高校檔案館利用微信公眾號進行信息服務(wù)的SWOT分析

岳丹丹　廖昌蘭

一、引言

時代在不斷的發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)正在從方方面面重構(gòu)著我們的生活，未來這些技術(shù)的發(fā)展，讓我們的生活變得越來越便利。QuestMobile發(fā)布的《移動互聯(lián)網(wǎng)2018半年報告》顯示，在2018上半年，中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶已經(jīng)達到了驚人的11億人，增幅為兩千萬人，同時在報告中指出截止2018年6月，微信的用戶數(shù)量達到了9.3億人，也就是說微信用戶占據(jù)中國移動互聯(lián)網(wǎng)用戶的八成五。微信公眾號數(shù)量也超過了2000萬，月活躍賬號達350萬，月活躍粉絲約8億。 微信已經(jīng)成為一個生活方式，隨之政務(wù)微服務(wù)越來越普及。國家檔案局關(guān)于印發(fā)《2018年全國檔案宣傳工作要點》的通知。明確要求創(chuàng)新檔案宣傳形式，適應(yīng)時代發(fā)展變化，充分運用微博、微信公眾號、移動客戶端等新媒體和音視頻、H5頁面、VR等新技術(shù)新手段加強宣傳，增強檔案宣傳效果，擴大檔案工作影響。各大檔案館微信公眾號如雨后春筍般相繼開設(shè)，但各高校檔案館微信公眾號開設(shè)的具體情況仍亟待研究。

二、調(diào)研對象與方法

清博指數(shù)是第三方新媒體大數(shù)據(jù)評估和研究平臺，“兩微一端”新媒體大數(shù)據(jù)平臺。其獨有的WCI、BCI、TGI算法公式已成為各大部委、央企、500強企業(yè)的評價標準。因此本文采用微信APP客戶端和清博大數(shù)據(jù)平臺相結(jié)合的調(diào)研方法。截止到2019年4月2日22時，筆者登錄清博大數(shù)據(jù)（http：//www.gsdata.cn/）官網(wǎng)，在其查找公眾號欄輸入“檔案館”，共查找到132個相關(guān)公眾號，對其認真比對篩選，剔除與高校檔案館無關(guān)的公眾號;并結(jié)合登錄微信APP，在其“添加朋友—搜索公眾號”中輸入“檔案”，對檢索結(jié)果進行篩選;通過這兩種方法共發(fā)現(xiàn)93所高校檔案館開通微信公眾號。為方便后期研究，分別在清博大數(shù)據(jù)平臺中將其加入到自定義榜單—我的榜單中。

三、調(diào)研結(jié)果分析

本文圍繞所搜索到的高校檔案館微信公眾號分別從數(shù)量和質(zhì)量兩個方面進行分析，如注冊時間、高校所屬地區(qū)、公眾號的性質(zhì)以及公眾號的傳播影響力等。

1.從高校檔案館微信公眾號的數(shù)量方面來分析

（1）高校檔案館微信公眾號總體趨勢分析

檔案方面的第一個微信公眾號是于2013年3月12日由個人創(chuàng)建的“建檔偉業(yè)”，此微信公眾號是某高校檔案學專業(yè)的班級開設(shè)的，主要用于班級的信息推送。筆者對搜索到的93個高校檔案館微信公眾號分別加以關(guān)注，以查找其注冊創(chuàng)立的時間，發(fā)現(xiàn)其最早是2014年4月上海交大檔案館率先注冊創(chuàng)立的交大檔案館官方微信（微信號sjtu-archives）。同年先后共有5所高校檔案館相繼注冊開通微信公眾號。圖1是自2014年以來年度高校檔案館微信公眾號總數(shù)的趨勢圖，由此可以看出，每年高校檔案館微信公眾號的數(shù)量都在上升，說明微信公眾號在對高校檔案館宣傳、利用與服務(wù)等方面起到一定的作用，并得到了業(yè)界和用戶的認可，具有很強的可行性。

