關于檔案數(shù)字化的必要性及解決主要問題的對策

白云麗

摘要：在企業(yè)建設過程中，檔案具有不可或缺的重要價值，相關人員必須對其加強重視，而在現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化是各行各業(yè)檔案管理工作的必然趨勢，本文首先分析檔案實現(xiàn)數(shù)字化的必要性，然后以此為基礎，進一步探究在實現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中相關問題的解決策略，希望能夠為其相關人員具體工作提供更為豐富的理論依據(jù)。

關鍵詞：檔案;數(shù)字化;必要性;主要問題;解決對策

現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展對我國企業(yè)建設提出了更高的要求，各行各業(yè)在開展具體工作時，合理優(yōu)化檔案管理能夠對其工作質(zhì)量進行更高程度的保障，相關人員需要對其進行更為深入的分析，為了對其檔案數(shù)字化具有更為明確的認知，特此展開本次研究，希望能夠推進相關行業(yè)的進一步發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化必要性

（一）優(yōu)化檔案借閱管理

在企業(yè)建設過程中，檔案資料是其各個崗位開展具體工作的參考依據(jù)，但是由于紙質(zhì)檔案容易丟失或損壞，同時檔案具有一定程度的特殊性，進而導致相關人員在進行檔案借閱管理過程中具有較高的工作難度。相關資料表明，在我國現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案的借閱數(shù)量正在逐步降低，雖然相關部門針對具體情況出臺了一系列借閱制度，但是整體應用效果卻存在很大程度不足，甚至會在一定程度內(nèi)造成資源浪費。檔案數(shù)字化的發(fā)展使該問題得到有效解決，同時還可以對其檔案管理工作具體流程進行合理規(guī)劃，確保能夠及時歸檔檔案資料，實現(xiàn)工作效率的有效提升，只有確保檔案管理制度的科學完善，才能使現(xiàn)代社會發(fā)展需求得到進一步滿足，進而確保對檔案進行更高程度的數(shù)字化管理。

（二）有效保護檔案原件

相對于其他信息資料而言，檔案具有極為明顯的原始性和記錄性，所以在進行檔案管理過程中，需要對其孤本，原稿和原本加強重視。基于此，科學保護檔案原件具有極其重要的價值。通常情況下，在企業(yè)建設過程中，具有大量的檔案，在此過程中受到條件限制，相關企業(yè)在保管檔案過程中，缺乏合理的存放空間，部分紙張容易變脆，遭受破壞。與此同時，企業(yè)在進行工程整改，消防需求時，需要加曬圖紙，無論底圖是白圖還是硫酸紙，折損都會對其造成很大程度的影響，在進行多圖曬圖之后，容易對原件造成斷裂，破損或污染等損害。在不斷增多檔案使用量的過程中，不可避免會進一步磨損原件，而檔案數(shù)字化的有效發(fā)展，不僅能夠替代原件使用，對檔案原件進行科學保護[1]。與此同時，對于具有久遠歷史的檔案資料，在進行數(shù)字化處理過程中，能夠對其進行更為有效的保護，避免出現(xiàn)篡改檔案的不良行為。

（三）合理開發(fā)檔案資源

為了使其到案利用價值得到更高程度的發(fā)揮，相關人員需要科學應用計算機設備的文件檢索功能對信息進行加工，實現(xiàn)信息編輯成果的快捷性。例如可以對單位每年發(fā)文進行匯編，確保辦公室能夠更為輕松的整理當年發(fā)生的相關事件，匯總某一項目建設過程中，設備、科技、文書、實物等具體資料，確保能夠為設計者和管理者提供更為便捷的服務。與此同時，數(shù)字化檔案的科學構建能夠對其進行拷貝，突破檔案的孤本狀態(tài)，相關人員能夠同時共享一份文件。

二、問題解決對策

（一）提升軟硬件平臺的通用性

由于不同文件的軟硬件平臺和存儲格式存在很大程度差異性，因此，在進行檔案管理過程中，目錄數(shù)據(jù)庫無法確保有效連接全文數(shù)據(jù)，甚至會導致出現(xiàn)無法尋找和使用檔案的不良狀況，使檔案數(shù)字化作用和應用優(yōu)勢無法得到有效發(fā)揮，進而造成物力，財力和人力資源的浪費，對檔案管理的信息化和網(wǎng)絡化建設造成很大程度不良影響。與此同時，由于不同單位電腦配置各不相同，同時，整體兼容性也普遍較差，在一定程度內(nèi)影響系統(tǒng)軟件移植性，為了對該部分問題進行有效解決，檔案部門在和信息管理部門商議之后，在對電子文件進行歸檔時，需要提出明確的格式要求，同時還需要基于具體情況，選擇具有較強通用性的軟硬件設施，以此為基礎，才能確保檔案在實現(xiàn)數(shù)字化運行時具有更高安全性和穩(wěn)定性，對其后期工作的有序開展，進行更高程度的保障。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案信息管理人員需要有效提升自身專業(yè)素質(zhì)，在檔案管理實現(xiàn)電子化發(fā)展過程中，首先需要確保具有現(xiàn)代化人才。就目前發(fā)展狀況而言，在檔案管理過程中人員配置方面，大部分工作人員都是從其他工作崗位轉崗而言，檔案管理知識缺乏，同時在無法確保熟練操作計算機設備。與此同時，相關人員現(xiàn)代技術水平普遍較低，獲取信息和處理信息的能力存在很大程度的不足，進而無法對相關檔案進行更為有效的電子化管理[2]。基于此，檔案管理人員必須高度適應檔案信息技術的有效發(fā)展，進行相關知識的深入學習，確保自身具有更為完善的知識結構，通過消化學習新的信息技術，合理應用現(xiàn)代科技，不斷提升個人職業(yè)素質(zhì)。在熟練掌握傳統(tǒng)檔案管理辦法的同時還需要科學應用電腦知識，同時，合理利用相關存儲設備，從服務手段和工作中心兩個方面對傳統(tǒng)檔案管理模式進行科學改善。今天檔案管理工作人員必須不斷改進自身知識結構，對其進行信息意識的科學培養(yǎng)，對我國傳統(tǒng)檔案管理中重藏輕用的狀況進行科學改善。

三、結束語

總而言之，在進行檔案管理過程中，數(shù)字化的有效落實能夠確保合理優(yōu)化檔案借閱管理，有效保護檔案原件，合理開發(fā)檔案資源，對其檔案資源的應用效率進行更高程度的保障，在此過程中，通過有效提升軟硬件平臺的通用性，提升檔案管理人員素質(zhì)能夠對現(xiàn)階段數(shù)字化發(fā)展過程中存在的各項問題進行有效解決，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的有效落實，對其檔案應用效果進行更高程度的保障。

參考文獻：

[1]張春霞.淺談檔案數(shù)字化建設原則的幾點思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2017 （6）：17-17.

[2]白海珍.探析我國檔案數(shù)字化建設實踐與發(fā)展策略[J].新校園（上旬），2017 （1）：175-175.