淺談人力資源在辦公室管理中的應用

【摘 要】 本文結合辦公室人力資源的實際，提出了一些切實可行的建議和措施：堅持人本管理，尊重員工價值，通過發展人來發展團隊;打造一支堅強有力的辦公室人才隊伍;建立公平公正的激勵機制;拓展辦公室服務領導、信息服務等重要職能。

【關鍵詞】 人力資源;辦公室管理

辦公室要想管理好，最重要的是人力資源的管理。辦公室應該充分發揮人力資源的優勢和潛力，加強團隊管理，形成和諧友好、凝心聚力的辦公氛圍，員工工作的積極性、創造性得到最好發揮，辦公室各項職能得到完善、拓展。本文在此著重談談人力資源在辦公室管理中的應用，具體闡述如何采用科學的人力資源管理方法，最大化地發揮辦公室作用，從而推動單位整體運轉更加高效。

一、堅持人本管理，尊重員工價值，通過發展人來發展團隊

以人為本，是科學發展觀的核心。“以人為本”的管理重視人的需要，以實現人的全面發展為目標。在管理過程中，管理者以人為出發點和中心，圍繞著如何激發和調動人的積極性、主動性、創造性，鼓勵、培養員工，實現人與單位共同發展。辦公室是一個單位內外溝通、上下銜接、左右聯結的“橋梁”和“紐帶”，辦公室工作是與人打交道、服務于他人、服務于整個單位的。因而，“以人為本”的管理理念非常適合辦公室工作特點。對于辦公室員工來說，只有以人為本，充分尊重人、理解人，才能做好溝通協調工作，統籌兼顧部門、單位之間的關系，平衡意見分歧。對于辦公室管理者來說，只有尊重每個人的人格，重視每個人的能力，鼓勵每個人積極提升業務水平及綜合素質，才能實現辦公室整體工作效率和工作質量的較大突破。

以人為本，要關注人的需求，凝聚人的智慧，激發人的潛能，提升人的技能，促進人的發展。管理者要幫助員工實現職業愿景，增強員工的集體歸屬感。管理者應當鼓勵員工將自我價值的實現與單位的發展目標相融合，將個人才智與辦公室團隊發展結合起來，群策群力做好辦公室工作。辦公室的發展以人的發展為基礎，依賴于人的發展。因此，辦公室的管理活動應該以發展人為根本目的，以發展辦公室、進而推動單位整體長遠發展為終極目標。管理者可以為員工提供多方面的發展機會，比如晉升職位、增加福利、崗位歷練、外出培訓等等，這些都有助于單位和員工獲得較好的發展。

二、打造一支堅強有力的辦公室人才隊伍

擁有一支政治素質強、業務能力精的辦公室干部隊伍，是做好辦公室工作的根本前提。辦公室每個工作人員素質和能力的高低，責任心的強弱，直接關系到辦公室工作質量的優劣和效率的高低，關系著辦公室的團隊建設，進而影響到一個單位的整體運轉。因此，如何吸引、培養、留住、儲備一批有用之才，發展一支訓練有素、精干上進、來之能戰、戰之能勝的辦公室人才隊伍，對單位和辦公室管理者來說都具有十分重要的現實意義。

首先要在選人用人上科學設崗，按崗選人。辦公室的各個崗位都有與之相適應的素質、能力要求，這就必須根據崗位需求選用合適的人才，做到揚長避短、人盡其用。辦公室工作內容繁多，崗位之間的職能有一定的交叉重疊，每個崗位的工作有主有次，要抓住主要職能來劃分崗位，不要把職能區分過細，界限過嚴。可設可不設的崗位盡量不設，有利于各個崗位之間形成互補關系，減少工作中因推諉扯皮產生的阻力。選用人才時要兼顧學歷、專業、實踐技能和品德素養等各方面的因素，要重視真才實學，重視解決實際問題的能力。

二是要做好“留進”的加法，“留出”的減法。辦公室工作接觸領導多，工作機遇多，所以具有較強的吸引力。與此同時，辦公室工作十分艱巨難干、繁雜單調、瑣碎枯燥，常常要處理頭緒多、時間緊、任務重的工作，往往是一件工作還沒結束，新的工作又接踵而至，加班加點是家常便飯。所以辦公室工作并不容易長久地留住人才，員工一旦遇到更好的工作機會便會離開。因此，辦公室管理者要在“留住人才”上出真招，從發展前景的規劃，再到情感歸屬的營造，旨在讓人才更好地“留住”與“留下”。辦公室管理者要帶頭吃苦帶頭干，指導督促辦公室人員不斷提高業務水平，積極主動地幫助他們解決工資、職稱、福利待遇、個人發展等方面的困難和問題，為辦公室人員各方面的發展提供較好的平臺。

