董事會秘書，究竟是誰的秘書

高紅梅

董事會秘書是誰的秘書

《中華人民共和國公司法》規定，股東（大）會由全體股東組成，是公司的權力機構。《上市公司股東大會規則》規定，董事會、監事會不僅應當向股東大會報告上一年度的工作情況，董事、監事、高級管理人員還應就股東的質詢做出解釋和說明。2018年，修訂后的《上市公司治理準則》在2012年版基礎上增加了條款，規定上市公司設董事會秘書作為高級管理人員。然而，近來卻發生了在上市公司股東大會上，因部分股東的權利未能受到董事會秘書充分尊重引起關注的事例，公司董事會秘書也為自己在股東大會上質疑“小股東”參會意圖的不當言論公開道歉。不免讓人產生疑問，上市公司的董事會秘書負責投資者關系管理，作為公司高級管理人員，本應接受股東質詢，為什么會違背公司治理理念、逾越公司治理規則質疑權力機構的組成者？

另一方面，在公司治理違規和信息披露失范案件中，董事會秘書都是證券監督管理部門、證券交易所重點處罰、懲戒對象，近年來隨著證券監管加強，因職業風險非常大，常被稱為高危職業。以中國證券監督管理委員會公開的行政處罰書為例，2019年6月以來，在處罰對象涉及上市公司的行政處罰書中，董事會秘書無一幸免，全部同時出現在處罰對象之列。如2019（57）號、2019（58）號、2019（60）號、2019（61）號、2019（65）號行政處罰書處罰了5位董事會秘書，其中2位為代行董事秘書之職。據檢索、統計上海證券交易所公布的監管信息公開數據顯示，2019年上半年近90次紀律處分、監管措施中，有約40次涉及董事會秘書，占比為45%左右。然而，在公司治理實踐中，董事會秘書經常面臨處理股東（大）會、董事會、監事會、經理層關系的問題，也受到無法及時、準確獲得公司重要信息的制約。不可否認，在許多公司治理違規案例中，主要的根源在于董事會秘書在公司治理機制中的定位、職權不明確，導致公司對外部監管規則的合規管理工作薄弱。投資者關系不僅影響公司的公眾形象，更是公司在資本市場表現的晴雨表，決定公司的融資能力。勘正董事會秘書的定位誤區，是董事會秘書任職人員保證職業安全和職業發展的需要，更是公司治理機制有效運行，促進公司健康發展的要求。

從目前公司治理的現狀來看，解決董事會秘書職責不明確、履職難等問題，需要從公司治理法律規范角度解讀設立董事會秘書制度的初衷和根源，充分理清以下幾組主要關系：一是董事會秘書與董事長的關系，二是董事會秘書與董事會的關系，三是董事會秘書與股東的關系。

不是董事長的秘書

認為董事會秘書就是董事長的秘書，這是董事會秘書定位誤區產生最早的一種觀念。時至今日，無論是在公司內部，還是對外交往中，公司董事會秘書被認為是董事長秘書的情景還會發生。甚至有一些公司的董事會秘書也會認為自己的崗位是董事長秘書，把主要精力用于服務于董事長的會議、行程等日常工作事務。這一誤區的危害非常大，毫無疑問，如果公司內部將董事會秘書定位于董事長的秘書，在聘任任職人員時通常會認為只要具有行政、文秘專業和有日常事務服務特長的人即可擔任董事會秘書職務，而不會將公司治理、證券、財務管理等專業知識和股東、董事會、監事會等治理機構的綜合協調能力作為選任要求。基于這種選擇方向產生的董事會秘書，必然很難勝任董事會秘書的核心職責，或是極易將工作重心轉移到為董事長日常事務服務，忽視本應履行公司治理的核心職責。以董事長個人為核心的公司管理機制與股東會、董事會、監事會等治理機構的民主治理具有天壤之別，公司治理疏漏、違規是這一認識誤區的必然結果。

