提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

韋世清

摘要：當前，我國正處于經濟轉型和改革開放的關鍵時期，新時期對我國事業單位的管理提出了更高的要求。事業單位檔案管理是事業單位日常管理工作的重要內容，加強事業單位檔案管理工作是提升機關人事檔案管理的工作質量和效率的必然要求。本文立足新時期特征，簡要闡述了新時期事業單位檔案管理的內容和重要意義，針對當前現實工作中存在的問題提出切實可行的優化策略，促進事業單位人事檔案管理工作的持續健康發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;建設;方法策略

引言

事業單位的檔案是對其內部具體活動的記錄，具有及時性和真實性的特點。它不僅是對事業單位艱難發展歷程的反映，還蘊含了大量的歷史和社會信息。檔案對一個國家或是地區的發展有著至關重要的作用，小至對社會生活的反映和借鑒，大至可影響管理者的決策制定。可見，檔案是現下國家和社會發展的必不可缺的一部分。隨著信息技術的普及，信息時代已然來臨，事業單位的檔案作為我國發展建設的重要信息來源，實現信息化是檔案管理的必然趨勢。

1、事業單位人事檔案管理信息化建設的特點

1.1、改變檔案管理方式，增加檔案管理職能

傳統的事業單位人事檔案管理模式主要是以紙質的方式作為媒介，使用人工錄入的方式，這種工作方式會導致工作效率下降，進而會嚴重影響整個檔案管理信息化工作的開展。伴隨著信息化時代的快速發展，紙質檔案管理模式已經不能夠滿足新時代事業單位人事檔案管理工作發展的需要，在信息化時代，主要使用電子錄入的信息化管理模式，在對事業單位人事檔案資料信息化管理的過程中，一定要體現保存資料的功能，同時還能夠完成對其他資料的收集和整理，進而促進事業單位人事檔案資料信息管理工作的正常開展。

1.2、具有完善的人事檔案信息化管理規范和制度

為進一步提高人事檔案信息管理水平，在機關事業單位人事檔案管理中，要根據實際情況建立健全人事檔案信息管理系統，并補充相關規定，并加以管理。人事檔案。監督系統的實施和相關規范，特別是在實際工作中，應當在收集人事檔案信息時進行，這與人事檔案信息管理的效率和質量密切相關。嚴格按照具體規范和標準收集人事檔案信息，并進行認真識別和歸納，確保人事檔案信息資料的真實性、準確性和完整性。

1.3、永久保存檔案資料

以往事業單位人事檔案管理方式絕大多數都是使用紙質檔案。然而，紙質檔案由于受到天氣或者環境因素的影響，容易出現發霉或者損壞，嚴重的可能會導致大部分信息數據丟失，信息資料查詢也非常困難。近幾年，隨著信息化技術快速發展，事業單位通過對人事檔案資料進行信息化管理，在一定程度上能夠解決紙質檔案中存在的問題，為能夠永久保存人事檔案信息資料提供了一種可行的方式。

2、事業單位人事檔案信息化管理的有效途徑

2.1、引進先進理念提升人員綜合素質

新時期下事業單位人事檔案管理信息化水平的提升，必須要把握時代發展整體形勢，立足事業單位發展現實情況，積極引進先進人事檔案管理理念，促進事業單位人事檔案管理部門相關工作人員思想認知的不斷強化，對人事檔案信息化建設的重要性形成一個清晰的認知，為人事檔案管理信息化程度的提升奠定基礎。對于事業單位來說，要明確人事檔案管理的特殊性，為確保個人信息數據安全，必須要全面提升檔案管理人員職業素養，促使其明確自身崗位職責，并注重個人品德素質建設，以更好發揮個體價值參與人事檔案管理工作。人事檔案管理人員是人事檔案信息化管理工作中的主體，為此，要注重人員綜合素質與業務能力的強化，提升其專業化水平，要能夠應用信息化管理技術推進人事檔案管理工作，并且具有較高的思想政治覺悟，從而令事業單位人事檔案信息化管理工作得以規范有序推進。

2.2、提高檔案信息化管理安全性

在人事檔案的信息管理中，我們必須注意文件操作的每個過程，如文件生成、收集和驗證、以及歸檔和利用。同時，在提交人事檔案后，還應注意文件檢查和維修工作。相關人員必須定期對存檔文件進行維修和檢查。一旦出現問題，必須及時參考原始紙質文件。要進行比較和修復，以確保文件的真實性。另外，應該很好地構建人事檔案信息數據庫。數據庫的構建可以有效地幫助文件存儲做人員識別工作。但是，數據庫應嚴格按照數據庫的有關規定予以遵守。同時，加強人事檔案管理人員的安全技術教育，增強信息安全保障意識，確保人事檔案信息化的信息安全。

2.3、創新管理模式，重視檔案管理信息化建設，提升管理水平和效率

事業單位要積極引進先進的管理理念及檔案管理技術，順應分散式管理向集中化管理方向的轉變;重視檔案管理信息化建設，擴展管理內容，深度應用信息技術和網絡技術手段 ， 轉變檔案管理模式，創設檔案共享平臺，促進檔案信息的存儲、管理、收集信息化，并強化檔案安全保障措施;在日常培訓中著力教授和引導管理人員借助計算機及信息化系統及時更新檔案信息，提高檔案收集、整理和利用的效率。

2.4、增強工作人員專業技能培訓

人事檔案管理工作人員專業技能與綜合素質高低，會在一定程度上影響事業單位人事檔案管理信息化建設整體進程。所以，在對事業單位職工人事檔案信息化管理的過程中，一定要定期對工作人員專業技能進行系統培訓，只有工作人員專業技能和綜合素質水平得到提升之后，才能夠促進事業單位人事檔案管理信息化建設工作穩定開展，進而促進事業單位各項工作的正常穩定。

結束語

隨著科學技術的不斷發展，目前事業單位的檔案信息工作有了新的變化，事業單位檔案信息工作應該與時俱進，逐漸電子化和現代化。管理工作人員應該充分意識到檔案信息的改革能提高工作效率。如果繼續沿用傳統的管理檔案工作，將無法滿足事業單位的要求，目前事業單位的人數越來越多，檔案數量也越來越大。事業單位應該加強對管理人員工作的要求，不斷提高他們的專業知識水平，最重要的是要改革他們的管理思想，完善管理手段，開創新的管理模式。

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