（2）高校檔案館微信公眾號類型分析

微信公眾號共分為四種類型：服務(wù)號、訂閱號、小程序、企業(yè)微信。而高校檔案館微信公眾號主要為前兩種，即訂閱號和服務(wù)號。其中訂閱號主要為媒體和個人提供一種新的信息傳播方式，構(gòu)建與讀者之間更好的溝通與管理模式;服務(wù)號主要給企業(yè)和組織提供更強大的業(yè)務(wù)服務(wù)與用戶管理能力。訂閱號發(fā)給粉絲的消息，將會顯示在對方的“訂閱號”文件夾中，而服務(wù)號發(fā)給粉絲的消息，會顯示在對方的聊天列表中，相對應(yīng)微信的首頁。服務(wù)號1個月內(nèi)僅可以發(fā)送4次群發(fā)消息，而訂閱號每天可以發(fā)送1次群發(fā)消息。由圖2可知：高校檔案館微信公眾號大部分為訂閱號，既方便保證了推送消息的數(shù)量，又不會過度地打擾用戶。

從微信公眾號是否進行認證來看，絕大多數(shù)的高校檔案館微信公眾號進行了認證，其中只有1個未進行認證，說明絕大多數(shù)高校檔案館微信公眾號是具有很強公信力和說服力的。

（3）高校檔案館微信公眾號地區(qū)分析

筆者對93個高校檔案館微信公眾號所屬地區(qū)進行查找，按中國行政區(qū)域六大區(qū)的分法進行統(tǒng)計分析，結(jié)果如圖3。由此可見，華東地區(qū)所占比重最大，共28個，占總數(shù)的30%。其中江蘇、山東的數(shù)量較多（見圖4），其他地區(qū)數(shù)量相差不大。

2.從高校檔案館微信公眾號的質(zhì)量方面來分析

清博大數(shù)據(jù)是全域覆蓋的新媒體大數(shù)據(jù)平臺，其中清博指數(shù)WCI在一定程度上代表微信公眾號的傳播力和影響力指數(shù)，是微信傳播能力的一個綜合指標。因此，筆者通過注冊成為清博大數(shù)據(jù)用戶，并逐一添加相應(yīng)微信公眾號，建立自定義榜單，可以導出由WCI排行的日榜、周榜、月榜。短時間內(nèi)的排行名次隨機因素較多，無法完全看出各公眾號的真正傳播力和影響力，為了使調(diào)研結(jié)果更具說服力，筆者搜集了2018年10月到2019年3月半年內(nèi)的月榜名單，并統(tǒng)計出各公眾號WCI指數(shù)平均數(shù)，將其排序，排名前10者如表1。

（注：表1中，各項數(shù)據(jù)均為6個月數(shù)據(jù)的總數(shù)，WCI值為6個月之平均數(shù)。）

由表1可以看出，其中上海交大檔案館、寶雞文理學院檔案館發(fā)文月均3篇，但其閱讀總數(shù)、在看總數(shù)及頭條文章閱讀量較大，說明其引起用戶的關(guān)注度比較高;深圳大學檔案館、浙大檔案館、中南財經(jīng)政法大學檔案館校史館發(fā)文較多，月均5-8篇，其閱讀總數(shù)、在看總數(shù)及頭條文章閱讀量較上海交大較少些，說明其用戶關(guān)注度較差些。

（注：WCI測算V13.0（最新版）計算公式如表2，其中R為評估時間段內(nèi)所有文章（n）的閱讀總數(shù);Z為評估時間段內(nèi)所有文章（n）的在看總數(shù);d為評估時間段所含天數(shù);n為評估時間段內(nèi)賬號所發(fā)文章數(shù);Rt和Zt為評估時間段內(nèi)賬號所發(fā)頭條的總閱讀數(shù)和總在看數(shù);Rmax和Zmax為評估時間段內(nèi)賬號所發(fā)文章的最高閱讀數(shù)和最高在看數(shù)。）

四、高校檔案館應(yīng)用微信公眾號開展信息服務(wù)的SWOT及應(yīng)用戰(zhàn)略分析

高校檔案館微信公眾平臺建設(shè)是新時代媒體發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是高校檔案館檔案宣傳工作的重點。本文基于上述調(diào)研結(jié)果的基礎(chǔ)上，運用SWOT分析法對其進行分析。所謂SWOT分析，即基于內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件下的態(tài)勢分析，就是將與研究對象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機會和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析。

