計算機辦公自動化技術分析及應用探討

楊志強

【摘要】隨著信息技術的發展，計算機技術在社會中應用的十分廣泛，讓人們的生活變得更加的方便，很多工作中都應用了信息技術，而在辦公中，計算機辦公自動化技術可以很好的提高工作效率，本文就通過對計算機辦公自動化技術分析及應用進行研究和探討。

【關鍵詞】計算機辦公自動化技術;分析及應用;研究和探討

計算機辦公自動化技術是可以提高工作效率，讓工作中的那些大量的工作數據會得到很好的整理和計算，在計算機辦公自動化技術沒有應用之前，辦公室的工作效率是非常的低的，并且容易出現錯誤。但是計算機辦公自動化技術的出現，大大解決了這樣的問題。

一、計算機技術對于辦公自動化技術的支持

在信息時代，很多技術都離不開計算機技術，計算機技術的發展非常快，在現在計算機技術是很多自動化技術的基礎，計算機技術可以很好的去減輕人們在工作中所遇到的那些大量的并且重復的操作，計算機技術是非常智能的，可以明確一些指令并作出回應，因此，自動化技術在計算機技術的支持下就誕生了，辦公自動化技術的出現是基于計算機技術的。

二、計算機辦公自動化技術的意義

（一）降低公司成本

在傳統的工作方法中，往往是需要公司來投入大量的人力來進行工作，這樣的弊端是不僅耗費了大量的成本，還會因為工作人員的投入量多而導致每個人所做的成果不統一，這樣就會在最后進行統一整合。這樣一來，用人多，花費實踐多，效率低下，并且容易出現錯誤。這樣的問題困擾著公司，但是，計算機辦公自動化技術的出現就完全解決了這樣的問題，首先就是不需要公司來用大量的人力來解決問題，其次就是可以使得最后的成果是統一的，不需要進行二次修改，最后應用計算機辦公自動化技術可以很有效的去減少錯誤，提高成果品質。

（二）提高工作效率

辦公室的工作有時候會出現大量的數據，需要對這些數據進行統計和分析，在沒有應用計算機辦公自動化技術的時候，需要對大量的數據進行排查，這是非常麻煩的，還容易出現錯誤，就是說，花費了大量的時間，但是還會出現錯誤，這樣的效率大大影響了公司的工作進度。但是當計算機辦公自動化技術出現后，就會很好的解決工作效率低的問題，計算機辦公自動化技術可以很快的將需要進行分析和統計的數據查找出來，并且進行一系列的操作。這樣的效率是人工手動去對數據進行統計和分析無法比擬的。

（三）實現資源共享

在企業中，有些資源是向所有人公開的，這些資源可能是一些基礎的資料和接下來的工作等，在計算機辦公自動化技術的應用下，可以實現資源共享，這樣就會使得一些資源可以讓公司的所有人去使用，了解和更改。

三、計算機辦公自動化技術在辦公中所遇到的問題

（一）員工對計算機辦公自動化技術沒有熟練的掌握

雖然信息時代已經來臨，但是還是有一些企業的員工對于計算機自動化技術并沒有能夠去熟練的掌握和使用，這樣就會很大程度上去影響工作效率，甚至會被社會所淘汰，因此，就需要員工能夠去對計算機辦公自動化技術有一定的認識，并能夠對其進行操作。

（二）計算機設備的落后

計算機技術發展非常快，因此就導致一些計算機設備很容易過時，被社會所淘汰。計算機設備的落后就會導致辦公所應用的技術并不是最新的，一些更加方便快捷的功能并不能夠去使用，并且這樣的設備還會出現卡頓等問題，這樣的問題一旦發生，就有可能會重置之前所進行的操作，導致工作資料的丟失。因此，計算機設備的落后是工作中的一大隱患，很容易出現不必要的錯誤，影響工作效率，因此，就需要公司及時的去更新計算機設備，使用能夠跟上時代的技術，這樣不僅可以應用更加方便快捷的功能，還會避免一些錯誤的出現，很大程度上提高了工作的效率。

（三）信息安全隱患

信息時代最怕的就是信息安全隱患，很多公司應用了計算機辦公自動化技術，但是，卻沒有很好的安全防護措施，這就很有可能造成信息安全事故，導致一些資料的泄露。比如，一些不法分子就會對一些企業進行攻擊，竊取公司的資料，還有的不法分子會不間斷的攻擊公司的設備，讓公司的設備無法進行工作，導致工作癱瘓。這樣的問題是非常嚴重的，因此，就需要公司在應用計算機辦公自動化技術后能夠去及時的提升公司的安全防護系統，很好的保護資料，這樣不僅會讓工作越做越好，還會讓公司的效益得到很好的提升。