然而，即使追溯到20世紀90年代公司制度初建期，也從沒有關于董事會秘書是董事長秘書的任何誤導性規定。1994年，《國務院關于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》正式在境外募集股份及上市的股份有限公司中引入了董事會秘書制度，明確規定董事會秘書是公司高級管理人員。此后，證券監督管理委員會等機構據此頒布了《到境外上市公司章程必備條款》《境外上市公司董事會秘書工作指引》等規范中全面完善了董事會秘書制度，對董事會秘書的地位、主要任務、任職資格、職權范圍和法律責任等進行了系統規定。2005年《中華人民共和國公司法》修訂時正式將董事會秘書制度確立為境內上市公司的法定制度，上市公司設立董事會秘書為高級管理人員，規定了董事會秘書廣泛承擔著維護公司治理機構有效運行的管理職責，并非為董事長個人履職提供服務支撐的崗位。

不僅是董事會的秘書

單從字面上看，把董事會秘書視為董事會的秘書，似乎順理成章。但是，事實上，從法律規范規定的董事會秘書職責和董事會秘書在公司治理中實際需要承擔的職責來看，董事會秘書的管理職責也不僅限于為保障董事會運行。如果董事會秘書僅將自己定位為董事會的秘書，也會一葉障目，疏忽或怠慢股東（大）會、監事會等其它治理機構的職能，不利公司治理機制的良好運行，也很難及時、完整獲得信息披露涉及的信息。如《上市公司治理準則》第二十八條第一款規定：上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備及文件保管、公司股東資料的管理、辦理信息披露事務、投資者關系等事宜。從董事會秘書的職責方面說，董事會秘書的職責包括但不限于為董事會運行事務管理，還需負責董事會職權范圍外的股東大會職權事務的服務和管理工作。此外，由于現行法律法規未明確規定監事會運行保障機構，在未設置監事會日常辦事機構的公司，董事會秘書通常還應承擔保障監事會有效履職的功能。

《上市公司治理準則》第二十八條第二款規定：董事會及其他高級管理人員應當支持董事會秘書的工作，任何機構及個人不得干預董事會秘書的正常履職行為。雖然從現行法律規定的任職程序方面說，董事會秘書由董事會聘任、決定薪酬或解聘。但在法律職責上，董事會秘書不僅是董事會的秘書，既要對董事會負責，也需為股東（大）會、監事會提供議事保障。

不僅是“大股東”的秘書

依據《中華人民共和國公司法》和其它公司治理規則的規定，股東（大）會是公司的權力機構，董事會由股東（大）會選任的董事組成，監事會由股東（大）會選任的監事組成。另一方面，表面上，即使在累積投票制下，持股比較多的“大股東”對董事會組成人選的決定權依然很大，而董事會秘書是由董事會選任的，“大股東”投票選任的董事在董事會的投票權影響著董事會秘書的任職。所以，人們容易產生一種誤解，即董事會秘書需要聽命于“大股東”，是“大股東”的秘書。對于那些持股比例較低，在股東（大）會的表決上發揮不了決定作用的“小股東”，難免有些公司的董事會秘書會置之不理，甚至出言不遜。但是，這一誤區也必須勘正，否則將會嚴重影響公司治理的水平，進而損害投資者關系，從長遠方面看，會對公司的持續、長期股權融資造成不良影響，制約公司的發展。

在實行分權模式的公司治理機制下，每個治理機構都是獨立的法定機構，股東（大）會、董事會、監事會之間不存在隸屬和領導關系，彼此獨立存在并依法定程序各自行使職權。股東（大）會按照表決規則選舉產生董事，組成董事會之后，所有的董事都需對公司和包括“小股東”在內的全體股東負責，而不是定向地向提名或表決同意選舉自己的某個股東。毫無疑義，董事會秘書一經董事會聘任，就需全面履行法律規范規定的全部職責，而非履行與聘任自己的董事會相關的職責，更不是看似可以間接決定自己能否任職的“大股東”的專有秘書。公司和董事會秘書都有必要充分認識到，股東法律權利平等，股東權利的差異是基于股權數量和表決規則而產生的表決影響力的客觀差異，并不是股權多寡的實質差別。董事會秘書應該尊重所有股東，保障法律賦予股東的平等權利，不能將股東劃分為三六九等，使公司治理行為違規失范。給予每一個股東同等的尊重，保障每一個股東平等獲得信息，既是董事會秘書職業素養的體現，更是董事會秘書的法定職責。