（一）高校檔案館應(yīng)用微信公眾號開展信息服務(wù)的SWOT分析

1. S（strengths）：優(yōu)勢分析

（1）用戶需求比較迫切

我們正處在一個知識時代，知識信息的獲取和應(yīng)用是每個人必須掌握的基本技能。高校檔案館的用戶主要為高校師生及校友，其主要特征為文化程度較高，對精神文化層次的要求，對知識信息、新觀點的傳播、分享尤為迫切，而微信APP正好為大家提供了很好的溝通、交流、分享的平臺;另外，高校檔案館蘊藏著一所高校的歷史文化、科技知識、人文信息等，其在微信平臺上的傳播能更好地滿足用戶對文化精神的需求。

（2）APP技術(shù)比較成熟

微信（WeChat）是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個為智能終端提供即時通訊服務(wù)的免費應(yīng)用程序。其以信息傳播比較便捷，形式多樣化，交互性能良好，且成本比較低廉等特點廣為公眾喜歡。其技術(shù)方面相當成熟，提供Ios、Android、網(wǎng)頁版、Mac版、PC版，方便不同用戶的使用。

2. W（weaknesses）：劣勢分析

（1）公眾號關(guān)注度不高

從表1可以看到高校檔案館微信公眾號發(fā)文閱讀總數(shù)（6個月）超10W+的只有上海交大檔案館，超過1W多的只有5個公眾號。由此可見，該類公眾號所受關(guān)注程度并不高，沒有引起用戶的足夠重視，也就沒有達到很好的傳播相關(guān)信息的效果。

（2）公眾號更新速度慢且內(nèi)容少

由表1可以看出，月均發(fā)文量超過4篇的只有3所高校檔案館，連排名第一的上交大檔案館也是月均發(fā)文量為3篇，其中中山大學檔案館和天津大學檔案館月均只有1篇。部分高校檔案館公眾號有時一個月都未更新內(nèi)容（除去2月份寒假期間有6個公眾號未更新），如中山大學檔案館3月份未更新，華中科技大學檔案館、華東交通大學檔案館10月份未更新內(nèi)容。

（3）互動性能不好

筆者對排名前十的公眾號就查檔問題進行在線咨詢，發(fā)現(xiàn)大部分檔案館未設(shè)置人工服務(wù)界面，而是直接提供查檔時間、地址、電話和網(wǎng)址。只有浙大檔案館有設(shè)計在線預約查檔界面，用戶可以直接在線預約查檔;中南財經(jīng)政法大學檔案館界面上則設(shè)置有遠程服務(wù)系統(tǒng)，用戶通過注冊可以辦理補辦學籍、成績與學歷認證、出國證明材料等事項;天津大學檔案館在主界面上也設(shè)置有網(wǎng)上代辦業(yè)務(wù)，用戶可以辦理成績錄取名冊查詢、學歷學位證明、出國材料辦理等業(yè)務(wù);華東交通大學有設(shè)置在線服務(wù)，可以查詢畢業(yè)生檔案去向。

3. O（opportunities）：機會分析

（1）新時代媒體發(fā)展的必然趨勢

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、云計算等科技不斷發(fā)展，新媒體越來越成為人們生活的主導。特別是微信，已然成為人們的一種生活方式，其以數(shù)字信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以互動傳播為特點、滿足人們休閑娛樂時間碎片化的需求，滿足隨時隨地互動性表達、娛樂與信息的需要，基本實現(xiàn)“每個個體、時刻聯(lián)網(wǎng)、各取所需、實時互動”的狀態(tài)。

（2）大量APP用戶基數(shù)的支撐

隨著智能手機功能的全面化以及使用人群的年輕化，其普及率將越來越高。據(jù)美國Zenith最新研究報告，到2018年，中國智能手機用戶數(shù)量將達到13億人次，幾乎近于人手一部。微信發(fā)布2018數(shù)據(jù)報告：月活躍用戶達10億之多，越來越多的人使用微信過上了更智慧的生活。智能手機和微信用戶的發(fā)展給高校檔案館微信公眾號的建設(shè)提供了很好的機遇。

