)量，也會直接地影響到檔案規(guī)范化管理效果。提高高速公路公文制發(fā)質(zhì)量，科學(xué)、完整、合理地展示公文處理運(yùn)轉(zhuǎn)流程，切實(shí)規(guī)范公文管理，有利于后期檔案標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。增強(qiáng)公文制發(fā)質(zhì)量應(yīng)著重從公文文書書寫紙質(zhì)材料是否符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，文書制發(fā)手續(xù)、文件格式、文種選擇是否滿足標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化;公文收集、鑒定、歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行，確保高速公路文書檔案收集歸檔程序化、鑒別整理規(guī)范化，以及文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，尤其是做好文書檔案案卷裝訂工作，確保文書檔案資料的有序、高效開展。

三、注重立檔歸檔工作規(guī)范化

嚴(yán)格按照“以我為主”的立檔歸檔原則。一要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，及時完成高速公路項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個環(huán)節(jié)任務(wù)檔案管理，確保立卷、歸檔的及時性，保障檔案管理的有序、規(guī)范。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)，并合理做好立卷分工。堅(jiān)持“以我為主”原則指導(dǎo)下，重點(diǎn)做好建設(shè)、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、竣工圖等文件，以及新工藝、原材料檢測等記錄工程質(zhì)量、技術(shù)和安全的資料等。應(yīng)注重文件與資料的區(qū)分，尤其是在文件資料中內(nèi)容、形式和作用等相似的，要最大限度減少高速公路檔案重復(fù)度及信息冗余度。三是注重高速公路檔案全宗的完整性。在立卷歸檔時，要把握重點(diǎn)，分清主次，嚴(yán)把全宗入口關(guān)，防止其他不應(yīng)歸檔的文件資料納入歸檔范疇，也要注重應(yīng)歸檔的文件資料及時歸檔，避免散失。把同類、具有內(nèi)在聯(lián)系的文件資料組成一卷，保持同一問題完整性，夯實(shí)高速公路檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理基礎(chǔ)。

四、提升規(guī)范化管理業(yè)務(wù)素能

高速公路檔案管理者的業(yè)務(wù)素能也是直接影響檔案管理規(guī)范化能否實(shí)現(xiàn)的重要因素之一，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就需要切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的綜合業(yè)務(wù)素能，切實(shí)培養(yǎng)檔案工作者的檔案理論專業(yè)知識，也要加大計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、工程項(xiàng)目管理等領(lǐng)域的業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)。熟練掌握高速公路檔案資料的整理、鑒定、分類、編目，完成檔案資料的規(guī)范化管理。掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，提升檔案規(guī)范化管理能力水平。

隨著我國高速公路項(xiàng)目建設(shè)逐年增多，以及高速公路日常運(yùn)營、維護(hù)和管理過程中形成了大量檔案。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，以及新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)，深刻地改變和影響著高速公路檔案管理，迫切需要從理念、方式及手段上與時俱進(jìn)，將規(guī)范化管理作為核心，通過規(guī)范化管理切實(shí)發(fā)揮高速公路檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，助力交通事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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