高校政府采購(gòu)檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究

王楠?陳忠航

為更好促進(jìn)高校政府采購(gòu)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，本文結(jié)合工作實(shí)踐論述了高校政府采購(gòu)檔案的含義內(nèi)容，明確了檔案管理的重要意義，分析了目前高校政府采購(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題，提出了改進(jìn)和加強(qiáng)高校政府采購(gòu)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

一、高校政府采購(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）重視程度不夠。從整體上而言，高校政府采購(gòu)檔案管理工作與政府采購(gòu)活動(dòng)本身相比稍顯滯后，是整個(gè)程序中較為薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)于政府采購(gòu)檔案管理所具有的價(jià)值，部分高校尚未認(rèn)識(shí)到，僅僅認(rèn)為是后續(xù)審計(jì)部門檢查的材料。高校政府采購(gòu)檔案管理內(nèi)容多、雜，而且涉及的部門多、環(huán)節(jié)多，各個(gè)高校的管理人員在參與政府采購(gòu)過(guò)程中只重視采購(gòu)程序是否符合要求，對(duì)采購(gòu)?fù)瓿珊髾n案的保管沒(méi)有足夠的重視。

（二）管理制度缺乏。高校政府采購(gòu)檔案涵蓋了項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)審批、采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)審批、招投標(biāo)文件制作、采購(gòu)合同簽訂、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，部門高校缺少專門的采購(gòu)檔案管理實(shí)施細(xì)則，或者有高校制定了規(guī)章制度卻只是掛在檔案室的一項(xiàng)規(guī)定沒(méi)有實(shí)際落實(shí)，使得高校各個(gè)部門對(duì)檔案收集范圍以及整理和分類標(biāo)準(zhǔn)等不統(tǒng)一，加上各個(gè)職能部門作為采購(gòu)活動(dòng)的中間環(huán)節(jié)，只按其所屬各自只保管自己科室的檔案材料，使采購(gòu)檔案材料被人為分割成的好幾部門，各自為屬歸檔，導(dǎo)致高校政府采購(gòu)檔案管理缺乏連續(xù)性、連貫性和整體性。

（三）人員專業(yè)素養(yǎng)不高。部分高校沒(méi)有落實(shí)專職人員管理政府采購(gòu)檔案，幾乎都是兼職檔案管理員。工作人員日常工作較多，對(duì)檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有界限，不清楚哪些應(yīng)該歸檔、哪些不歸檔，還有對(duì)檔案管理的時(shí)效性并未重視，所形成的紙質(zhì)材料歸檔不及時(shí)，還有的高校管理人員對(duì)檔案收集往往不夠細(xì)致，僅僅把政府采購(gòu)開(kāi)始以來(lái)所產(chǎn)生的材料收集起來(lái)，認(rèn)為只要裝訂到一起、放到一起就認(rèn)為是歸檔了，缺少目錄缺少標(biāo)題的現(xiàn)象較為常見(jiàn)。比如同一項(xiàng)目的采購(gòu)文件沒(méi)有統(tǒng)一存檔。同時(shí)，交到檔案室的采購(gòu)檔案隨意出借等情況在一些高校也較為常見(jiàn)。

（四）硬件投入不足。部分高校缺少必要的檔案管理硬件設(shè)施，僅僅是配備了一個(gè)房間即建成了檔案室，有的高校投入了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂器等，但隨著科技的發(fā)展，信息化的發(fā)展導(dǎo)致傳統(tǒng)的管理方式已難以達(dá)到新時(shí)期高校政府采購(gòu)檔案保存和管理的硬件要求。

（五）職能部門缺乏溝通。高校政府采購(gòu)工作需要內(nèi)部幾個(gè)職能科室共同協(xié)作，比如采購(gòu)辦公室主要負(fù)責(zé)招標(biāo)部分，而資金則是由計(jì)劃財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)，項(xiàng)目立項(xiàng)則由教學(xué)科研部門負(fù)責(zé)。然而科室之間卻互不溝通，互不協(xié)調(diào)，更沒(méi)有劃分部門與部門之間分工歸檔的范圍，造成重復(fù)歸檔或是遺漏材料。

（六）電子化管理滯后。一些高校檔案室配備了基礎(chǔ)硬件，配套了數(shù)字化管理軟件。但部分高校認(rèn)為把采購(gòu)檔案信息錄入電腦即實(shí)現(xiàn)了信息化管理，根本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一嵌入數(shù)據(jù)庫(kù)中，在一定程度上導(dǎo)致采購(gòu)檔案無(wú)法共享，影響了檔案的利用率。

二、高校政府采購(gòu)檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)宣傳。高校要加強(qiáng)學(xué)習(xí)《政府采購(gòu)法》《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，加大宣傳檔案管理法律知識(shí)，適時(shí)組織相關(guān)人員集中學(xué)習(xí)探討，通過(guò)學(xué)習(xí)交流提高工作人員檔案管理意識(shí)和法制觀念，使他們?cè)谌粘９ぷ髦懈又匾曌龊脵n案的收集、分類，更加自覺(jué)做好檔案歸檔工作。

（二）完善制度體系。各個(gè)高校要嚴(yán)格按照《政府采購(gòu)法》的要求，建立一套完整的規(guī)章制度，統(tǒng)一管理口徑，明確保管內(nèi)容、界定職能部門職責(zé)范圍。

（三）提升隊(duì)伍專業(yè)能力。管理隊(duì)伍上應(yīng)選擇一些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)好的專職檔案人員，定期組織專業(yè)的檔案知識(shí)及現(xiàn)行政府采購(gòu)法律法規(guī)培訓(xùn)，讓檔案管理人員熟練地掌握采購(gòu)檔案工作的具體環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作人員的法律意識(shí)、業(yè)務(wù)水平，掌握高效合理的檔案管理技能。

（四）增加檔案室硬件投入。各高校要加強(qiáng)檔案軟硬件建設(shè)投入，建立專門的檔案室，配備計(jì)算機(jī)、打印復(fù)機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、監(jiān)控及檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，做到檔案查閱檢索方便快捷。

（五）加強(qiáng)檔案管理考核。各高校要將采購(gòu)檔案管理納入考核，參照考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目檔案裝訂歸檔進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行公示。

（六）提高電子化、數(shù)字化水平。充分運(yùn)用電腦和檔案管理軟件等先進(jìn)的管理手段，提升高校政府采購(gòu)檔案利用率。在檔案管理工作的過(guò)程中，務(wù)必做好安全管理工作，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，要利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來(lái)提高政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。

綜上所述，高校政府采購(gòu)檔案管理作為政府采購(gòu)工作中最容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有從根本上重視，通過(guò)健全制度、加強(qiáng)培訓(xùn)、增大投入、強(qiáng)化監(jiān)督等方式對(duì)其優(yōu)化，才能提高檔案管理水平，才能發(fā)揮高校政府采購(gòu)檔案應(yīng)有的價(jià)值和作用。唯有不斷在探索中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)才能切實(shí)推動(dòng)高校政府采購(gòu)檔案的管理水平。（作者單位：吉林醫(yī)藥學(xué)院，資產(chǎn)管理處）