新時期如何做好高校檔案管理工作

孟瑛

摘 要：隨著教育改革的深入進行，高校檔案管理工作也面臨著創新和挑戰，新時期高校檔案管理工作應創新管理的理念、優化管理的路徑，在提高管理效率的基礎上讓高校檔案管理工作更加規范化。

關鍵詞：新時期 高校 檔案管理 問題 路徑

信息化和網絡化的發展為高校檔案管理工作提供了機遇，在新時期的背景下，高校應從新的角度以及新的發展眼光來解決當高校檔案管理工作中存在的問題，以此來提高高校檔案管理工作的質量，促進高校檔案管理工作的發展。

引言

高校檔案管理工作的內容為管理學校教學、科研、學生信息以及認識變動等資料，對資料進行收藏和整理，并不只是文件資料，還包含著會議記錄、優秀教案、優秀講稿以及學校所參加的社會活動信息，這不僅是學校最重要的信息資源，也是高校發展和創新的基礎保障。對于高校而言，檔案管理工作是學校發展變化的歷史見證，也是信息保存和查閱的來源依據，可以說，高校的發展離不開檔案管理工作。

一、新時期高校檔案管理工作中所存在的一些問題

隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作面臨著管理方式上的改革和創新，但就目前高校檔案管理的實際情況來看，在管理的理念以及管理的方式上存在一定的問題。首先，管理理念的落后是新時期高校檔案管理工作發展的主要阻礙，信息技術的在各行業的普及應用需要檔案管理工作進行應對和協調，但由于受傳統理念的束縛，檔案管理工作還在沿用傳統管理的方法，并未結合時代發展做出及時的應對改變。人工管理的方式已經逐漸被信息化、自動化管理所取代，一些管理人員缺乏創新管理意識，將傳統歸檔法作為主要方式，對于檔案管理的效率和質量造成了一定的影響。高校檔案資源的使用率得不到提升，并且資源的完整性也無法保證，檔案管理安全問題堪憂。缺少完善的檔案管理體系是高校檔案管理的關鍵所在，在建立檔案時，高校應合理的應用新時期信息技術的優勢，構建完善的檔案管理體系，應用現代化的管理理念將檔案資源的功能發揮到最大。

二、簡述優化高校檔案管理工作策略

1.重視宣傳檔案管理理念，進一步強化高校檔案管理人員的檔案管理意識

對高校管理工作來講，檔案管理是其各項工作中重要工作之一，無論對教職工個人還是學校發展都具有重要作用和意義。所以，針對高校檔案管理工作，首先高校自身應給予特別的重視，重視檔案管理相關人員教育和培訓工作，從而有效強化高校檔案管理人員檔案管理意識，通過加強校園內、外宣傳工作力度和定期培訓的形式，切實幫助檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，從而增強其工作責任心和工作積極性。同時，通過定期培訓的方式，不斷汲取先進的檔案管理工作理念和技術，不斷提高檔案管理工作效率和質量，為高校全體師生提供優質的檔案服務。由于檔案管理工作常處在一個較為封閉的環境當中，在陳舊的工作理念下一些檔案管理工作人員工作方式陳舊、單一，在實際工作中應變能力及溝通協調能力也相對欠缺，這就要求檔案管理工作人員應與時俱進的更新工作理念，應具備‘管理即服務的意識，不斷鍛煉和提升自身溝通、表達等多方面能力，努力為高校廣大師生提供優質的檔案信息服務。

2.加大資金投入重視高校檔案信息化建設

隨著信息時代的全面到來，新歷史時期背景下要求高校檔案管理工作應充分利用互聯網信息技術，實現高校檔案管理工作的不斷優化和完善，不斷提升檔案管理工作質量和效率，為廣大師生提供更加良好的信息檔案服務，為學校長遠發展提供有力依據和保障。加強檔案管理工作信息化建設也是社會發展的必然趨勢。在高校檔案管理工作過程中，應及時進入先進的技術手段推動檔案管理工作信息化發展，促進高校檔案管理工作現代化、數字化和標準化，促進高校檔案管理工作從紙質檔案管理向信息數字化管理過渡和轉化。首先，高校應加大基礎硬件設備方面的資金投入，比如，計算機、打印機、復印近、掃描儀以及刻錄機等設備，為檔案管理信息化提供良好的應堅持基礎，實現信息化檔案管理能夠在檔案信息的搜集、錄入、和整理存儲等方面節省出大量的時間，有效優化檔案管理工作流程提高檔案管理工作效率。

3.打造高素質的高校檔案管理工作人員隊伍

對高校檔案管理工作來講，具體執行相關工作的就是學校的檔案管理人員，其自身的專業能力和職業素養直接決定了高校檔案管理質量，在全新歷史時期下，要求高校在重視檔案管理工作的前提下，注重檔案管理工作人員自身專業素質和職業素養的提升。高校應采取多種措施努力打造高素質的高校檔案管理工作人員隊伍，通過定期組織檔案管理人員學習培訓的方式，在培訓過程中檔案管理人員不斷學習和掌握全新的檔案管理工作理念、技術方法、計算機技術等，強化并提高自身業務綜合能力和職業素養，保證檔案管理人員專業素質能夠和高校檔案管理需求相匹配。另外，要求檔案管理人員應具備終身學習的意識，通過自主學習的方式不斷拓展自身知識面和眼界，并應具備良好的職業素養和責任心，遵守保密協議具備良好的職業操守，從而不斷提升檔案管理工作質量，確保高校各項工作活動順利有效開展。

結語

新時期高校檔案管理工作應結合當前教育發展的趨勢，在管理的理念和管理的方式上進行革新，分析目前檔案管理中所存在的問題，將提高檔案管理效率、創新檔案管理路徑作為工作的重點，增強檔案管理人員的管理意識，提高工作的積極性，從根本出發，既滿足新時期高校檔案管理的工作需求，更能促進高校檔案管理工作的發展，相關人員應積極對管理的模式做出調整和改變。

參考文獻

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