（四）操作失誤可能會導致資料丟失

計算機辦公自動化技術可以很好的提升工作效率，但是，由于這項技術的發展較快，很多員工對其操作還不是很熟練，因此就可能會因為操作失誤而導致資料的丟失，這就會造成很大的影響。因此，就需要公司能夠及時的對員工進行培訓，讓其熟練掌握一些操作，與此同時，公司還應該及時的備份資料，避免由于操作失誤而導致資料丟失，從而造成不必要的損失。

四、計算機辦公自動化技術的應用

（一）對文字進行處理

簡單的計算機辦公自動化技術就是對文字進行處理，比如，在word中對一些文字進行排版，調整格式和顏色等。除此之外，還比如工資條，就可以用計算機辦公自動化技術去完成，并且能夠準確的計算出員工的工資，總而言之，計算機辦公自動化系統對于文字的操作還是非常方便和快捷的。

（二）對圖像和表格進行處理

除了對文字的操作，計算機辦公自動化技術還可以很有效的對圖像和表格進行處理，圖像和表格能夠給人們展現更加直觀的信息，讓人們更加清楚的去了解圖像和表格上的信息。比如，公司近幾年來的支出和利潤，都可以通過圖像和表格來展現。

（三）用于通信

在一些企業中，是需要與客戶進行交流和溝通的，而溝通的方式就是通過郵件，郵件也是計算機辦公自動化技術的產物，其可以很好的將信息傳遞給客戶，讓客戶能夠及時的了解工作情況以及工作的成果。除此之外，客戶如果有新的需求也會通過郵件來及時的向公司發送，這樣，就可以很好的將問題加以解決，及時的實現客戶的需求，提高工作效率和品質。

（四）便于發布信息

在工作中，領導想要向員工發布信息，就可以通過計算機辦公自動化技術，這樣所有的員工都可以看見領導的信息，并及時的做出回應，除此之外，在工作中，一些員工遇到了問題，也可以向全員工去發布信息，讓其他人去查看自己是否也遇到了相關的問題，這樣就可以很有效的去解決問題和避免問題。

（五）使用數據庫

應用計算機辦公自動化技術后，應該如何的去存儲資料呢？在工作中，很多企業愿意去使用數據庫，數據庫可以很安全并且很好的去存儲資料，并且易于對資料進行操作，可以很有效的保證數據的安全使用。

（六）使用安全防護系統

在企業中，安全防護系統是必不可少的，特別是應用了計算機辦公自動化技術后，很多不法分子總會去想方設法的對企業進行攻擊，企圖竊取或者破壞資料。如果企業沒有很好的防護系統，就很有可能會丟失資料，從而造成損失。因此就需要企業能夠去使用安全防護系統，這種系統也是屬于計算機辦公自動化技術的，安全防護系統可以很好的去保護數據不被別人侵襲，并且對計算機做出定期的檢查，防止有病毒的出現。這樣一來，就會很有效的去防止企業的資料被不法分子所竊取和破壞，從而避免了企業的損失。

（七）遠程視頻會議

在企業中，遠程視頻會議是必要的，因為，通過郵件的方式可能有一些問題沒有辦法去很好的表達，就需要去進行遠程視頻會議，這樣會很有效的與客戶進行溝通，更好的去了解問題和解決問題。

五、結束語

綜上所述，可以了解到，計算機技術對辦公自動化技術的支持，計算機辦公自動化技術的意義，計算機辦公自動化技術在企業中所遇到的問題，以及計算機辦公自動化技術的應用，可以看出，計算機辦公自動化技術還是應用的十分廣泛的，很多企業都會應用，其可以提高工作效率降低工作成本，使得工作變得輕松，避免錯誤的出現，除此之外，安全問題也是需要去考慮的，在信息時代，一些安全問題頻繁發生，因此，在工作中，應該去及時的對這些問題進行防護。總而言之，計算機辦公自動化技術是可以提高工作效率，讓工作更好的完成，并且能夠減輕人們的壓力，為人們提供了舒適的工作環境和氛圍，希望各企業員工能夠去熟練掌握計算機辦公自動化技術。