探討提高辦公室公文處理水平的探索與實踐

萬麗英

公文處理是辦公室工作內(nèi)容中最為重要的組成部分，公文處理能力是辦公室員工必須掌握的基本技能。公文處理水平直接影響辦公室整體工作水平以及企業(yè)通知決策的落實情況，對企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展產(chǎn)生了深遠影響。本文總結(jié)了當前辦公室公文處理過程中出現(xiàn)的主要問題，在結(jié)合企業(yè)運營戰(zhàn)略目標以及管理管理實際情況的基礎(chǔ)上，從規(guī)范公文寫作模式以及提高辦公室人員專業(yè)素質(zhì)等方面來提高辦公室公文處理水平與處理效果。

提高辦公室公文處理水平對創(chuàng)新企業(yè)管理模式、優(yōu)化企業(yè)管理流程以及提高企業(yè)管理效率等都具有積極影響。與此同時，原有企業(yè)公文處理模式已經(jīng)無法滿足網(wǎng)絡(luò)信息時代對提高工作處理效率與效果的基本要求，因此，創(chuàng)新辦公室公文處理模式以及更新公文處理理念是勢在必行的，通過規(guī)范公文書寫格式以及完善辦公室公文相關(guān)制度等方式來提高辦公室公文處理水平，提高公司運營決策以及管理制度的傳達工作的準確性與高效性，為充分發(fā)揮公文處理工作對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的促進作用奠定基礎(chǔ)。

1 總結(jié)現(xiàn)階段辦公室公文處理模式的不足之處

1.1 辦公室公文的發(fā)文規(guī)格并不統(tǒng)一

部分單位辦公室公文人員擅自更改公文格式。公文內(nèi)容涉及范圍較廣，不同內(nèi)容公文的重要性以及影響力也各不相同，但是幾乎所有的公文都可以根據(jù)其重要程度來進行輕重緩解等不同等級的劃分。少數(shù)單位因發(fā)文力度較弱而特意使用規(guī)格比較高的行文，認為這種方式可以提升發(fā)文力度，提高相關(guān)部門對該公文的重視度與關(guān)注度，從而提高公文審批或者回復的速度。比如，有些單位在與相關(guān)部門溝通之前就已經(jīng)印制好文件，不僅增加了相關(guān)部門工作的被動性，增加了文件無法在審核期限內(nèi)順利審核完文件等意外情況發(fā)生的幾率，也增加了文秘人員審核文件的工作壓力與工作量，降低了公文處理的效率與質(zhì)量，還在一定程度上加劇了公文多發(fā)、濫發(fā)、亂發(fā)的現(xiàn)狀。

1.2 公文運轉(zhuǎn)效率不高

當相關(guān)部門通過某項重要決策時，因部分單位公文運轉(zhuǎn)的時間比較長，原本可以快速簽字執(zhí)行的決策的執(zhí)行時間被后延，延長了公文出臺的時間，降低了決策的執(zhí)行力與貫徹力，對企業(yè)以及其他單位工作的順利開展都產(chǎn)生了消極影響。

1.3 公文書寫格式過于機械化

一些單位辦公室公文人員直接套用以前的公文格式或者照搬原有公文內(nèi)容。雖然這種方式可以有效提高公文書寫速度，但是也加劇了公文書寫格式的僵硬化以及公文內(nèi)容的雷同性，不僅限制了公文人員的創(chuàng)新思維與發(fā)展空間，也降低了辦公室公文工作的可操作性與靈活性。

1.4 公文內(nèi)容排版標準并不統(tǒng)一規(guī)范

部分辦公室公文人員經(jīng)常出現(xiàn)公文層次不統(tǒng)一的情況，比如，標注格式不一致，有的時候用“一”，也有的時候會用“第一”。雖然一些單位有明確的辦公室公文相關(guān)規(guī)章制度以及操作流程，但是少數(shù)公文人員卻不按照這些規(guī)章制定來寫作公文，降低了公文結(jié)構(gòu)層次的標準性與公文內(nèi)容的規(guī)范性。比如，相關(guān)部門曾經(jīng)明確規(guī)定，公文標題較長時應(yīng)適當?shù)恼{(diào)整文字間距，提高文字排列的對稱性，但是排版不對稱、標題文字間距不均勻等問題也是當前公文制作過程中經(jīng)常出現(xiàn)的主要問題。

2 提高辦公室公文處理效果的措施

2.1 加強對辦公室公文人員隊伍的管理力度

相關(guān)政府部門應(yīng)健全辦公室公文工作相關(guān)的各項規(guī)章制度，提高對公文人員的監(jiān)督管理水平，有效避免了公文人員擅自更改發(fā)文格式以及沒有及時處理公文等情況的發(fā)生。提高辦公室公文人員的績效考核制度以及獎懲制度，對于出現(xiàn)沒有按時完成公文工作的公文人員進相應(yīng)的懲罰，經(jīng)常鼓勵和表揚那些能夠按照相關(guān)規(guī)定來完成公文工作的公文人員，提高辦公室公文獎懲制度的公平性、公開性，這不僅可以促使公文人員端正工作態(tài)度，更加認真對待公文，還提高了公文人員的工作效率以及辦公室公文處理整體水平。

