應收賬款管理中的Excel技術應用

閻冰潔 劉建生

摘要：提高應收賬款的管理效率是企業(yè)營運資金管理的核心內容之一，強化應收賬款管理可以有效地提高企業(yè)資金運作的效率，增強資金的流動性。應收賬款財務數據多樣卻龐大，能否對數據做高效的歸類與整理直接決定財務工作的效率，應用excel技術對應收賬款管理能顯著提高管理效率，該文結合應收賬款的常用管理，列舉并總結出了部分實用的應收賬款管理中的excel技術來幫助我們統(tǒng)計和自動計算，就可以有效減輕財務的工作量。

關鍵詞：應收賬款;Excel;構成分析;賬齡分析

中圖分類號：TP317.3? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）19-0211-03

Abstract： Improving the management efficiency of accounts receivable is one of the core contents of enterprise working capital management. Strengthening the management of accounts receivable can effectively improve the efficiency of enterprise capital operation and enhance the liquidity of funds. The financial data of accounts receivable are various but huge. Whether the data can be classified and sorted efficiently directly determines the efficiency of financial work. The application of Excel technology in the management of accounts receivable can significantly improve the management efficiency. Combining with the common management of accounts receivable， this paper lists and summarizes some practical excel techniques in the management of accounts receivable. To help us count and calculate automatically， we can effectively reduce the financial workload.

Key words： accounts receivable; excel; composition analysis; aging analysis

1 背景

應收賬款就是指企業(yè)在銷售過程中通過賒銷， 為購買者提供付款時間上的寬限產生的未收貨款[1]。故應收賬款的確認同企業(yè)收入的確認有著極大程度的關聯(lián)，在企業(yè)對應收賬款的分析與管理時，企業(yè)需要考慮到多種因素。本文從應收賬款管理及應收賬款Excel技術應用兩方面進行闡述。

2 應收賬款管理概述

應收賬款管理是指企業(yè)在進行賒銷業(yè)務時， 從授信方把產品或者服務提供給受信方， 由此產生相應的債權并進行日常跟蹤管理， 直到賬款清理完畢的全過程[2]。應收賬款管理的目標主要是運用賒銷策略強化競爭的同時盡量減少應收賬款的機會成本、管理成本和壞賬損失。運用excel技術能有效提高應收賬款龐大、復雜數據的管理效率。

應收賬款的收回工作便是一個重要的問題，企業(yè)可以采用合理方式對應收賬款的產生、回收、清理力度。作為一個與企業(yè)生存和發(fā)展息息相關的工作， 應收賬款中數據往往反映了企業(yè)財務狀況、資金周轉率、企業(yè)經營效益等[3]。

2.1 應收賬款構成分析

在進行應收賬款分析時，對應收賬款的構成分析尤為重要，企業(yè)內部需要根據自身的管理需構建詳盡的客戶檔案，基于客戶的購買力、信用等級、地區(qū)分布、所屬行業(yè)、產品市場等進行風險評分和分類管理，從而達到針對不同客戶進行資金的優(yōu)化管理的目的。

另外應當進行關注的是，有關應收賬款的客戶集中度狀況，客戶集中度較大可能會導致企業(yè)在運營的過程中發(fā)生經營風險，即若某一集中度高的客戶的生產經營情況惡化，企業(yè)的經營將會受到牽連。

2.2 應收賬款可收回性分析

應收賬款回收情況的監(jiān)督主要通過編制賬齡分析表進行，應收賬款拖欠時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的風險越大。通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風險性和每筆應收賬款產生壞賬的可能性，并以此作為提取壞賬準備的依據，企業(yè)可以運用Excel快速、準確編制賬齡分析表，并據此制定有效的收賬政策，對于加強應收賬款管理， 提高資金回籠速度，降低經營風險具有非常重要的意義[4]。

具體來分析，以賬齡分析的角度來看，企業(yè)的應收賬款應盡量控制在一年以內，三年以上的則需要進行控制，因為企業(yè)的應收賬款的年限和應收賬款呈反向變動，從而增加壞賬計提比例，若企業(yè)的營業(yè)收入存在問題，也會對企業(yè)今后的盈利狀況造成影響。

