基于數字環境的檔案共享機制建設探究

摘 要：新時代數字環境下，如何優化檔案整理服務、加強檔案資源整合從而促進檔案整理的轉型升級，已變成檔案管理人員亟待解決的命題。本文從理論方面探索新時代數字環境下檔案的基本內涵，提出了構建檔案共享機制的原則與基本框架，最后分別從法制上保障、手段上整合等角度提出檔案共享機制構建的基本路徑。

關鍵詞：數字環境;檔案;共享機制

在經濟高速發展、科技日新月異、社會持續進步的新時代，人們越來越重視檔案的整理業務。在數字環境下，怎樣高效優化檔案整理服務、加強檔案資源整合從而促進檔案整理的轉型升級，已變成檔案管理人員亟待解決的命題。本文力求從多角度切入，探究新時代下檔案資源整理工作的新形勢，通過建構檔案共享機制來推動檔案事業的進一步發展。

一、數字環境賦予檔案整理新內涵

1.檔案整理電子化。數字環境下，互聯網技術的發展推動了檔案資源整理業務的變革，有利于實現檔案整理的電子化。在檔案整理的電子化之前是傳統的整理方式，這種檔案整理方式所憑借的是人力，通過搬運和翻推等體力活來進行檔案工作，這種方式極其繁重，工作人員負擔較重。檔案整理的電子化、網絡化是檔案資源數字化的關鍵所在。當前數字環境下，計算機互聯網技術的發展賦予了檔案資源數字化新的內涵。將檔案整理進行具體環節的劃分，則數字環境下要求檔案整理需在產生形成、搜集整合、歸檔分類、移交遞送等檔案管理全過程上實現電子化操作與管理，這具體包括檔案的自動編制目錄、分類歸檔、移交存檔以及全文檢索。

2.檔案資源數字化。在綜合性檔案館，會保有豐富的館藏資源，這種大量的檔案資源占地面積大且利用不方便。因此通過運用先進的數字化技術，將不同物質承載形式的檔案資源用數字化方式進行重新整理與存儲，從而實現由實體檔案到電子檔案的轉變，促進檔案整理工作的轉型升級。檔案資源的數字化過程主要可分為兩部分，其一是編制電子版的檔案資源目錄。編制檔案資源的電子目錄是實現檔案資源數字化管理的第一步，目錄包括案卷的目錄和卷內目錄，以及每個文件的目錄，將這些目錄整合，進行數字編碼，從而形成電子目錄，建立索引結構，實現檔案的全文快速搜索。其二是搭建檔案資源存儲的數據庫。將紙質的檔案文件信息經過數字化處理轉換成電腦能夠存儲的數字信息，將數字信息存儲于電腦的數據庫。

3.服務運行網絡化。當把紙質版檔案轉換為數字化檔案信息后，就需要媒介平臺來推動數字化的檔案整理機制的運行，以使檔案資源可以暢通運行。一般選取數字化網絡平臺作為這一檔案資源傳輸媒介渠道。網絡平臺可以實現上下的貫通與左右的關聯，因此有利于數字檔案的便利傳遞，從而促使構建數字化傳輸網絡體系。當全方位的傳輸體系構建完畢后，檔案管理工作人員可以運用自己的網絡登錄該平臺界面進行數字化檔案資源的整理與歸檔，同時需要利用檔案資源的人也可以在任何地方通過網絡接入該平臺，自行下載查看相關檔案資源。檔案資源管理系統中的數字化網絡可以分為兩個平臺，一個是檔案館的局域網，這是內網平臺，檔案資源首先會通過檔案館的內網進行傳輸與流動，方便工作人員的加工處理;另一個是便于檔案資源利用者的外部網絡，就是一般指的因特網，將檔案館內部局域網傳輸的數字化資源通過網絡工具接入外部網絡服務器，從而實現數字化檔案資源的開放共享。

4.檔案利用便利化。在引入數字化檔案利用模式之前，即傳統的檔案利用主要是依靠公民進入檔案館提交請求，然后由檔案館工作人員通過居民提交的關鍵詞等進行人工查詢與索引，此工作量龐大，且繁瑣和復雜，檔案的可利用價值大大降低。但數字化的檔案管理機制使檔案材料全部進行數字化的整理與歸檔，因此有利于實現檔案資源的量化管理，便于檔案資源的固定，這種新型檔案管理方式基于數字環境，使原來繁重難查的檔案變成可以迅速方便檢索的電子資源，方便傳播利用，從而真正發揮檔案資源的應有價值。

二、基于數字環境的檔案共享機制

1.檔案共享機制的內涵。通過構建一種分工協調機制而使不同載體、不同內容的檔案進行優化與整合，通過電子化的網絡平臺對檔案資源進行存儲，并在這種整理中發揮檔案的價值，使得檔案資源的便捷利用就是數字環境下檔案共享機制的構建原理。這有利于減輕檔案管理工作人員的工作負擔，也有利于保障社會公眾對檔案的使用權與知情權。檔案資源共享機制就是通過特定的手段、搭建特定的平臺來讓分散的異質性的檔案資源進行整合與再利用。

2.數字環境下檔案共享機制的構建原則

（1）標準化原則。“數字環境下檔案共享機制的一大重要原則就是要實現檔案資源的標準化，只有實現了檔案資源的標準化處理，才能有效地實現數字化檔案資源的流轉”，因為只有具備統一形式才能有效促使不同載體的檔案資源進行整合歸檔。標準化處理是檔案共享的前提條件，實現檔案資源的標準化會方便檔案管理工作人員組織協調檔案共享機制。

