對科技檔案管理利用再認識

戎昕

摘 要：科學技術檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，科學技術檔案主要包含在基礎設施建設、技術方面和科學研究方面所形成的各種有價值的文獻材料，科學技術檔案不僅能夠很好的指導科研實踐活動，同時還具有重要的科研研究價值。科學技術檔案是廣大技術人員在生產(chǎn)實踐和科研實踐過程中所形成的智慧結晶，這些智慧結晶不僅能夠更好的指導科技實踐活動，同時也能夠推動科學技術向前發(fā)展。

關鍵詞：科技檔案;管理利用

一、科技檔案的特性

1.科技檔案的專業(yè)性。由于科技檔案形成領域和本質特點都與其他檔案存在明顯不同，科技性的檔案具有非常強的專業(yè)性，任何一項科技成果的出現(xiàn)都具有鮮明專業(yè)性特點，只有在專業(yè)范圍之內(nèi)由專業(yè)人員生成并對此項科技活動進行記錄，形成特定專一科技檔案。這些科技檔案對于科技成果運用能夠起到重要的佐證作用。如在科技檔案制度形成、科技檔案整理、分類、歸檔，科技檔案館建設等方面都需要根據(jù)檔案的專業(yè)性進行完善和創(chuàng)新。

2.科技檔案的類型和種類的多樣性。科技檔案內(nèi)容比較豐富，由于科技成果分屬于不同種類，因此對于科技成果的內(nèi)容記錄方式也有所不同，具體科技檔案可以分為生產(chǎn)活動和科學技術。以生產(chǎn)活動作為劃分依據(jù)可以分為農(nóng)業(yè)活動檔案，這種科技檔案包含農(nóng)、林、牧、等多個農(nóng)業(yè)領域的檔案，而建筑檔案可以根據(jù)建筑施工工程、設計工程、竣工驗收等不同階段形成相應檔案。而產(chǎn)品研發(fā)可以根據(jù)生產(chǎn)工藝、工藝裝備、產(chǎn)品設計形成相應的檔案，自然活動可以根據(jù)天文、地震、氣象、環(huán)境保護、測繪等不同種類形成不同的科技檔案。科技檔案類型是所有領域檔案中專業(yè)性最多，管理起來最為復雜的檔案。如，科技檔案在收集、分類、管理、利用等多個環(huán)節(jié)都需要根據(jù)檔案的特性采取不同的措施，以確保科技檔案能夠被有效保存并加以利用。

3.科技檔案資料的成套性。諸如一個型號的產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)制造，一個工程項目的設計施工，一個課題的系統(tǒng)研究，所形成的諸多相關資料文件都必須認真歸檔，形成一套完整的科技檔案。科技檔案的成套性既有利于科技檔案的歸檔整理，同時也有利于科技檔案的開發(fā)利用，因此在科技檔案整理過程中一定要確保資料的完整性。

二、科技檔案管理工作中存在的問題

科技檔案具有知識儲備和依據(jù)憑證功能。依據(jù)科技檔案的特性，要管理好科技檔案的資料，歸檔是科技文件轉化科技檔案的關鍵環(huán)節(jié)。歸檔是否完整，是科技檔案的前提要件。

一是管理意識差，編研手段滯后。無論是科技檔案產(chǎn)出部門，還是檔案管理部門對于科技檔案的管理當前都缺少有效創(chuàng)新，傳統(tǒng)的管理辦法仍然是科技檔案管理的主要手段，信息技術運用相對較少。檔案形成之后，管理人員對于歸檔工作重視程度不足，特別是對于電子檔案歸檔，在編研手段上相對落后，影響了檔案的管理和服務。

二是檔案制作材料不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：

1.字跡、線條不規(guī)范。當前國家對于檔案材料和書寫材料都進行了明確規(guī)定，各項規(guī)章制度都明確要求檔案在制作過程中必須采用耐久材料，不能使用鉛筆、復制紙和圓珠筆等相關材料。但在實際操作過程中仍然有單位違規(guī)使用不耐久材料，特別是很多工程技術人員認為使用復印紙和圓珠筆能夠給工作帶來極大的方便。但對于檔案而言，這種不耐久的材料歸檔之后需要更加精心的管理，一旦在管理過程中出現(xiàn)疏漏，后果不堪設想，很多檔案難以恢復利用。