再從信用期間的角度分析，信用期間是公司跟客戶談判而商定的付款期間，它的可控性對應收賬款的管理起到重要作用，超出信用期間后賬款回收狀況也可以充分反映應收賬款的可回收性風險的大小。

3 應收賬款管理中excel技術

應收賬款的管理是企業(yè)財務管理的重要內容，企業(yè)的財務部門和銷售部門只有及時地掌握 企業(yè)對客戶銷售各種產品提供的信用條件、 賒銷關系的時間 、 客戶付款及目前尚欠貨款 的余額等信息，才能對信用政策的執(zhí)行、客戶信用狀況等進行分析，并就存在的問題提出對策 Excel以其強大的處理表格、圖表和數據的功能 ， 能夠幫助我們及時準確地提供些信息。

3.1 企業(yè)進銷存業(yè)務數據的采集

要對應收賬款地進行各項數據分析，必須對企業(yè)進銷存業(yè)務明細數據進行采集，分析應收賬款為對客戶銷售款與付款組成，另外為分析資金流通情況，應知道企業(yè)自身的進貨與付款情況，據此可設計如圖1所示企業(yè)進銷存明細表。

3.1.1 設置數據有效性

進銷存原始數據的錄入中，很多數據是相對固定不變的，為加快數據錄入速度以及錄入數據準確性，可以使用Excel設置數據有效性中的數據序列來錄入數據。以某一企業(yè)空調批發(fā)商為例，進銷存明細表中，因空調供貨商與客戶相對穩(wěn)定可使用數據序列，進行下拉列表選擇，若供應商與銷售方有新增，可增加序列內容。EXCEL數據序列設置方法為：依次選擇“數據”“數據工具”“數據有效性”，在“數據有效性”“設置”選項卡下，進行如圖 2所示設置。

3.1.2 自動計算采購金額與銷售金額

采購金額=采購數量*采購單價，本例中F列使用EXCEL公式，F(xiàn)3單元格公式為“=H3*I3”;銷售金額=銷售數量*銷售單價，本例中M列使用EXCEL公式，M3單元格公式為“=H3*I3”。

3.1.3 內部銷售記錄號自動生成

在第一個銷售發(fā)票號上輸入起始發(fā)票數據，其他單生成時銷售發(fā)票號首先判斷其他數據是否這空，若還有未填的數據，該發(fā)票號為空，否則按自動加1的方法生成。方法：在J2單元格輸入公式“=IF（AND（D4<>""，E4<>""，G4<>""，H4<>""，I4<>""），J3+1，""）”并填充到該列其他單元格。

3.2 利用EXCEL對應收賬款構成分析

3.2.1 客戶購買力分析

利用供銷存明細表和客戶基礎情況表對客戶的購買力、信用等級、進行風險評分和分類管理。客戶情本情況表如圖3所示，利用函數對客戶的購買力，信用等級等行分析與分類管理。

這里的購買力是指進銷存明細表中，每個客戶的購買總金額，可以使用條件求和函數SUMIF查找客戶對應的金額和，函數為=SUMIF（進銷存明細表！$L$13：$L$1995，客戶資料表！B2，進銷存明細表！$M$13：$M$1995），然后使用排名函數對購買力進行排名，函數為=RANK（C2，$C$2：$C$1000），在對供應商進行等級劃分時，應先確立企業(yè)對等級的要求，如購買力在前30%的為等級A，購買力在前80%的為等級B，剩下的為等級C，則供應商等級使用IF函數為=IF（D2<（MAX（$D$2：$D$5）*0.3），"A"，IF（D2

在對客戶購買力分析基礎上，企業(yè)可以借助客戶的財務報表，了解客戶償債能力， 資本保障程度，是否有充足的抵押品，，根據同行業(yè)反饋信息了解企業(yè)信譽，現(xiàn)場調研了解企業(yè)的生產經營情況[5]，確定客戶的信用等級，進而確立對客戶的賒銷期限，并根據每月賬齡分析，實時調整信用等級及賒銷期限。

