新時期高校教學秘書管理工作淺析

李薇薇

摘 ?要：在創造和諧高校的新時期，教育事業不斷改革，而教學秘書又是高校教學管理的基礎實施者，因此高校教學秘書的綜合素質直接影響了教學管理的質量，而高校教學秘書的管理工作也受到社會各界的廣泛關注。該文就高校教學秘書的工作職能、其應該具備的素質，以及其在管理工作中遇到的問題展開論述，并提出針對性的解決辦法。

關鍵詞：新時期 ?高校教學秘書 ?管理工作

中圖分類號：G647 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）07（a）-0156-02

教育事業需要改革，高校的職能是培養人才，故其主要的改革點就是開展好教學任務，而教學管理工作是開展好教學任務的前提。高校教學秘書又是各個部門的連接樞紐，不僅要處理好領導的日常事務，還要整合學生與教師的建議，并反饋給領導，然后將領導的意見化為實踐。因此教學秘書開展好工作對教育事業的改革起著重要作用。

1 ?新時期高校教學秘書的工作職能

1.1 在高校管理范圍內服務

教學秘書的工作在教學計劃進行的過程中進行管理，服務所有與教學有關的工作來維持正常的教學秩序。服務是這個職業最基本的職能，為保證管理工作和教學任務的順利進行，教學秘書必須要全心地為領導、教師和學生服務。對領導布置的任務要按時保質完成同時協助領導做好日常管理工作，對于教師通知的事情也要認真完成，并幫助教師解決他們遇到的問題，更要積極幫助學生解決他們在生活中或者是學習上遇到的問題，了解他們的需求。

1.2 在管理工作中執行并監督

教學秘書的工作非常繁雜，是教學管理工作中的直接執行者。學校負責教學管理工作的是教學秘書和教學管理體系的負責人，負責人只負責管理工作，但教學秘書除了負責管理工作外還要進行教育、科研有關的工作，所以教學秘書在學校教學管理工作中顯得尤為重要。需要協助相關部門起草各種教育文件、及時向上級提交教學相關記錄、保管好有教學相關的有價值的文件、將各種教學資料和歷年考卷按規律歸檔保證其不受損壞、保證保密文件不丟失泄露、組織考試工作并記錄學生考試成績，這些都有利于促進穩定教學秩序和深化教學改革。另外，為了及時發現實驗教學中存在的問題，并及時改進以提高教學質量，更好地開展教學工作，需要教學秘書不定期地檢查教學計劃的落實情況，隨時掌握教學活動中出現的不良狀況，并及時匯報給教學院長，并協助其制定解決方案。

1.3 在各組織之間溝通協調

教學秘書在高校的教務管理過程中充當著一個樞紐，傳達著上下的信息。他們不僅要將教務處下達的通知通曉各院院長，并協助院長完成日常工作，還要將教師和學生對教學方面的意見整合，總結并匯報給上級領導，使教學工作達到預期目標，保證教學工作順利開展。并且當教師和學生發生矛盾時，需要教學秘書從中調解，以創造和諧的教學環境。開學季，要對教師的備課情況進行抽查，日常中還要對教學狀態進行評估，還要在考試前準備考試有關工作，考后整理記錄，之后反映給上級領導。可見，上級領導對教學情況的獲取多來源于教學秘書，因此教學秘書的溝通協調功能在教學管理過程中顯得至關重要。

2 ?新時期高校教學秘書應具備的素質

2.1 思想政治素質

因為教學秘書這一職業管理著不少機密文件，又是培養人才中關鍵的一環，所以必須具有較高的思想政治覺悟，堅決貫徹黨的教育方針，與黨中央保持高度一致，正確認識此工作的意義并熱愛它，擁有為教育事業獻身的崇高理想。

2.2 業務能力素質

高校教學秘書要清楚自己的工作職能，并熟練掌握自己需要做的事情，應具有良好的管理能力、信息處理能力及終身學習能力等。在工作中應該善于總結，順應時代發展，進行完善、創新，以提高自己的業務能力。高校教學秘書工作涉及的方面較多，突發情況也時常發生，這就需要教學秘書具有較強的應變能力與管理能力。而且，當科技化和現代化越來越展現出一種全球趨勢，教學秘書要具有接納新事物、學習新事物的能力，來迎接這種新時期的浪潮。