2.紙張、紙樣不規(guī)范。當前很多工程檔案都以紙質材料為主，紙質材料的耐久性存在很大差異，有的是印刷紙、書寫紙、有光紙等，用紙規(guī)格不統(tǒng)一，薄厚不勻，有的工程文件材料用B5、16K等都不符合規(guī)定。由于很多檔案紙張不過關，在檔案管理過程中增加了工作人員的工作量，同時由于紙張自身問題在檔案保存上，壽命也會相減短，因此這些問題必須要加以重視并告知檔案生成部門。

3.圖紙編制不規(guī)范。對于科技檔案而言，工程設計圖紙是檔案管理工作的重要內(nèi)容，占比也比較大，這些設計圖紙的作用也非常重要，無論什么樣的工程都需要大量的工程圖紙來進行指導，但在工程圖紙制作過程中如果使用的紙張不規(guī)范，在歸檔時就會影響裝訂存放和保存。

裝訂、立卷不規(guī)范。當前國家對于裝訂、立卷標準并沒有形成完善的規(guī)定，各類科技檔案生成部門都結合行業(yè)的標準來制作工程檔案，而在檔案整理過程中由于工程材料整理存在差異，有的只能按專業(yè)項目進行立卷，有的需要按工程項目進行立卷。在裝訂過程中有的材料并不統(tǒng)一，立卷之后形成的材料薄厚不一，寬窄不同。有的是用硬卷皮，用的是用軟卷皮，這些問題的存在都給檔案的歸檔和保存帶來了諸多影響和不便，也難以也對檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理和統(tǒng)一化管理。

三是檔案原始歸檔難。當前科技檔案的數(shù)量越來越多，很多科技材料的檔案可以通過復制形式存在，真正的原始檔案還在科技人員手中，而檔案局保存的檔案就是復印件。有些科技檔案原件或許是工程建設的真實記錄，是經(jīng)過各職能部門簽章，留有當事人簽字、批閱筆跡的歷史真跡，是項目竣工驗收以及以后維修、改擴建的重要依據(jù);也許是對某個產(chǎn)品規(guī)格和產(chǎn)品質量發(fā)生爭端時的數(shù)據(jù)憑證;二是某項科技成果所有權發(fā)生爭執(zhí)時的成果開發(fā)的實驗記錄;或許是工程建設中土地使用權或建筑物合法性受到質疑時有價證件;也許是科技決策的重要依據(jù)等等。，而檔案局保存的檔案就是復印件而如果科技檔案掌握的不是第一手原始資料，在法律依據(jù)憑證上就很難體現(xiàn)其價值和作用。

四是電子檔案備份歸檔率低。當前檔案管理部門對于電子檔案管理的制度還不夠規(guī)范，由于電子檔案在歸檔過程中還缺少相應的法律依據(jù)，同時科技類檔案很多都以紙質文件為主，特別是工程設計類檔案，一般紙質檔案在完成某一階段設計之后，設計人員就會按照檔案部門的要求進行歸檔，但當前很多設計單位都將原來的紙質檔案通過電子計算機形成圖表形式，這些圖表形式只有少部分單位移交給檔案管理部門。同時檔案系統(tǒng)軟硬件設施升級較慢，很多電子文件都無法進行保存和讀取，導致電子檔案備份歸檔率低。

五是借閱中科技檔案滯留時間長，缺損現(xiàn)象嚴重。科技檔案只有被充分利用后發(fā)覺才能夠發(fā)揮其直接或間接的效益，而對科技檔案進行借閱是進行科技生產(chǎn)指導的重要方式，但當前在科技檔案管理過程中很多科技人員借閱之后，常常把檔案滯留在自己手中，對于檔案不愛護，進行涂改或劃線，在檔案歸檔過程中造成的損失是無法彌補的。加之歸還不及時容易丟失，影響了科技檔案的現(xiàn)實性和成套性。

