事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究

摘 要：檔案管理和事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展是息息相關(guān)的，因為檔案管理無法體現(xiàn)出事業(yè)單位的直接性收益，所以很多事業(yè)單位對檔案管理的重要性存在認(rèn)知層面上的不足，未認(rèn)知到其重要性，事業(yè)單位對檔案管理方面的落實力度更是嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案信息方面產(chǎn)生很多漏洞，對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生極為不良的影響。文中針對現(xiàn)代事業(yè)單位在開展管理檔案時，對其存在的問題加以探究，分析對工作的優(yōu)化處理，旨為有關(guān)工作現(xiàn)代化發(fā)展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;存在問題;有效措施

如今，我國報考事業(yè)單位的人數(shù)正在連年上升，比企業(yè)工作的報考人數(shù)要多很多，在高校畢業(yè)生的擇業(yè)有限選擇過程中，事業(yè)單位遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出了企業(yè)單位。針對這樣的現(xiàn)實情況，很多事業(yè)單位的工作人數(shù)也持續(xù)增長，檔案需要保存的數(shù)量越來越多，且由于相關(guān)工作者出現(xiàn)的個人素質(zhì)、專業(yè)能力嚴(yán)重不足等問題，極易導(dǎo)致在檔案管理時，易出現(xiàn)各種問題，而這些問題也成為了管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的障礙，亟待進(jìn)行合理有效的解決。

一、當(dāng)前事業(yè)單位落實檔案管理工作時出現(xiàn)的問題

1.檔案管理工作者的主觀認(rèn)知方面

事業(yè)單位基于所有工作者的共同努力而實現(xiàn)不斷發(fā)展，如果工作人員態(tài)度不足、責(zé)任心弱，人才選擇自然受阻，極大制約著相關(guān)人才的進(jìn)步與發(fā)展。如果相關(guān)工作者自身的能力已經(jīng)滿足崗位等級提升的相關(guān)要求，同時已經(jīng)具備了對應(yīng)的業(yè)績，可是卻由于檔案管理相關(guān)工作人員工作方面存在的不當(dāng)，致使自身檔案管理工作未獲得領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)現(xiàn)和肯定，就會對相關(guān)工作者的工作積極性產(chǎn)生不良影響，更會使事業(yè)單位中的工作者態(tài)度不一，無法凝聚相關(guān)工作者的所有力量。針對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作來講，管理工作者自身對檔案內(nèi)容重要性存在錯誤認(rèn)知，在對檔案內(nèi)容進(jìn)行保管的時候主觀態(tài)度較為懈怠，欠缺相應(yīng)的責(zé)任心。針對自身的本職工作存在應(yīng)付了事或者拖延的主觀態(tài)度，比如，檔案室的清潔工作，檔案相關(guān)內(nèi)容的及時更新等。還有的檔案管理工作者，在檔案內(nèi)容管理工作中就算是發(fā)現(xiàn)其中存在問題，也未及時進(jìn)行合理有效的解決，通常會進(jìn)行應(yīng)付、拖延、敷衍等，這些都給檔案管理工作的有序發(fā)展造成嚴(yán)重影響。

2.工作者專業(yè)技能薄弱

當(dāng)前，在眾多工作人員中，有很多管理工作者并不是專修這一專業(yè)的，也就是說其并未系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過相關(guān)管理知識。其從事檔案管理工作是因為工作崗位調(diào)換，或者是因為某種其他因素才從事檔案管理工作的，在內(nèi)心當(dāng)中并不喜歡這份工作，在專業(yè)知識、技能方面存在嚴(yán)重欠缺的狀況。所以，這些檔案管理工作者在實際工作中難以對檔案內(nèi)容實施科學(xué)、專業(yè)而有效的管理，更會因為這種情況的影響，出現(xiàn)檔案內(nèi)容的丟失以及污損問題，這在根本上對事業(yè)單位檔案相關(guān)內(nèi)容的完整性產(chǎn)生不良影響。并且，更會對相關(guān)人員的工作積極性產(chǎn)生不良影響，這樣的情況對于事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來講，會產(chǎn)生極為嚴(yán)重的影響。