3.2.2 產品銷售分析

利用EXCEL可以對產品銷售情況做單獨的分析，比如對各種產品進行數量與金額的統(tǒng)計分析。方法為選擇“插入”——“表格”——“數據透視表”，將品種拖入行標簽，將數量與金額拖入行標簽后的數值，計算每種產品的銷售總數據與銷售總金額，若還想得到產品的銷售平均值，可再次將金額拖入行標簽后數值并在下拉菜單上選擇值字段值，并在彈出窗口中選擇平均值，也可以將客戶字段拖入報表篩選，就可以只查看某個選中客戶銷售統(tǒng)計數據。還可以統(tǒng)計每個客戶每種商品的銷售情況，只要在上述基礎上，將客戶拖入行標簽就行。

也可以將客戶字段拖入報表篩選，就可以只查看某個選中客戶銷售統(tǒng)計數據，例如選擇長安，得到如圖4所示結果。同樣，對客戶收款金額統(tǒng)計分析也可使用數據透視圖。

3.2.3 應收賬款余額分析

應收賬款余額的高低與企業(yè)所處行業(yè)特性、商業(yè)模式和客戶特點等因素相關，應收賬款余額增幅與營業(yè)收入漲幅一致，相對合理。如應收賬款余額增長幅度大大超過營業(yè)收入漲幅， 可能隱含著產品競爭力不足，在產業(yè)鏈中處于弱勢地位，信用管理或內部控制缺陷[6]。企業(yè)應制作每月應收賬款余額表，本例中建立一張2018年4月余額表，如圖5所示。

若4月進銷存明細表中銷售記錄有100條，收款記錄有20條，則長安的應收賬款余額公式為=SUMIF（進銷存明細表！$L$3：$L$102，C12，進銷存明細表！$M$3：$M$102）-SUMIF（進銷存明細表！$S$3：$S$22，C12，進銷存明細表！$T$3：$T$22），并用拖動填充方式計算其他客戶應收賬款余額。

3.3 利用EXCEL對應收賬款賬齡分析

減值金額的確認， 鑒于日常的可操作性與可執(zhí)行性， 一般情況下按金額是否重大來區(qū)分， 金額大的進行單獨測試， 不重大的， 用賬齡分析法、余額百分比法等[7]。

應收賬款通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風險性和每筆應收賬款產生壞賬的可能性， 且為賬款管理提供充分的依據。應用EXCEL進行賬齡分析， 將會使分析更加準確、快捷， 可以加強應收賬款管理、提高資金回籠速度、降低經營風險 [8]。

賬齡分析法將應收賬款拖欠時間（即賬齡）的長短分為若干區(qū)間，計列各個區(qū)間上應收賬款的金額，并計算每個區(qū)間上應收賬款占總應收賬款的比例，例：在D3單元格使用公式為=C3/B3，并將該列所有比例值單元格格式設為百分比，將公式填充至該列其他單元格，即可計算所有客戶末到期比例，其他各期比例值計算方式相同。并為每一個區(qū)間估計一個壞賬損失百分比，然后，用各區(qū)間上的應收賬款金額乘以各該區(qū)間的壞賬損失百分比，估計各個區(qū)間上的壞賬損失，例：C11單元格公式為=C9*C10，其他各期估計壞賬額計算方法同。最后，將各區(qū)間上的壞賬損失估計數求和，即為壞賬損失的估計總額。如圖6所示。

4 總結

利用EXCEL技術對企業(yè)應收賬款分析，可以隨時掌握客戶購買力、信用等級，及各期應收賬款情況，對超過1年大額應收賬款，應逐個追蹤客戶經營狀況以防難以回收，成為壞賬，通過壞賬率與壞賬額也可以分析本企業(yè)經營狀況，提高企業(yè)對資金監(jiān)控效率。

參考文獻：

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】