新時期關于高校公共外語教學秘書職責與能力的若干思考

摘 要：高校公共外語教學秘書是一個重要且特殊的崗位，筆者結合自己工作實踐，對公共外語教學秘書崗位職責與應具備的能力展開思考并進行總結。

關鍵詞：公共外語;教學秘書;職責;能力

教學秘書是教學管理的重要組成部分，作為公共外語教學秘書，對維護學院大學外語教學至于和運行起著不可或缺的重要作用，其工作水平和工作質量，直接影響著大學外語教學質量。本文將對公共外語教學秘書的職責進行思考與總結，提出公共英語教學秘書應具備的能力。

一.新時期下高校公共外語教學秘書職責

1、公共外語日常教務管理職責

1.1負責公共外語開課、排課的組織與落實。協助系分管領導制訂公共外語教學計劃，落實每學期各系開課課程，并做好教師定位，保障順利開課。負責公共外語選課數據的管理，組織外語課程的學生選課及退、改選課。協助執行院、系分層次教學管理，為進一步深化公共外語教學改革做好保障工作，并做好公共外語課程和選修課程分班，以及外語課程教學班的名單管理。

1.2公共外語教材的征訂、統計與發放工作。在學期末協助教研室征訂下學期教師以及學生所用教材，報批教材科;在學期開學前安排教師領取教材，保管剩余的教材，做好公共外語教材領取的登記、造冊和存檔工作。

1.3負責學院教務系統有關公共外語信息的整理，負責安排任課教師調、停、補課手續，以及調換教室手續等。每學期按照學院規定計算辦法核算教師教學工作量，并按月上報教學中心，保障教師課時量準確無誤按時發放。

2、公共外語考務工作職責

2.1常規考試的組織與管理?？荚囀墙虒W中非常重要的環節，公共外語期中、期末考試以及重修課程考試都有人數多，考場多的特點，教學秘書需要協助教學中心做好考試各個環節的具體工作安排，具體包括：協助學院教學服務中心做好對大學英語試卷的印刷、保管、分發、回收，任何學生不得以任何形式接觸試卷?？记皡f助學院教學服務中心安排好大學英語考試的考場、分發準考證、撰寫考試注意事項、安排考場及監考教師等?？己髤f助學院教學服務中心收集好大學英語考試考務相關材料，包括試卷、考場記錄、座次表等資料。負責通知大學英語任課教師各類考試的分數錄入，經主管領導同意后，負責有特殊情況的任課教師的分數錄入工作。負責收集和妥善保存歷屆大學英語考試試卷。

2.2學科競賽以及等級考試的組織與管理。公共外語學科競賽包括校內以及校外各種外語類比賽，以我校為例，校外競賽包括全國大學生英語競賽，“外研社杯”英語演講比賽、寫作比賽、閱讀比賽等;校內競賽包括“新生杯”英語演講比賽，英語電影配音比賽，英語話劇比賽等。公共外語學科競賽參與學生往往包含全院各系學生，人數眾多，規模較大，公共外語教學秘書，要做好跟學生、競賽負責教師以及各系負責人的溝通工作，并做好競賽的組織報名、競賽初賽復賽舉辦、以及競賽的宣傳報導工作等。公共外語等級考試最重要的就是每年全國大學生英語四六級考試工作，公共外語教學秘書要協助學院教學服務中心做好大學英語四、六級等考務工作，并做好后期的成績分析統計。

3、公共外語文書管理職責

3.1負責公共外語各類教務文件的上傳下達，協助文件的實施與落實;協助系分管領導做好本系有公共外語的教務事宜;協助系分管領導做好學院教學服務中心安排的公共外語各項教務工作;負責聯絡和協調本系和其他系有關公共外語的教務事宜。協助系分管領導做好公共外語教學研究、質量工程、精品課程等項目的申報工作，并協助項目的實施、落實與存檔。做好公共外語教師論文發表、教材編寫的統計和存檔工作。

3.2負責起草與公共外語教學相關的文件、通知、報告等;負責大學英語各類教務檔案的收集、整理及分類存檔保管;負責公共外語任課教師個人教學信息的管理。參與學院和本系組織安排的各種與公共外語教學相關的活動。負責記錄會議紀要、進行通訊報道，以及對會議紀要、報道和有關照片進行整理歸檔。

4.公共外語教學質量監控職責

協助系分管領導做好大學英語教學質量監控、教風督查、試卷互查、教案檢查、作業批改檢查和任課教師聽課檢查等相關工作。配合學院期中教學檢查，協助系分管領導做好有關查課、座談會、教學信息反饋等相關工作。

二.新時期下高校公共外語教學秘書應具備的能力

1.強烈的責任心。愛默生說：“責任具有至高無上的價值，它是一種偉大的品格，在所有價值中它處于最高的位置。”科爾頓說：“人生中只有一種追求，一種至高無上的追求——就是對責任的追求?！弊鳛榻虒W秘書，在教務管理工作中要做一個有心人，面對繁雜瑣碎的日常事務，要清醒、明確的認識到自我的責任，履行好自我的責任，發揮自我的潛力，克服困難完成工作，同時要做是使自我的團隊所有的成員，認識到、了解到自我的責任，清楚自我的責任，并承擔起自我所在工作崗位的責任。

2.良好的服務意識。教學秘書的本質就是為教學工作服務的，我們要為學生、為教師提供優質的服務，在我們的職責范圍內盡可能的為師生著想，建立起真心實意的服務意識，想老師之所想，急學生之所急，做到熱情、周到、細致、嚴謹，保障教學秩序有序進行，避免出現教學事故。

3.優秀的溝通能力。公共外語教學秘書的教務工作特點是需要經常跟各系之間交流溝通，起著協調上下、溝通左右的作用，必須要有很強的溝通協調能力。積極溝通，換位思考，相互理解，及時反饋，提高應變能力，做到以誠待人，以理服人，建立良好的人際關系，提高工作效率。

4.熟練地辦公自動化技能。教學秘書工作屬于辦公室工作，在大數據時代的新形勢下，辦公自動化、網絡化、信息化以及智能化已經深入在我們的日常教務管理工作中。教學秘書的工作涉及使用排課系統，教務管理系統，各級各類考試系統等;以及各種數據統計、資料管理等。這就要求教學秘書擁有一定的計算機基礎知識，熟練賬務使用現代信息技術的能力與技巧，使教務管理工作更加科學和規范。

5.創新性教務管理思維。教學秘書應具備穿新衣是和較強的學習能力，這樣才能提高教學管理的水平。隨著時代的發展，與時俱進，在工作中要有創新管理思維，不斷總結創新，學習先進管理理念，探索先進管理方法，充分利用資源，優化管理模式。

三.總結

要成為一名優秀的公共外語教學秘書，必須把握自身工作職責和工作特點，牢固敬業精神，提升自己工作責任感，增強服務意識，不斷提高自己業務能力，增強創新意識，為學院發展貢獻自己的力量。

參考文獻

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作者簡介：王樂（1988-11-），女，陜西西安，西安交通大學城市學院，07級本科學士，研究方向：教務管理。