3.檔案管理工作者離職之后出現(xiàn)的問題

現(xiàn)代人更愿意追求自己向往的自由，向往著個性自由和天性釋放。因此，現(xiàn)代人很難從一而終地去做同一份工作，一直做一份工作的概率并不高。同時，因為現(xiàn)代社會中的突發(fā)狀況非常多，相關(guān)工作者會因為各種個人原因的影響，比如，身患疾病、待產(chǎn)、直系親屬去世等等，增加了其離開既有工作崗位的可能性。可是很多工作者在離開工作崗位之后，在檔案管理工作交接過程中存在很多問題，新職員不了解老職員檔案內(nèi)容管理、存儲的方式，難以將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來，這會對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生巨大影響。

4.檔案管理工作中的存儲方式比較落后

有些事業(yè)單位中對檔案的存儲方式存在很多問題，檔案管理工作中的存儲方式較為落后，檔案管理需要工作者具備良好的耐心，因為這項工作非常耗費時間和精力，只依靠人工來進(jìn)行檔案內(nèi)容管理會出現(xiàn)各種不同的失誤。在現(xiàn)實工作當(dāng)中，事業(yè)單位通常會忽視檔案的封存處理，針對檔案內(nèi)容一般就是基礎(chǔ)形式的應(yīng)用，未將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來。通常來講，事業(yè)單位在把檔案內(nèi)容記錄完成之后，就會把其存儲起來，并未針對檔案中的經(jīng)驗、教訓(xùn)等進(jìn)行學(xué)習(xí)，也未能將檔案內(nèi)容的作用發(fā)揮出來。當(dāng)今社會屬于信息技術(shù)時代，電子數(shù)據(jù)檔案逐漸變成單位檔案工作的關(guān)鍵點，但目前很多單位仍采用傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)進(jìn)行檔案存儲。在以紙質(zhì)進(jìn)行檔案內(nèi)容存儲的時候，紙通常會比較容易破損，內(nèi)容也會被篡改，字跡會隨著年限的增長而變淡，甚至?xí)霈F(xiàn)無法辨認(rèn)的情況，基于此，信息技術(shù)時代要求事業(yè)單位積極使用現(xiàn)代化的管理方式對檔案進(jìn)行合理有效的管理。

事業(yè)單位中的職能部門數(shù)量比較多，所有部門需要使用的檔案內(nèi)容也非常多。并且，檔案內(nèi)容的類別較為繁雜，這些都會對檔案管理工作的落實造成影響。如果仍運(yùn)用原有的檔案管理方法，在對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理的時候，就會由于檔案管理工作者主觀情緒方面的影響，而致使檔案出現(xiàn)凌亂無序的狀況，檔案隨意擺放等。也就是說，即便是檔案未出現(xiàn)丟失的問題，可是在需要檔案相關(guān)內(nèi)容的時候，尋找對應(yīng)的內(nèi)容也是非常困難的，會對工作成效產(chǎn)生極為不良的影響。信息技術(shù)時代，信息數(shù)據(jù)的更新變化非常快，檔案內(nèi)容的更迭發(fā)展也在變化。如果在對檔案進(jìn)行管理過程中所使用的方式不正確，就會導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理工作成效低下，無法對更多檔案信息進(jìn)行及時掌握與更新，這不僅會導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容無法得到及時有效的更新，更會讓檔案信息失去利用價值，荒廢檔案信息數(shù)據(jù)的實際存儲。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的有效方法

1.加大工作者專業(yè)技能

現(xiàn)代事業(yè)單位中的檔案內(nèi)容，對于事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展是較為關(guān)鍵的，因此工作需小心謹(jǐn)慎。要求相關(guān)工作者自身專業(yè)技能必須符合標(biāo)準(zhǔn)，并且要求檔案管理工作者具備良好的工作熱情以及嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作態(tài)度。事業(yè)單位在對檔案管理工作者進(jìn)行選擇的時候，不但要求其具備良好的工作能力，更要對其性格進(jìn)行甄別與選擇。此外，事業(yè)單位一定要強(qiáng)化對檔案管理工作者的培訓(xùn)教育工作。在培訓(xùn)教育工作中增強(qiáng)檔案管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)能力。針對專業(yè)知識的培訓(xùn)教育方面，事業(yè)單位可邀請具備專業(yè)能力的專家進(jìn)行專題培訓(xùn)工作。在職工工作態(tài)度這一方面，事業(yè)單位管理工作者一定要關(guān)注相關(guān)人員的心理動態(tài)，對檔案管理的重要性進(jìn)行一再強(qiáng)調(diào)，在思想層面上對職工進(jìn)行引導(dǎo)，讓其意識到檔案管理工作對于事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要性。

