淺析政府單位檔案管理面臨的困局和對策

龐建偉

摘要：政府單位的工作當(dāng)中，檔案管理占據(jù)著工作的主要位置，良好的檔案管理工作可以促進(jìn)工作質(zhì)量的提升以及政府工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，政府單位是否能夠?qū)崿F(xiàn)長期穩(wěn)定地向前發(fā)展，很大程度上取決于檔案管理工作質(zhì)量，因此，提升檔案管理質(zhì)量就是提升政府的綜合工作質(zhì)量和實(shí)力。本文主要分析現(xiàn)階段政府單位的檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問題，基于現(xiàn)階段政府工作的實(shí)際情況，提出具有可行性的改進(jìn)措施，主要目的是加強(qiáng)政府單位的檔案管理質(zhì)量，為政府單位的良好發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：政府單位：工作質(zhì)量;主要問題;改進(jìn)措施;檔案管理

一、政府單位檔案管理工作的主要問題

1.檔案管理工作未受到應(yīng)有的重視

檔案管理指的是對整個單位內(nèi)部所有文件的綜合管理，直接關(guān)系到單位數(shù)據(jù)的整理和保存工作。但現(xiàn)階段政府單位的工作人員對于檔案管理工作存在諸多誤區(qū)。例如：認(rèn)為檔案管理工作在單位工作當(dāng)中不應(yīng)該占據(jù)較大比重，只是無關(guān)緊要的一部分，甚至一些人員認(rèn)為檔案管理工作只是一項次要的工作，對整個單位的影響微乎其微。在不重視檔案管理工作的思維的影響下，在工作單位當(dāng)中也存在著不重視檔案管理工作的表現(xiàn)。例如：對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足導(dǎo)致相關(guān)工作人員工作的積極性較差，甚至容易出現(xiàn)各種差錯。整個單位對檔案管理工作的相關(guān)技術(shù)缺乏更新意識，甚至認(rèn)為并不需要升級和優(yōu)化，更有甚者排斥互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的介入，導(dǎo)致工作效率持續(xù)低下，工作效率持續(xù)走低，工作質(zhì)量可想而知。如此一來，檔案管理并不能夠發(fā)揮促進(jìn)政府單位良好發(fā)展的積極作用。

2.檔案管理工作的管理秩序混亂

在不重視檔案管理工作的大趨勢下，很多單位在規(guī)章制度上并沒有對檔案管理人員進(jìn)行約束，導(dǎo)致相關(guān)部門的工作混亂，責(zé)任劃分不清，分工不明確，由此導(dǎo)致很多問題。例如：檔案安全以及秩序的管理工作找不到具體的責(zé)任人，相關(guān)部門的工作人員能夠做到的僅僅是按時上下班，但在工作效率和成果方面均不能保證。甚至部分工作人員對檔案管理工作持有可有可無的態(tài)度，主要表現(xiàn)在：對檔案的保密等工作內(nèi)容持有無所謂的態(tài)度，監(jiān)督體系的不健全甚至嚴(yán)重缺失的問題對檔案的安全等方面造成的威脅不可忽視。

二、針對現(xiàn)階段政府單位檔案管理工作主要問題的解決對策

1.從思想上對檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

目前政府單位檔案管理工作質(zhì)量不高的根本原因是思想上的不重視。因此，要想解決檔案管理工作的問題，需要從思想意識層面入手。思想觀念的轉(zhuǎn)變的主要目標(biāo)是對檔案管理工作的價值進(jìn)行分析，提升工作人員的價值感。同時，政府部門需要通過多種途徑積極引進(jìn)先進(jìn)的管理模式和工作方法，并且致力于提升人員的綜合素質(zhì)。從管理理念到管理制度均進(jìn)行更新和優(yōu)化。政府部門管理人員適當(dāng)加大資金投入力度，將更多的資金放在檔案管理工作的建設(shè)和管理上，適當(dāng)采取措施，將檔案管理質(zhì)量和完成數(shù)量與單桿管理人員的收入掛鉤，提升工作人員對工作質(zhì)量的重視程度，充分調(diào)動工作積極性，是檔案管理工作人員更多的體會到工作的價值，激發(fā)更多對于工作的認(rèn)同感。此外，針對檔案管理工作重要性的內(nèi)容進(jìn)行全員培訓(xùn)，也是改變固有思想和誤區(qū)的有力手段。

2.積極發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，推進(jìn)檔案管理工作信息化進(jìn)程

當(dāng)今時代是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蓬勃發(fā)展的階段，大互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越多的應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域當(dāng)中的時代背景下，政府單位的檔案管理工作自然也不能缺少網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的助力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對各部門工作的幫助不可小視，與傳統(tǒng)的人工比較而言，信息化的工作模式能夠大大提升工作效率，單純采用人工進(jìn)行檔案管理，具有工作繁瑣，費(fèi)時費(fèi)力的特點(diǎn)，而且檔案管理工作的質(zhì)量容易受到工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)差錯問題影響工作效率。信息化政府單位檔案管理能夠解決由于人為因素導(dǎo)致的工作效率低下甚至差錯問題，同時，隨著單位的不斷發(fā)展，檔案資料難免會呈現(xiàn)出不斷增加的趨勢，僅采用人力已經(jīng)無法滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，因此，有必要積極引進(jìn)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)，將檔案管理工作的發(fā)展方向進(jìn)行積極調(diào)整。但網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的同時，也存在一定的不安全因素，特別是在信息保密方面，也需要人為進(jìn)行干預(yù)，最科學(xué)的檔案管理模式應(yīng)該是人工與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)優(yōu)勢互補(bǔ)，互相配合和補(bǔ)充，既能夠提升工作效率，又有助于檔案保密工作的順利開展。

3.建立健全監(jiān)督管理機(jī)制

大部分政府單位當(dāng)中，檔案管理工作或多或少的存在人員分工不明確，責(zé)任落實(shí)不清的問題，進(jìn)而影響工作質(zhì)量和責(zé)任的追究，甚至造成工作人員不負(fù)責(zé)任的工作作風(fēng)。針對這一問題，最根本的解決途徑是在管理制度上進(jìn)行不斷優(yōu)化和健全，例如：建立分工明確的工作體系，將每個人的分工進(jìn)行公示，有助于提升工作人員的價值感和責(zé)任感，一旦出現(xiàn)問題，直接追究責(zé)任到具體的負(fù)責(zé)人。建立健全獎懲機(jī)制，對于一定時期內(nèi)工作無差錯，工作效率較好的個人，給予酌情獎勵。相反，一旦發(fā)現(xiàn)工作差錯，及時給予懲罰，例如：進(jìn)行通報批評，嚴(yán)重者在公式批評的基礎(chǔ)上，適當(dāng)扣除相應(yīng)的績效。在相對較全的管理體系當(dāng)中，工作人員的責(zé)任感能夠得到充分調(diào)動，進(jìn)而加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，可謂是一舉多得。

總結(jié)

政府單位的檔案管理工作在不同時期面臨的挑戰(zhàn)不盡相同，需要在檔案管理工作的優(yōu)化道路上不斷前進(jìn)。首先是從思想觀念上足夠重視，積極引進(jìn)科學(xué)技術(shù)，其次是在管理層面做好科學(xué)的監(jiān)督，進(jìn)而能夠為檔案管理工作的高質(zhì)量落實(shí)創(chuàng)造良好的條件。

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（作者單位：突泉縣政務(wù)服務(wù)中心）