三、管理好科技檔案資料工作的幾項措施

1.應用現(xiàn)代技術手段，提高檔案管理水平。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展科技檔案在推動生產(chǎn)力方面的作用越來越明顯，當前要想管理好科技檔案資料就必須運用現(xiàn)代技術手段提升檔案管理水平。一方面我們要認清當前數(shù)字檔案集中的現(xiàn)實情況，要加強科技檔案的基礎設施建設，引入先進的計算機系統(tǒng)和硬件設施，確保數(shù)字檔案在儲存過程中不會出現(xiàn)遺漏和缺失。同時要引進一批高素質的人才，推動電子檔案信息化建設，充分發(fā)揮人才在電子檔案管理過程中的作用。另一方面，要對傳統(tǒng)的工作方式方法進行創(chuàng)新，要改變傳統(tǒng)依靠人工方式的檔案整理和管理工作模式，要適應當前科技生產(chǎn)的發(fā)展需要，提升檔案信息化建設水平，更好的滿足當前檔案信息開發(fā)利用和數(shù)據(jù)化的現(xiàn)實需求，從空間上為檔案管理提供更廣闊的空間，同時也有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

2.建立健全制度，實行規(guī)范化管理。檔案生成部門要按照《檔案法》、《企事業(yè)檔案標準》相關要求結合本部門科技檔案的產(chǎn)出情況制定相應的管理辦法，從科技檔案的形成到上報都應該形成完善的流程。檔案管理部門也要結合當前科技生產(chǎn)的實際情況出臺相應的檔案管理辦法，形成相應的配套措施，從檔案形成到歸檔，再到管理都應該形成系統(tǒng)的制度體系，確保每一個環(huán)節(jié)都有相應的制度規(guī)范。對于歸檔范圍、歸檔手續(xù)、歸檔依據(jù)、科技檔案的紙質格式和數(shù)據(jù)格式都要具體化制度，并提升科技檔案制度的可操作性，使科技檔案的歸檔與科技部門的檔案生成緊密聯(lián)系在一起。要提升檔案信息化建設水平，構建更為完善的多功能檔案檢索系統(tǒng)，為檔案資源的開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。檔案管理部門主要領導要重視科技檔案管理，提升科技檔案管理的現(xiàn)代化水平，并配備專門的技術人才，推動科技檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，更好的服務廣大科技工作者。

3.要嚴格把關，確保歸檔資料的準確性。檔案借閱是科技檔案利用的重要形式，為了確保檔案的原始性和真實性，科技檔案在借閱和歸檔過程中，檔案管理人員要對科技檔案進行嚴格把關，遵守各項規(guī)章制度，采取專人負責、專人管理的工作形式，確保檔案借閱工作有序進行。同時還應該采取技術手段，如數(shù)字簽名、雙重加密等技術，提升數(shù)字檔案的安全性。此外對于電子檔案可以備份一套進行封存，以確保檔案在借閱過程中出現(xiàn)丟失之后有備無患。只有采取這些有效措施才能夠確保歸檔資料的準確性。

四、充分發(fā)揮科技檔案信息資源的作用

新時期，對科技類檔案信息資源開發(fā)提出了更高要求，檔案館員不但具備相應的專業(yè)素質和知識素質，而且要有很強的進取心，做服務科技活動的有心人。現(xiàn)有科技成果是新技術產(chǎn)生的營養(yǎng)基礎，將科技生產(chǎn)者急需的專業(yè)技術信息準確、及時地提供給這些信息利用者，支持其科技創(chuàng)新活動，同時也實現(xiàn)科技檔案和資料、包括科技檔案工作者在技術創(chuàng)新活動中的價值。對于從事某個專題研究的信息利用者而言，展現(xiàn)在其眼前的是很大的信息體系，它所需要的僅是其中極小的一部分內(nèi)容，這部分內(nèi)容往往分布在一個較為寬泛的信息載體領域，其中一個主要的來源是科技檔案。這些鮮活的信息，往往寥寥數(shù)字便可激活科技人員創(chuàng)新靈感，或提供一條實用信息，解決一個具體問題的線索。當今社會，科學技術不但在轉移過程中需要科技檔案的支持，而且在轉化生產(chǎn)力過程中需要知識化、標準化和規(guī)范化的處理，在這一過程中形成了大量的科技檔案，而這些科技檔案只有被開發(fā)和利用，才能夠更好的推動社會發(fā)展，從而達到促進生產(chǎn)力的目的。

綜上可以看到要對科技檔案信息資源進行科學合理的開發(fā)和利用，從科技檔案管理實際角度出發(fā)，采取切實可行的對策，進一步提升科技檔案的利用效率。此外，還要加強科技檔案的宣傳，讓更多的人員了解科技檔案管理的現(xiàn)實意義，對科技檔案管理利用實現(xiàn)再認知。