檔案管理科學化水平提高的策略分析

刁艷琳

摘 要：文書檔案管理工作對于企事業單位來說是十分重要的，但由于重視程度不夠以及管理手段落后等原因，目前相應的管理制度以及措施都還不是十分完善。本文通過分析當前檔案管理的發展現狀及問題，提出了相應的提高檔案管理科學化水平的策略。

關鍵詞：檔案管理；科學化；水平；提高策略

檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的統稱，由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義[1]。當今社會中，單位的檔案管理制度與措施都還處于一個不太完善的階段，存在著相關標準的不完善、管理水平較低、管理方法落后等問題。因此，必須通過提高管理意識、建立完整的檔案管理系統、更新管理方式等手段來實現檔案管理工作的現代化與規范化。

一、當前檔案管理的發展現狀及問題

（一）檔案管理制度的不完善

近些年來，隨著科學技術的不斷進步與發展，我國的檔案管理事業也先進了很多。而從前制訂的相關技術標準是針對傳統的紙質檔案資料的，對于當代電子化管理的工作內容已經無法完全地相適應[2]。并且，越來越多的電子版文件資料的建立和形成，對現行的相關技術標準必將是一種挑戰，其規定的整理方法、分類方法、著錄標準等內容都已經不能完成適應新時代下的檔案管理工作[2]，需要進行更新或者是重新制訂。檔案管理的標準化與規范化是檔案管理工作正常有序進行的基本保障。不過由于社會和單位普遍存在著對于檔案管理工作認識程度不高、檔案管理工作繁冗復雜等問題的存在，檔案的管理工作沒有一個系統的、明確的、符合當今檔案管理工作發展現狀的準則。因此，檔案的管理工作很難實現標準化以及規范化[2]。

（二）檔案管理的理念較為落后

由于傳統的管理觀念中，對于檔案管理這一部分工作的重視程度不夠。因此，單位中缺乏具備專業知識和技能的檔案管理人才。而面對著科學技術的不斷發展，各種新技術的廣泛應用，現有的檔案管理觀念已經不能夠跟隨上技術發展的步伐了[3]。而在我國多數的單位中，其實有很多先進的管理設備和管理流程都已經引進了，但是就是由于缺乏專業的、高素質的管理人才，才導致檔案管理工作現代化的進程停滯不前。想要實現檔案管理的電子化，就必須要提升檔案管理人才的素質。

二、提高檔案管理科學化水平的策略

（一）提升對于檔案管理的重視程度

在這個科學技術日益發展的時代，信息技術被廣泛地傳播和應用。將信息技術應用與檔案管理的工作中，可以提升檔案管理工作的質量，提高檔案管理工作的效率，將先進的信息技術在良好的管理、激勵和評估機制的指導下，對企業的檔案管理結構將從知識資產取代傳統資產形式向學習文化方式過渡[2]，從而實現和達到檔案管理的策略的遠景與目標。內部對于檔案管理工作的重視程度決定了這項工作的具體實施情況，之所以檔案管理還存在著許多弊端，從根本上說還是由于重視程度的不夠。因此，要提升單位內檔案工作的地位，轉變觀念，提高認識程度[3]。單位內部要采取多種方式對檔案管理工作進行各種宣傳，從整體上提升對于檔案管理的重視程度。

（二）信息化技術在檔案管理工作中的應用

隨著科學技術的不斷發展以及信息化的不斷普及，要充分將信息技術等先進技術應用于文書檔案管理方面，以提高管理質量。信息化管理手段的應用，可以將電子版的檔案資料儲存在電腦中，電腦儲存空間大，也不涉及到資料保存過程中受潮、受損等危害的可能[3]。對于電子版本的文書檔案資料，在查閱以及調取方面更加便捷。計算機軟件系統存在搜索功能，只要將所要查詢的檔案編號或是其他相關信息輸入到計算機中，在很短時間內該檔案就會被調出，如需紙質版，也可立刻進行打印，方法簡單，易于操作。因此，新技術的應用可以很大程度上提高檔案管理的科學化水平。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

在新的形勢下，檔案管理的工作具有著內容更加豐富、技術更加先進、分工也更加專業等特點，所以對于檔案管理人員也相應地提出了更高的要求，也帶來了更多的挑戰。新形勢下的檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面豐富的理論和實踐知識，同時還必須要掌握先進的、科學的管理手段以及管理技術。因此，在檔案管理人員的培訓方面不僅僅要注重基本的業務知識以及專業技能的學習，更加重要的是不斷地提升檔案管理人員的自我管理能力以及自我學習能力，一步步將檔案管理工作人員的隊伍建設成為一支學習型的隊伍[2]。然而，檔案管理隊伍的建設是一個長期的、系統的工程，想要把檔案管理人員培養成為既能夠熟練掌握計算機網絡技術，又能夠充分了解檔案信息管理知識同時還具備敬業精神的高科技、復合型人才，就要加強對檔案管理人員的繼續教育，開展多層次、復合型的教育培訓，逐步優化檔案管理人員的知識體系結構，從而促進檔案管理事業的迅速發展以及科學化水平的提高。

結語：檔案管理的科學化水平的提高是適應知識時代、信息時代的必然選擇，同時也肩負著為推動社會進步的重要使命。檔案管理的科學化是一項長期的、復雜的系統工程，需要各組成部分相互之間協調，并且積極配合，更好地完成每一個環節的任務。

參考文獻：

[1] 王維鋒. 提高檔案管理科學化水平的有效策略分析[J]. 科技致富向導， 2011（09）.

[2] 李國蘭. 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 山東社會科學， 2011（01）.

[3] 胡瓊. 淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J]. 中國科教創新導刊， 2014（07）.endprint