事業單位干部人事檔案管理現狀及對策研究

摘 要：干部人事檔案是組織全面考察了解和選拔使用干部的重要依據。本文通過分析事業單位干部人事檔案管理現狀，找出干部人事檔案管理存在的問題，提出相應對策，以完善事業單位干部人事檔案管理，充分發揮干部檔案的重要作用。

關鍵詞：人事檔案;事業單位;干部;管理;對策

近年來，我國越來越注重事業單位人才隊伍建設，加強事業單位人事管理。隨著事業單位人事制度改革的不斷深化，傳統的檔案管理模式和方法必然面臨著新的挑戰，事業單位干部人事檔案管理存在的問題也日益突出。

一、事業單位干部人事檔案管理的重要性

事業單位是經濟社會發展中提供公益服務的主體，是社會主義現代化建設的重要力量。我國目前有著110多萬個事業單位，3000多萬事業單位工作人員，廣泛分布在教育、科技、文化、衛生等各個領域。事業單位干部是在事業單位改革和發展中充當著領導者和實施者的角色，在推動公益事業發展、提高人民生活水平、全面建成小康社會等方面有重要作用。人事檔案記載了干部個人經歷、政治思想、業務能力、工作業績等內容，是干部歷史和現實表現的具體反映，是組織全面考察了解和正確選拔干部的重要依據。因此，完善干部人事檔案管理，對于事業單位的人才培養、干部選拔和隊伍建設，促進事業單位人力資源開發有著重要作用。

二、事業單位干部人事檔案管理存在的問題

1.事業單位對人事檔案工作重視不足

（1）領導層檔案管理意識薄弱。在一些事業單位，領導層對于人事檔案的認識不夠全面。他們認為人事檔案只是簡單記錄員工的基本信息、收集員工的簡歷材料，并沒有多大的作用，對單位和社會創造不了什么價值，沒有單位的其他工作和業務重要，因此對人事檔案管理工作并不重視。

（2）檔案管理硬件設施不完善。由于領導不夠重視，單位投入到檔案管理方面的經費少，一些事業單位無法配備必要的基礎設施，甚至沒有設立獨立的人事檔案室，檔案管理工作形式化，嚴重制約了干部檔案管理工作的開展。有的單位雖然建立了專門的檔案室，但不具備濕度控制和防塵條件，堆放混亂，缺乏防火防盜設施，存在安全隱患。

（3）檔案管理人員缺乏專業培訓。有些事業單位人員規模較小，不太重視檔案工作，人事檔案管理人員沒有接受過專業培訓和業務學習，還有些事業單位的人事檔案管理人員由兼職人員擔任，常忙于應付部門日常工作，沒有足夠的時間與精力來管理檔案。此外，部分檔案管理人員把人事檔案管理工作看成簡單的“收、放、補、裝”，忽略了檔案的科學管理和開發利用，工作積極性和創新性不強。

2.事業單位干部人事檔案質量不高

（1）檔案內容不全面。干部檔案材料普遍“厚古薄今”，舊材料較多，新材料未及時補充，干部的現實面貌沒有得到體現。此外，關于干部個人經歷、家庭社會關系方面的歷史材料多，體現近期工作實績、專業能力、個人特長的材料較少，導致干部檔案未能真實、全面地反映干部的才能和業績成果。

（2）檔案材料不規范。首先，檔案材料填寫不夠規范。由于有些干部不了解檔案材料的重要性，填寫時較隨意。有的未按要求正確填寫，有的填寫過程中字跡潦草甚至有涂改，導致重要信息填寫錯誤。填寫“三齡兩歷一身份”信息時不一致，導致檔案核查時出現前后日期不一致、信息不相符現象。或者填寫家庭成員時未按要求填寫完整，都會造成干部檔案信息真實性和完整性受影響，給人事管理工作帶來隱患。

其次，檔案材料裝訂不夠規范。目前，大部分事業單位的干部人事檔案還沒有達到分類有序、目錄清晰、裝訂整齊的要求，導致審核檔案和資料查找不便，檔案資源利用效率低。

（3）歸檔材料審查不嚴格。檔案審查是檔案的“入口”關，檔案審查不嚴格，審查手續不完備，如規定需組織蓋章的未蓋章，需要本人簽名的未簽名便歸檔，材料未經過仔細鑒別便歸檔，都會導致檔案材料張冠李戴、同名異人，重復歸檔或不屬于干部檔案內容的多余材料歸檔。

3.事業單位干部人事檔案管理手段落后

目前，大部分事業單位的人事檔案管理手段落后，服務方式單一，信息化程度低。檔案管理人員還停留在傳統的手工操作，重復進行組卷、裝訂、剪裁等手工歸檔程序，過于注重人事檔案的保存而忽略了信息利用的服務功能。還有一些事業單位考慮到人力、物力有限，加上人事檔案信息機密性較強，因此雖已引進信息化檔案管理系統，但也沒有充分利用，只是簡單應用計算機建立檔案目錄和索引。人事電子檔案和無紙化閱讀都較少，基本仍是手工管理和查閱利用干部檔案，沒能充分發揮干部檔案應有的考察依據功效。傳統紙質檔案管理查詢難度大，占用空間大，內容單一。同時，由于反復調用原件，干部檔案材料容易磨損，不利于長期、永久保存檔案。