2.2 提高辦公室公文處理機制的完善性與科學性

辦公室公文處理機制是辦公室公文人員制作公文以及處理公文的主要依據(jù)，簡單而言，辦公室公文處理機制有效約束了辦公室公文人員的工作行為，因此，要根據(jù)時代社會的發(fā)展變化來調(diào)整和完善公文處理機制，為辦公室公文工作的開展提供更多的指導。

2.3 加強辦公室公文人員隊伍建設(shè)力度

進一步建立健全辦公室公文人員的長期培訓機制，定期組織辦公室公文人員參加公文寫作以及創(chuàng)新等不同領(lǐng)域的培訓活動，強化公文人員的責任意識與創(chuàng)新意識，實現(xiàn)公文人員專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素質(zhì)以及工作能力的全面提升。此外，還應(yīng)經(jīng)常組織辦公室內(nèi)部培訓活動，制定更具針對性與有效性的辦公室公文人員培訓方案與培訓計劃，組織開展形式不同、內(nèi)容豐富的公文培訓活動，講解了公文處理中的常見問題和保密知識，并結(jié)合具體文件案例來講解常見文種使用、公文格式和行文規(guī)則等內(nèi)容。進而實現(xiàn)公文人員理論知識水平與實踐能力的共同提升。在公文人員培訓活動結(jié)束之后，還應(yīng)對參加公文培訓的人員進行考核，要求考核不合格的人員重新進行培訓和考核。最后，還應(yīng)對公文人員進行職業(yè)道德等方面的培訓，加快公文人員工作態(tài)度從敷衍應(yīng)付到踏實工作的轉(zhuǎn)變。

2.4 提高公文格式要求的規(guī)范性

公文有其自己的格式要求，加強公文類別以及格式的研究力度，不僅要明確公文分類標準、標題制作模式以及正文字號等，還應(yīng)從公文頁面格式以及審批時間等來提高公文格式的統(tǒng)一性。嚴格控制紅頭文件的數(shù)量，避免紅頭文件的濫用。另外，辦公室公文人員還應(yīng)主動研究公司的戰(zhàn)略方案與運營管理模式，快速獲取公司最新發(fā)展決策，并以最快的速度將公司領(lǐng)導決策傳達給相應(yīng)的部門與人員。

2.5 提高公文運行流程的規(guī)范性

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在辦公室工作中的靈活運用有效提高了公文處理工作的信息化與現(xiàn)代化，加快了辦公自動化系統(tǒng)在公文處理工作的推廣應(yīng)用速度，完善辦公室公文收發(fā)的登記工作，在制作好公文之后應(yīng)盡快交由相關(guān)領(lǐng)導進行審批和簽字，并根據(jù)公文的內(nèi)容和要求來將公文傳送給不同的部門，盡可能的提高公文處理效率。另外，公文處理工作應(yīng)堅持重要領(lǐng)導審批、部門領(lǐng)導審核的基本原則，提高公文簽審責任制的落實力度。公文人員在接收傳真文件的時候，應(yīng)在專門的登記表格上登記好文件的名稱、接收時間等基本信息，公文人員對文件進行篩選，篩除那些具有較強廣告性的毫無意義的文件，并將那些篩選之后的重要文件交給相關(guān)領(lǐng)導進行簽閱，并將領(lǐng)導簽閱同意后的文件及時傳達給相關(guān)部門與工作人員。另外，公文人員在發(fā)送傳真文件時也應(yīng)填寫文件發(fā)送信息登記表，并通過微信、電話等方式來與文件接收人員進行核實和確認，這有效避免了因傳真設(shè)備損壞等原因而造成文件傳送失敗等情況的發(fā)生。

2.6 提高公文監(jiān)督檢查工作水平

加強對公文處理后續(xù)工作的監(jiān)督管理力度，提高公文精神和領(lǐng)導最新批示的準確性，提高不同部門之間工作配合的默契性，保證公文內(nèi)容中所提及到的政策或者業(yè)務(wù)能夠得到有效的落實。公文人員還應(yīng)加強對公文辦理進度的掌控力，有效提高了公文審批的速度，避免了因公文在某位領(lǐng)導或者某一部門出現(xiàn)長時間未審批等情況的發(fā)生，督促相關(guān)部門盡快處理好公文或者落實公文內(nèi)容。公文人員還應(yīng)以此為基礎(chǔ)來及時調(diào)整自己的工作內(nèi)容與工作方向。

3 小結(jié)

正視當前辦公室公文處理過程中出現(xiàn)的主要問題，通過加強辦公室公文人員培訓力度、完善公文人員培訓機制以及績效考核機制等方式來提高辦公室公文人員的工作能力以及工作效率，進一步完善辦公室公文相關(guān)規(guī)章制度以及法律法規(guī)，提高公文行文規(guī)則、起草、審核、簽發(fā)、收發(fā)文辦理、歸檔等方面規(guī)定的準確性，提高辦公室公文處理工作的現(xiàn)代化、統(tǒng)一化與信息化，為推動文秘工作規(guī)范高效的開展奠定了基礎(chǔ)。

（作者單位：中國石油天然氣股份有限公司上海銷售分公司）