淺談基層單位檔案管理工作的創新發展

辛秀峰

摘要：檔案管理是基層單位管理的一個重點，也是難點。在新的形勢下，傳統的管理模式已經對各單位檔案管理工作的有效開展形成了制約。在新的歷史時期，檔案管理創新思路及方法的研究對基層單位正常活動開展的作用是不可或缺的。做好基層單位檔案管理工作的創新思路應從理念、系統、人員全方位展開，方能以創新求發展，通過提高認識、建立制度、促進數字化發展、提高業務素質等方法方式，努力實現檔案管理乃至全局整體管理工作全局的轉型升級。

關鍵詞：基層單位? 檔案管理? 創新? 思路? 作用

在網絡信息時代，創新已成為各行各業轉型升級的必由之路。為了推進基層單位工作的創新發展，尤其是對檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點而言，創新檔案管理工作的思路對于提高單位的工作效率有非常重要的作用。檔案管理是一項服務性的工作，創新不止于對檔案管理工作效率有所提升和超越，也是對基層單位管理工作全局的推動和促進，是實現基層單位管理工作現代化、科學化的重中之重。

一、新時期做好檔案管理工作創新的重要意義

在改革創新這一社會宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創新最首要的意義是對傳統檔案管理的一種認識和管理的超越。通過創新工作機制，構建更加科學、更加現代、更加合理的的檔案管理新構架，檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統的制約。在過去，在人們的認識中，普遍認為檔案管理只是對歷史資料的簡單收集與保管，不需要任何創新，只要有敬業精神就行。從今日看來，這一觀點仍舊占有很大市場，但這種認識是大錯特錯的。創新能夠切實發揮出檔案管理潛在的價值，來修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高基層單位管理工作整體水平。另外，創新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使基層單位人人能認識到檔案管理的重要性，樹立檔案管理是基層單位的整體工作，并非是檔案管理員個人的工作內容這一正確觀念。只有建立起“全員都對檔案管理履職盡責”的環境，才更有利于管理創新意識滲透到基層單位各個流程環節，幫助所有工作人員從過去只關注自身工作內容創新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創新整體。提升創新效能。

二、基層單位檔案管理工作的常見問題

對不少基層單位來說，檔案管理長期以來被簡單理解為歷史資料的收集、整理和保管。管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發揮出檔案作為珍稀信息應有的價值再創造功能。主要存在以下兩個方面的問題：

（1）檔案管理從業人員業務能力弱、素質待提高。檔案管理工作的專業性、政策性較強，但因為很多單位負責人不重視的問題，比如在學校，很多擔任檔案管理人員為鄰近退休不能正常進行教學的“老”“病”群體，這部分人專業水平不高、職業素質不硬，甚至部分人存有得過且過待退休這一落后思想。只有建立一支專業水平高、職業素質過硬的檔案管理隊伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。

（2）檔案室現代化管理設施落后、領導重視程度不夠。由于檔案管理人員的專業理論知識不強，對《檔案法》及《檔案管理辦法》相關法律法規學習貫徹的力度較差，普遍存在對檔案工作重要性認識不到位問題，且很多基層單位由于領導到檔案管理工作不重視，其資金也不充裕，直接導致了一些事業單位檔案管理部門基礎設施落后。

三、新時期做好基層單位檔案管理工作的創新思路

（1）理念創新，提高認識。檔案是一個單位工作的真實記錄，只有做好信息收集、歸類等基礎管理工作，才能確保工作記錄的完整、全面和安全。意識決定行動，檔案管理工作創新需起始于管理理念的創新。即，要加強對全員的宣傳教育，要使每一位在崗職工認識到檔案管理是全局的整體性工作，非從事檔案管理某一個人的職責。基層單位要制定出足夠細致、足夠準確、足夠可量化的檔案管理規范，將檔案建設納入到單位中長期規劃和日常考核中去，增強檔案人員的服務意識和法治觀念，提高整個單位的檔案管理水平。最重要的是，應當確保落實管理責任制，才能使檔案管理人人有責的創新理念逐漸內化、固化。在此基礎上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創新的良好工作氛圍，促進基層單位檔案工作真正落到實處，實現檔案管理工作的現代化、科學化。

（2）系統創新，提高本領。改變檔案管理模式依靠人工操作的這一陳舊落后狀態，檔案管理工作必須擁抱新技術，搭上“大數據”這一平臺，要建立起基于網絡與信息技術的檔案管理平臺系統，通過網絡信息技術這一主抓手，實現檔案管理的標準化、規范化操作，建立起統一、精確的體系。另外，基層單位可以嘗試先從各職能部門內部開始建立起電子化、自動化、智能化的檔案數據采集、整理、存貯系統，再實現各職能部門之間的彼此聯通，形成內部局域網化的檔案管理信息化平臺。隨著技術的進步，還要積極采納諸如大數據、云計算和人工智能等更加前沿的理論和技術，多管齊下，來提高檔案管理水平。同時，在實現新技術管理的同時，人員綜合素質的提升是提高檔案管理工作水平的前提，必須從檔案管理崗位職責和能力上來不斷完善基層單位的檔案管理人員隊伍，并定期開展檔案管理來“充電”，提高其知識結構、能力水平和管理經驗，全面提升檔案人員的綜合素質，以此實現檔案管理的系統創新。

事實證明，只要努力把檔案管理工作做好、管好，創新工作思路和方法，基層單位的檔案管理水平一定能實現質的飛越。

參考文獻：

[1]??? 尚鳳慶，陶格斯，白玉蘭.淺論如何加強現代企事業單位檔案管理的基礎工作.內蒙古科技與經濟，2016（07）：16-17