三是提高辦公室工作人員的能力。人事部門要幫助辦公室配齊配強工作班子，特別是秘書等關鍵崗位，一定要選配政治立場堅定、具備較強政治鑒別力和敏銳性、文字駕馭能力好、善于處理矛盾的人選擔任。辦公室工作很雜，頭緒也多，要做好辦公室工作，必須結合辦公室工作實際加強學習。要不斷提高文字駕馭能力，保證文件材料質量。提高組織協調能力，善于與人相處，與部門協調，善于處理各種矛盾。時時處處從工作大局出發，堅持工作原則，堅持是非標準，敢于把關、嚴于把關，維護各項政策措施、規章制度的嚴肅性。

三、建立公平公正的激勵機制

辦公室工作點多、線長、面廣，事無巨細，必須杜絕紕漏、精益求精，工作標準很高。所以，在辦公室管理中，科學設置適合的激勵機制和獎勵措施是最為有效的管理手段之一。要建立公平公正的激勵約束機制，對于優秀員工，應該給予充分激勵，有效促進員工不斷提高工作效率和質量，提升員工忠誠度，實現員工與部門、單位共贏的目標。同時要嚴格執行處罰制度，用制度管事，用責任管人。落實處罰制度時，要注意不能“雷聲大雨點小”、搞變通、講人情，這樣會使制度形同虛設，組織渙散，比沒有制度的危害還要大。

管理者要充分認識辦公室的地位和作用，經常性地與員工談心，目的是為了幫助每一位同志改正缺點，發揮長處，不斷取得更大的進步。要多看到員工的優點和對工作的辛苦付出，領導的表揚和肯定是激勵員工工作的不二法寶。只有在領導的不斷激勵下，才能讓員工產生成就感和自信心，才能源源不斷地激發其內在的工作積極性。相反，批評多了，就會有挫折感，喪失信心，對工作失去興趣，甚至產生抵觸情緒。此外，管理者還要真正關懷每一名員工及其家庭，讓員工切實感受到組織的關心，才能讓員工有歸屬感，對組織產生認同感，才會真正把工作當作自己的一份事業來做，而不僅僅是謀生的手段。

四、拓展辦公室服務領導、信息服務等重要職能

目前，我國發展的機遇與挑戰并存，優勢與困難同在，各項改革不斷深入，新問題層出不窮，作為辦公室人員應該認識到，新的環境變化勢必對辦公室工作和管理者提出了新的更高要求：各級領導需要從宏觀上著力把握行業發展方向，民主決策、科學決策需要準確的信息并得以貫徹實施，這就需要辦公室做好領導的“參謀”。

首先要拓展辦公室服務領導的職能，增強服務領導的主動性，減少被動性。在領導面臨著一系列紛繁復雜的新情況、新問題時，辦公室人員要多思多想，為領導出主意、想辦法，要上知方向、下知實情，遠知信息、近知意圖。要增強對全盤工作的了解和認知。充分借助辦公室的信息樞紐地位，通過文件、會議等多種渠道，準確地把握領導對各項工作的要求和意見，全面了解各項工作開展的情況和責任部門，及時掌握各項工作在推進中出現的問題和困難，憑借辦公軟件實現信息資源共享，讓全單位的人員盡可能全面、對稱地了解工作信息，增強全局意識和大局觀念，增強工作的方向感和目標意識，增強相互之間的銜接和協調。

二是拓展辦公室信息服務的職能。努力加強政務信息的采編。圍繞單位中心工作和重點、難點、熱點問題，刊載上級單位對工作的要求，本單位對工作的具體部署，單位重要工作的進展動態，基層工作的新經驗和新措施，工作中出現的新問題，突發事件的發生以及處理，有關專家、學者對單位所在業務領域工作的研究以及本行業人員的工作思考，立足服務于領導決策和中心工作的推進。

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【作者簡介】

翟超群（1982.7—）女，漢族，河南駐馬店人，研究生，陜西省公路局經濟師，研究方向為：人力資源.