是負責公司治理合規管理的“公司的秘書”

那么，董事會秘書究竟是誰的秘書，應該具有什么權責？肇始于到境外發行股份并上市的公司，從某種程度上說明，董事會秘書制度是在借鑒境外公司制度的基礎上產生并發展的。可以分析境外相關制度的具體規定和運行經驗，以資借鑒，明確董事會秘書的定位，發揮董事會秘書在公司治理實務中的真正作用。

從設立淵源和現行法律規范規定的主要職責來看，董事會秘書制度類似英國、美國、新加坡等英美法系公司法律中普遍設立的公司秘書制度。英美法系公司法律中并沒有董事會秘書制度，但在董事會中心主義的公司治理機制下，許多英美法系法律規定公司秘書由董事會聘任。美國標準公司法規定公司秘書應代表公司簽署發行股份、修改章程、合并、解散等重要事項的文檔。由于歷史原因，我國香港公司條例也實行公司秘書制度，規定有限公司注冊時必須登記公司秘書事項，并賦予公司秘書廣泛的公司代表權，例如：規定公司秘書和董事都有權簽署需要公司認證的文件或議事程序記錄;公司招股時，和董事都有權做出需呈交核證的文件副本，或書面授權代理人做出。幫助公司建立及維持穩健、有效的管治框架，制定風險管理及內部監控系統，在決策過程中向董事會及高級管理人員提供合規建議等都是香港交易所上市公司秘書的主要職責。我國澳門商法典在借鑒中創新了公司秘書制度，將公司秘書與股東會、行政管理機關、監事會或獨任監事并列為一個法定的公司機關。股份有限公司、有10名及10名以上股東的公司、發行債券的公司、公司資本額等超過一定限額的公司，必須設有公司秘書。作為一個獨立的公司機關，澳門公司秘書擁有證明、審核、簽字等法定權利，有簽署、認證、送交議事記錄、登記簿冊、公司章程和相關決議的權責。中央企業華潤（集團）有限公司也曾將公司秘書制度援用于合規管理實務中，在各個業務單元的法律管理體系中設立公司秘書機構，發揮公司秘書在公司治理合規管理方面的職能，提升公司管治的能力與水平。

從現行法律對董事會秘書的權利、職責規定看，董事會秘書的法律定位、法定職能與法定公司秘書制度中的公司秘書如同一轍，是主要負責公司治理合規管理的“公司的秘書”。公司要依法合規運行，達致良好治理的狀態，董事會秘書要出色履行工作職責，保證職業安全，都需謹記，作為依據法律法規設定的機關或崗位，“公司的秘書”對公司負責，具有以下兩個核心職能：首先，負責與董事會、經營層、股東、外部監管機構進行溝通并協調它們之間的溝通，而不是“大股東”、董事會或某個職位的專屬秘書;其次，統一負責公司規范運作，保證公司遵守關于公司組織、運行等方面的監管規則，包括招股規則、上市規則、治理規則等，保障董事會等公司治理機構的工作程序合法合規。香港交易所董事及董事會指引列示的公司秘書職責就充分明確了定位：為企業管治及其它監管合規事宜的主要顧問，董事會與管理層、發行人與股東、發行人與監管機構之間重要的溝通渠道。很多上市公司治理案例都已反映出，董事會秘書定位、職責不明確或是履職不力公司治理就會違規失范，公司和董事會秘書都需為此承擔證券監管機構處罰等不利后果。所以，一方面，公司應該為董事會秘書依法依規履職提供內部資源保障;另一方面，從職業安全和職業道德計，董事會秘書也應儲備公司治理、財務管理、投資者關系等方面的相關法律專業知識，摒棄為董事長個人服務，僅為公司董事會、“大股東”服務等錯誤觀念，嚴格以法律法規、公司章程等外部、內部規則為工作依據，保障公司治理依法合規運行，做一個公司治理的合規管理者。

作者系中國政法大學破產法與企業重組研究中心研究員