（2）系統化原則。檔案資源的整理應該是一項系統的工程而不是局部意義的，檔案整理的各個流程與環節應當是一個聯系密切的整體，所以檔案工作應該注重系統一致性，規劃和布局應當科學合理。這是系統理論視角下檔案整理的原則，要求數字環境下不同類別的檔案整理的分工協作、相互配合。以全局性的眼光審視檔案不同層級的結構特征，從而把握檔案整理的精準性，消除檔案信息的冗雜與多余，避免重復勞動與做無用功。

（3）完整性原則。不管是紙質版的檔案材料，還是數字化的檔案資源，都要求檔案載體具有相當的完整性，比如檔案的外觀應當完整、檔案內部的文字內容應當完整，檔案的頁碼數目等也應當具備完整性，至于數字化的檔案資源，應該具備完整的電子目錄，以及包括日期等電子信息。完整性原則是檔案共享的核心，因為不完整的檔案，沒有完整樣貌的檔案，不原始的檔案材料，利用價值會大大降低，從而也就喪失了檔案流通共享的意義。

3.數字環境下檔案共享機制的建構。數字環境中的檔案共享機制所打造的檔案共享體系，具有三方面的主體，分別是檔案的生產者、檔案的整理整合者和檔案的利用者。這三者構建了檔案共享利用的全過程。其中可知，檔案的整理工作人員起到了橋梁的作用，一面連接了檔案信息的生產者，一面是連接檔案信息的消費者，通過檔案信息的整合與加工使得元數據能夠被更加清晰直觀方便地被利用，更好地發揮檔案的價值，在檔案共享機制中處于樞紐地位，是檔案共享體系的核心。由此可見檔案管理人員在數字環境中對檔案共享機制形成的重要作用。

檔案的生存環境構成了檔案共享體系中的客體，其包括了宏觀、中觀與微觀三方面的環境，是檔案建設過程中的關鍵條件所在，影響著檔案共享體系的保障與否。本文所指的檔案共享體系指的是通過檔案工作人員進行分工協作來保障檔案共享系統的各部分之間有機聯系，達成檔案系統的生態平衡。這種共享體系的客體保障來自兩部分，一部分是內部環境的保障，一部分是外部環境的保障。檔案共享體系的保障機制來自政治經濟社會文化等各方面，彼此聯系，相互作用，共同推進數字檔案資源館與其他環境之家的良性信息循環，促進檔案資源的流通共享。由檔案共享機制的主體可知，檔案共享體系的主體性因子也是包括檔案的生成方、加工方和利用方。加工方作為檔案資源的整理人員，負責信息的加工處理與整理歸檔，處于檔案共享體系中的核心位置，主導著檔案資源的共享機制。因此，檔案館的數字檔案信息資源的高效利用與二次開發，都需要檔案工作人員的支持，由此可見，檔案管理工作人員對于檔案資源共享機制與體系的生成與發展的關鍵作用。

三、建設檔案共享機制的路徑

1.健全法律法規，推進檔案法制建設。《檔案法》作為檔案管理工作的重要指導法律，隨著社會經濟形勢的變化，日益與現實實踐環節相脫節。因此《檔案法》應該要根據條件的變化而進行逐步修訂，要進一步保障公民利用索取檔案信息的基本權利，以人民為中心，又要充分保障檔案管理工作人員的合法權益，體現出一種檔案整理者與檔案利用者和諧的宗旨，共同促進檔案資源的有效共享。

2.完善整理機制，加強檔案網上陣地建設。檔案整理應當經歷從線下到線上的轉變，要求加強檔案網上陣地的建設。要依托現行文件與人員，進一步加大檔案信息的開放共享力度，通過公開檔案資源，保障社會公眾的知情權與使用權，從而更好地發揮檔案資源對于經濟社會的共享價值。

3.注重借助數字化技術挖掘整合，構建豐富的館藏資源體系。如果要把不同類型不同載體形式的檔案資源加以整合利用，那么就必須借助數字化技術進行挖掘與整合，將不同平臺的檔案資源向同一平臺進行融合。[6]數字化地檔案整合工作分為三步，首先是將不同載體的檔案資源通過數字化的技術與手段進行歸檔，存儲在電腦數據庫中，其次就是加強檔案資源的聯通，運用互聯網數字化技術促進各部門的檔案連成一個整體，構建區域性檔案信息化的共享平臺，最后一步就是將各地的數字檔案室連成一個整體，構建全國性的數字化檔案管理網絡系統。

四、結語

綜上所述，基于數字環境的檔案共享機制的構建是新時代下檔案整理工作發展的必然要求，通過促進數字化電子信息環境與不同載體檔案的有機結合，來不斷豐富完善檔案共享機制，從而更好地滿足社會公眾需求，服務地區經濟與社會發展。

參考文獻：

[1]趙淑梅.數字時代檔案工作理論與實踐的宏觀認識.檔案學研究，2010（6）：24.

[2]歐陽琳，彭海艷.兩型社會建設中民生檔案工作的問題與策略[J].檔案學研究，2010（1）：22-26.

[3]王 萍，宋雪雁.電子檔案管理基礎.北京：清華大學出版社，2006.

[4]徐國際.數字化檔案管理的認知與構建[J].黑龍江檔案，2013（02）：38.

基金項目：山東省檔案局科技項目，項目名稱：檔案數據分析對疾病預防控制工作價值的研究，編號：2018-15。

作者簡介：郭佃曉（1984-），女，漢族，山東省日照市莒縣人，莒縣疾病預防控制中心，檔案館員，本科學歷。