2.制定合理、科學(xué)的檔案管理工作規(guī)范制度

檔案管理工作不能只依靠領(lǐng)導(dǎo)的一再強(qiáng)調(diào)和職工個人認(rèn)知，更為關(guān)鍵的是要有完善合理的規(guī)章制度實施約束，只有將規(guī)章制度科學(xué)、合理安排，明確目標(biāo)，當(dāng)出現(xiàn)錯誤的時候，進(jìn)行有理有據(jù)的懲處。并且，在對規(guī)范內(nèi)容進(jìn)行制定的時候，一定要著重強(qiáng)調(diào)檔案管理工作者崗位調(diào)離或者離職之后可能會產(chǎn)生的一系列問題，留下檔案管理人員的聯(lián)系方式，以便后續(xù)諸多問題的有效處理。同時，一定要強(qiáng)化檔案管理工作者自身的檔案內(nèi)容保護(hù)意識對檔案內(nèi)容的完整性進(jìn)行定期檢查，對其中出現(xiàn)的缺損、毀壞等問題能夠及時發(fā)現(xiàn)，并且針對那些已經(jīng)被損壞了的檔案內(nèi)容，檔案管理工作者要有針對性地進(jìn)行及時補(bǔ)救處理。針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要求檔案管理工作者遵照相關(guān)制度實施耐心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幚怼?/p>

3.提升事業(yè)單位檔案的使用效率

符合檔案文件存儲要求的內(nèi)容，一般都記載著事業(yè)單位發(fā)展過程中的重大事件，是事業(yè)單位實際發(fā)展當(dāng)中的里程碑。以史為鑒可知興衰，事業(yè)單位一定要將既有檔案內(nèi)容進(jìn)行充分合理的利用，這樣才能夠基于已有發(fā)展經(jīng)驗，吸取前人工作中得來的教訓(xùn)，切實提升工作質(zhì)量，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。針對事業(yè)單位中存在的個人檔案而言，必須要進(jìn)行有針對性的了解與利用，這樣才能在人才選拔過程中更有針對性，基于檔案內(nèi)容對其進(jìn)行初步評價。

4.使用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行管理和更新

伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案以及計算機(jī)處理等在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用與推廣。基于此，要求事業(yè)單位一定要緊隨時代發(fā)展的腳步，使用現(xiàn)代化的電子檔案、大數(shù)據(jù)等方式進(jìn)行檔案內(nèi)容管理，降低人力、物力等層面產(chǎn)生的損失。因為互聯(lián)網(wǎng)具有良好的交互性，檔案內(nèi)容的更新存儲等也變得更為簡便，信息內(nèi)容的實際獲取也變得更加簡單、容易。社會經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，讓事業(yè)單位中各種信息數(shù)據(jù)的改變與更新更加快速了，檔案管理工作者一定要對新的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時掌握，將信息數(shù)據(jù)更新工作落實好，確保檔案信息數(shù)據(jù)的利用價值。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位中的檔案管理工作，針對事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展來說，有較關(guān)鍵的作用。在開展工作時，一定要制定系統(tǒng)有效的管理工作體系。在對工作者進(jìn)行選拔的時候，一定要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的工作者，同時要對這樣的工作者實施定時、有效的培訓(xùn)教育工作，及時增強(qiáng)管理工作者自身的專業(yè)素養(yǎng)。并且要使用先進(jìn)有效的方式實施檔案管理，確保檔案信息使用成效的提升，可充分發(fā)揮檔案管理的作用，為事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊燕紅.事業(yè)單位檔案管理問題及對策[J].卷宗，2017（15）.

[2]于洪坤.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策[J].城建檔案，2018，No.224（05）：81-82.

[3]李 麗.事業(yè)單位檔案管理存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.

[4]李 銘.事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（13）：13-13.

[5]高永欣.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題及對策[J].卷宗，2017（19）.

[6]見 青.事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究[J].長江叢刊，2017：157.

作者簡介：葉瓊花（1976-），女，漢，福建省三明市明溪縣人，職稱：中級館員，學(xué)歷：本科，單位：福建省三明市明溪縣工信局，研究方向：檔案管理。