三、完善事業單位干部人事檔案管理的對策

1.轉變人事檔案管理觀念

增強認識，有針性地組織領導者和管理組學習檔案相關法律法規、制度，促使他們轉變觀念，充分認識到干部人事檔案管理在整個事業單位發展和人才培養使用中的重要作用，真正重視起檔案工作。在保障事業單位正常運轉的基礎上，加大對干部人事檔案管理的資金支持和投入力度，按需配備人事檔案管理基礎設施和人員，促進干部人事檔案管理的制度化和規范化。

2..加強檔案人才隊伍建設

檔案工作人員是干部人事檔案管理和服務工作的主體，需要固定、專業的人才隊伍來支撐。在檔案管理工作的選人用人方面，事業單位要注重挑選政治素質高、業務能力強、責任意識強的人員從事干部人事檔案管理工作，建立一支高素質、專業化的干部人事檔案管理隊伍。將人事檔案工作人員的培養列入單位的人才培養規劃中，全面系統地培訓檔案管理工作的新知識、新技術，提高業務素質和政策水平。同時，注重培養和引進計算機專業人員，輔助做好檔案資源開發利用，掌握好電子檔案處理技術，進一步提升事業單位干部人事檔案管理水平。

3.完善人事檔案管理制度

干部人事檔案管理政策性、專業性和操作性很強，若單位的檔案管理制度不健全規范，監管機制不完善，將無法保證干部人事檔案工作的順利開展。鑒定審核工作不到位，易導致虛假材料、不規范材料流入檔案，使干部人事檔案案卷質量受到影響，為檔案鑒定工作增加難度，嚴重時甚至會干擾到組織人事工作。因此，要完善人事檔案管理制度，建立鑒別審核歸檔制度，加強責任監管機制。作為檔案管理者，要認真把好材料關，按照人事檔案管理要求制定嚴格的審核標準，規范歸檔流程，明確干部檔案十大類內容的鑒別要點，使鑒別歸檔工作更加嚴謹、科學。在鑒別歸檔過程中真正做到分清主次、掌握重點、去冗存精、去偽存真。如在鑒定審核干部檔案中的學歷、經歷、職稱職務晉升、培訓考核材料時，要注重材料的連貫性、完整性和一致性。鑒定過程遇到干部檔案內容缺失時，及時查缺補漏。遇到不屬于歸檔范圍的材料清理出來妥善處理，把填寫有誤、手續不全的材料退回補充完善、修改更正信息再放入檔案，以保障干部人事檔案的權威性、準確性和真實性。

4.加強人事檔案信息化建設

目前，信息化、現代化管理和電子技術的應用已經成為檔案管理的趨勢。事業單位要積極利用信息化現代科學技術管理手段，建立好干部人事檔案信息平臺和數據庫。首先，檔案管理者要樹立檔案利用與服務目標，更新硬件設備，引入專業檔案管理應用軟件，將人事檔案的紙質信息轉換為相應的數據信息，逐漸實現傳統紙質與新興電子兩種檔案材料相輔使用的雙套管理。其次，加強干部檔案內容建設，對一些查詢、使用頻率高的檔案信息，如“三齡兩歷一身份”等重要、常用的干部信息，經審核無誤后錄入信息數據庫。及時收集補充紙質檔案材料，根據新形勢下干部管理相關規定，定期補充更新干部信息，充實檔案內容。可根據組織人事需求情況，在原有基礎上細化干部的工作業績、廉政、鑒定、獎罰等方面信息項目，讓組織可以從檔案中清晰識別干部特長、工作能力和業績水平，實現對干部人事檔案信息的動態管理，為事業單位進行干部儲備、人才培養、選拔任用提供有力幫助。此外，注意做好保密工作保護檔案信息，對所有的人事信息數據進行加密處理，劃分機密等級，設置好使用權限，根據不同需求細化檢索，精準快速地傳輸檔案信息，實現檢索利用便捷化，信息查詢精準化，從而為單位提供高質、高效的干部人事檔案信息。同時又避免了由于手工翻閱頻繁使用材料而造成破損毀壞，利于紙質案卷的長期保存，檔案管理水平得以進一步提升。

四、結語

干部人事檔案管理是一項集科學性、服務性、政治性于一體的工作。事業單位人事檔案管理者不僅要低頭做事，努力鉆研檔案管理方法，更要抬頭望遠，在借鑒文書檔案管理理念的基礎上敢于創新，為干部檔案管理工作開闊思路，以促進干部檔案管理工作規范高效，提高人事檔案的利用服務價值。

參考文獻：

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[2]李 薇，王 琳，等.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017

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作者簡介：蘇蔚迎（1988-），女，廣西玉林人，漢族，現任單位：玉林市第一人民醫院，碩士研究生，經濟師，研究方向：人力資源、檔案管理。