2.3 良好心理素質

高校教學秘書工作內容瑣碎，又經常面臨著學生和老師之間的糾紛、領導的施壓責怪，職業認同感又不夠強烈，經常會感到壓力大。因此在此崗位上工作的人，必須具備良好的心理素質，以積極向上的態度來面對工作，熱情地服務師生，學會自我心理疏導，才能投入更多的熱忱在這個崗位上，從而實現自己的人生價值。

3 ?新時期高校教學秘書常遇到的問題

3.1 專業知識基礎薄弱

由于高校教學秘書工作的特殊性與全面性，對其專業能力的要求也非常高。不少高校教學秘書的專業基礎較薄弱，在錄用工作者時的篩選不夠公平科學，有許多通過引薦，但并不是管理學專業出身的人來到這里，而之后又不進行相關的專業培訓，他們只能靠自己摸索或者是向前輩請教來工作，而有些前輩也固守經驗不愿外傳，就使得新入職的人想在專業方面提升有很大的困難。另外，由于教學秘書的工作繁雜、工作量又大，導致了他們有很少的時間來去習理論知識來提升自己的專業素質。而由于高校教學秘書工作涉及的領域比較全面，就要求其具有很強的專業能力。

3.2 管理事務繁雜又不受重視

教學秘書的工作涉及到日常教學的方方面面，管理的事務繁雜，環環相扣，任何一件事都要考慮周全，做的時候也要格外細心，不然可能會出現教學事故，因此職務與責任的承擔是不對等的。雖然教學秘書辛勤工作在第一線，但很多人認為高校秘書工作性質簡單，教學秘書的管理工作往往得不到理解和支持，嚴重影響其工作積極性。

3.3 晉升困難且缺乏相關激勵措施

高校對于教學秘書職稱評定和職務晉升條件嚴格，主要以科研成果進行評定，教學秘書的工作瑣碎細致，無暇從事科研，所以教學秘書在職稱評定、職務晉升上難度較大。其工作效果的好壞往往得不到正確評價，工作質量高低、業績好壞與待遇并沒有太大關聯，高校對教學秘書工作缺乏有效的獎勵激勵機制。

4 ?針對上述問題的解決辦法

4.1 制定合理的選拔制度并對其進行培訓

在聘用教學秘書時要制定公平合理的選拔制度，要根據其崗位特點，設置應聘者的學歷門檻，還要對其專業知識進行一定程度的考核，加強招聘的監督審核力度，防止走后門現象發生。還有，學校應該定期組織專業培訓，并適時邀請相關的專業人才與學校的教學秘書進行專業方面的探討交流，還可在網上建立交流平臺，供新老員工互相交流，分享經驗。另外，學校應該鼓勵教學秘書在學術上繼續深造，還應該積極鼓勵教學秘書攻讀該專業的碩士、博士等學位，為其創造更多學習進修的機會。

4.2 重視高校教學秘書的工作

教學秘書工作是高校教學質量的重要組成部分，沒有教學秘書隊伍的辛勤工作，教學秩序將無法維持，教學質量和辦學水平將會下降。因此，高校領導應大力支持教學秘書隊伍建設，提高其待遇。創造良好的工作條件，在考慮工作量等因素基礎上制定合理方案，提高其津貼標準，在職稱評定過程中單設教學秘書系列，讓教學秘書成為具有良好發展前途和方向的崗位。

4.3 制定科學的考核制度和懲獎措施

根據教學秘書工作流程，綜合工作態度、能力、業績等多種因素制定考核制度，并根據實際不斷調整完善，從而盡可能保證考核方式的客觀、公平、全面，使得他們有機會晉升，提升他們的工作積極性。還要建立嚴格的獎懲制度和合理的薪酬管理制度，并嚴格根據制度執行。

5 ?結語

教學秘書在新時期構建和諧高校的工作中發揮著重要的作用，這是一個工作具有全面性的崗位，應該受到人們的重視，對他們自身來說也要提升自身素養和自己的綜合能力，為教育改革而助力。但他們在工作中仍面臨著諸多的問題，還需要慢慢改進。

參考文獻

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