高校檔案館數字化建設的路徑選擇研究

周潔

隨著科學技術的不斷發展，智能、便捷、高效已經成為了時代的代名詞，高校檔案館作為擁有穩定、龐大用戶群的信息寶庫，其在數字化建設道路上必須緊跟時代步伐，以智能化設備武裝自己，形成一整套檔案管理，為用戶服務的現代化數字化建設體系。

高校檔案館中珍藏的都是從高校建立之初的一些重要資料，其中的部分資料有著非常重要的歷史文化價值，所以必須小心保護。通過對傳統檔案館的分析和研究，筆者發現，以數字化建設為核心，不僅能讓高校檔案館擺脫“尾大不掉”的問題，還能進一步節約管理和服務成本。下面，筆者將從高校檔案館數字化建設的重要性及相關路徑兩個方面進行分析，具體如下。

一、制度化建設為數字化建設開綠燈

（一）完善和優化檔案管理制度

管理制度好不好，關鍵就是要看它是否符合現實的工作需要和時代發展的要求，高校檔案館要實現數字化管理和服務，其管理制度必然要推陳出新，在其中加入對數字化建設的相關要求、具體指標等一些在傳統的檔案管理制度中是不存在的內容。

（二）增強管理制度與數字化建設的契合度

數字化建設為核心，高校檔案館就不能再以原來的管理制度為工作指導，而是要增強管理制度與數字化建設的契合度，從制度細節入手為數字化建設常開綠燈，敢于大刀闊斧的改進和優化，這樣才能保障數字化建設之路平順且通暢。

二、大規模引入智能化管理設備

（一）配置較高的計算機

數字化建設的第一步就是要大批量的引入配置較高的計算機，這很好理解，因為所有的管理軟件都需要占用很大的內存，要實現便捷、高效的目的，就必須以配置較高的計算機打底，夯實數字化建設基礎。

（二）功能強大的檔案管理系統

功能強大的檔案管理系統也是數字化建設中必不可少的配置之一。采用了該系統之后，傳統的紙質檔案數量將進一步減少，許多檔案都可以入網存儲，不必擔心年限問題，而一些非常重要的檔案資料可以在網絡中進行備份，防止檔案丟失或損壞。

（三）智能化的檔案調閱和歸還系統

解決檔案調閱和歸還過程中的一系列問題是數字化建設中必須攻克的難關，所以就需要智能化的檔案調閱和歸還系統，這套系統的功能就是以計算機代替人工記錄調閱和歸還過程中涉及的各種信息（例如時間信息、借閱人信息、資料信息等等），而且在大數據技術的支持下，這些信息還能被深度挖掘，從而幫助檔案管理員確定檔案的類別、安全等級。

（四）完備的權限管理系統

檔案不是圖書，不是每個人都能隨意調閱的，所以引入完備的權限管理系統的檔案館數字化建設的關鍵。該系統可以對借閱人的身份進行識別，如果有權限則開放查詢和調閱端口，反之則不開放，可以有效防止重要的檔案資料外泄，最大限度的保障高校信息安全。

三、提高檔案管理人員的信息素養

（一）熟練操作智能化管理設備

再好的設備也是人來操作，作為新時代的檔案管理人員，為配合檔案館的數字化建設工作，也必須要掌握所有智能化設備的使用方法。這就需要建設團隊在考慮設備更新問題的同時也考慮人員培訓問題，最好的方法是進行“原廠工程師培訓”，即讓原廠的安裝人員和程序設計人員親自培訓，按部就班的教給檔案管理人員操作步驟，從而有效避免因操作失誤而產生的檔案安全問題。

（二）具備較強的網絡信息安全意識

檔案的數字化管理也并未有百利而無一害，將紙質檔案轉化成數字信息，本身也只是將信息安全威脅進行了轉化。當下，網絡黑客、病毒橫行，作為檔案管理員，必須要具備非常強的網絡信息安全意識，日常工作過程中嚴格按照工作流程，杜絕因人為干預而造成的網絡信息安全問題。

（三）以人為本的工作服務意識

現在的高校檔案館的工作職能已經發生了變化，除卻傳統的檔案管理之外，更重要的是秉持“人本”工作理念，給予用戶最好的服務體驗。尤其是在數字化檔案館建成之后，檔案管理已經變得智能可靠，不會占用管理人員太多的工作時間，但相對的，如何提升檔案管理的智能化水平，從而讓用戶獲得更好的服務體驗，就成為了主要工作。因此在新時期，必須要培養檔案管理人員以人為本的工作服務意識，由“管理型”向“服務型”過渡，從用戶角度出發不斷優化檔案管理工作。

四、結語

綜上所述，高校檔案館要實現自身的穩定可持續發展，就必須在管理制度的指導下，依托智能化設備、管理人員實現檔案信息的安全、高效、便捷流轉，在省去不必要的中間環節的基礎上，進一步降低成本提升管理和服務質量。當然，上述分析只是筆者的個人淺見，不足之處還請各位讀者朋友批評指正。（作者單位：四川大學錦城學院）