4. T（threats）：威脅分析

（1）信息時代的海量信息，會導致用戶審美疲勞

目前，各企業(yè)、組織、公眾、政府、媒體等都爭相推出微信公眾號，每天發(fā)出的信息不計其數(shù)，這樣用戶每天會被云信息所圍繞，極易形成審美疲勞。這就對高校檔案館微信公眾號提出了更高的要求，如何能推出讓人耳目一新、能夠真正吸引用戶，對用戶有用的信息則是對其的挑戰(zhàn)。

（2）公眾號創(chuàng)建缺乏統(tǒng)一管理規(guī)范、統(tǒng)一評價標準

高校檔案館微信公眾號沒有統(tǒng)一的評價標準，管理規(guī)范，而是由各高校檔案館根據(jù)各自實際情況，制定相關(guān)運營方案。比如公眾號的命名方式不統(tǒng)一、不規(guī)范，大部分是由高校名稱+檔案館命名，如“上海交大檔案館”、“中山大學檔案館”。但個別只從公眾號名稱根本無法辨識是哪個高校的檔案館微信公眾號，如“圖書與檔案館”乃是沈陽工學院圖書與檔案館。這樣會給用戶搜索關(guān)注帶來一定的不便。又如欄目設(shè)置沒有一定的規(guī)則標準，而是由各檔案館根據(jù)各自情況自己定制，各公眾號欄目服務(wù)內(nèi)容設(shè)置不一，且服務(wù)深度更是參差不齊。

（二）高校檔案館應(yīng)用微信公眾號開展信息服務(wù)的戰(zhàn)略分析

基于以上對高校檔案館應(yīng)用微信公眾號開展信息服務(wù)的SWOT分析，本著SWOT戰(zhàn)略方法，應(yīng)當抓住機遇，避免威脅，充分發(fā)揮優(yōu)勢、盡力改善弱點。

1.基于用戶需求為導向，優(yōu)化在線互動性能

以用戶為中心，以用戶需求為導向，設(shè)置人性化界面，使用戶不僅可以實現(xiàn)在線查詢、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，還可以與館內(nèi)工作人員實現(xiàn)充分的互動交流，可以達到用戶“有求必應(yīng)”，充分體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)宗旨。

2.抓住時代機遇，創(chuàng)新宣傳形式，增加用戶關(guān)注度

要加大檔案微信公眾號的宣傳，比如在檔案館網(wǎng)站、6.9國際檔案日活動、新生入學參觀、畢業(yè)生畢業(yè)、用戶到館查檔及檔案館舉辦的其他活動時，均可以宣傳檔案的價值與用戶的關(guān)系及公眾號服務(wù)的功能、作用，增加用戶的關(guān)注數(shù)量。

3.規(guī)范建設(shè)標準，建立評價機制，提高運營管理者積極性

應(yīng)當制定統(tǒng)一的建設(shè)標準，并制定相關(guān)評價指標，將其納入到考核體系，建立激勵機制，這樣才能調(diào)動運營者的積極性，更加主動地想法設(shè)法提高用戶對公眾號的認可及滿意度。這樣就不會出現(xiàn)某些公眾號建立后就無后續(xù)運營的情況，創(chuàng)建一個積極的競爭機制。

4.整合檔案內(nèi)容，推送原創(chuàng)文章，提升用戶滿意度

要以高校檔案為基礎(chǔ)，進行充分整合和挖掘。在內(nèi)容上，不僅要體現(xiàn)知識性、文化性、更要有趣味性并符合用戶的需求;在形式上，可以是文字、圖片、影音，也可以是三維影像等，給用戶更直觀的體驗，以達到更好的傳播效果，提升檔案館影響力。

5.組建運營團隊，定期培訓學習

新媒體的環(huán)境給高校檔案館公眾號帶來了無限機遇的同時，也帶來了巨大挑戰(zhàn)：如何更好地實現(xiàn)實時互動，實時服務(wù)，如何更好地滿足用戶需求，提升用戶滿意度，如何更好地提升公眾號傳播力和影響力。這就需要有專門的運營團隊來運營、管理公眾號，且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，要組織其團隊不定期進行技術(shù)及服務(wù)等方面培訓。