加強事業(yè)單位檔案信息化建設的意義與路徑

摘? 要：隨著時代的發(fā)展以及信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案行業(yè)在管理形態(tài)以及開發(fā)手段等發(fā)面都有了巨大的進步，尤其是我國國家級別的檔案管理中心已然能夠在傳統(tǒng)管理模式中大膽地插入信息化內(nèi)容，其有效實現(xiàn)了檔案管理的智能化、科學化以及高效化。在這樣的背景之下，事業(yè)單位的檔案信息管理工作也獲得了一定的發(fā)展，但是相較于我國國家級檔案管理中心而言，尚且還存在著諸多不足之處，這就使得事業(yè)單位的檔案管理工作與國家級檔案中心管理工作相互脫離，嚴重影響了二者之間的交互溝通，甚至影響了事業(yè)單位檔案機制的長效發(fā)展。所以，全方位地強化我國事業(yè)單位的檔案管理工作，在其中融入大量信息化內(nèi)容有助于貼合國家檔案管理部門的需要，實現(xiàn)由上到下的專業(yè)檔案信息交互機制，這對于推進我國精神文明建設以及事業(yè)單位發(fā)展而言，意義非凡。下面，本文就強化事業(yè)單位檔案信息化建設的意義做出了簡單探析，同時分析了現(xiàn)階段事業(yè)單位強化檔案信息化工作的路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案建設;信息化手段;意義;路徑

檔案管理是一項歷史悠久的工作，其是社會發(fā)展過程中的重要推進力。在最近幾年，我國信息技術(shù)正在不斷地成熟，檔案行業(yè)無論是在管理、開發(fā)等方面都獲得了巨大的進步，尤其是國家級別的檔案管理中心已然實現(xiàn)標準化以及規(guī)范化檔案信息化建設，這有效提高了我國檔案管理工作的高度。企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作極為重要，并且為事業(yè)單位的特殊工作提供了大量的數(shù)據(jù)支撐。但是由于其受到多方面限制，因此尚且存在大量問題，這使得其嚴重偏離社會的發(fā)展進程。介于此，事業(yè)單位有必要全面加強檔案信息化建設工作，以此來革新自身的檔案管理模式，為自身發(fā)展帶來推進作用。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設的意義

1.減少所需成本投入，實現(xiàn)高效管理

檔案管理信息化能夠有效地和無紙化辦公相互關(guān)聯(lián)，二者的無縫銜接能夠在極大程度上地縮減事業(yè)單位需要投入的管理資本，全方位地提高檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率。檔案信息化能夠有效拉近檔案管理部門以及單位中其他部門之間的交互溝通，事業(yè)單位各項文字材料從制作開始到領(lǐng)導審閱簽發(fā)，到建立檔案等多個環(huán)節(jié)都能夠通過計算機實現(xiàn)，這樣可以在極大程度上地解決工作的困難度，有助于深度提高視野單位檔案管理的工作水準。

2.檔案整理收集將會更為簡單

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支撐之下，事業(yè)單位檔案信息化建設工作有助于簡化工作流程，包含檔案信息的收集、整理、查詢等工作內(nèi)容都能夠在信息技術(shù)的引領(lǐng)之下更為簡便，這就能夠保證檔案資料的長久保存。檔案管理工作實現(xiàn)信息化處理，通過計算機來對檔案做出整理、編輯檢索、內(nèi)容提要、目錄，可以任意對其做出排列、分類、整序以及檢索，整個過程幾乎是全自動，這樣就可以極大程度上地縮減尋找檔案的時間，有效推進后續(xù)工作的正常進行。檔案儲存過程更加地集成化，能夠在更小的空間之內(nèi)存儲更多的信息內(nèi)容，實現(xiàn)高密度收集。

3.實現(xiàn)高安全性地檔案保障

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的保密性相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言更高，其能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的秘密防護。檔案信息管理系統(tǒng)能夠建設相應的防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等等，以此來實現(xiàn)對信息內(nèi)容的加密以及權(quán)限管理，從軟件角度來有效擺脫外界的入侵，保障各項電子檔案的基本安全，盡可能地防止因黑客入侵或者受到病毒侵犯而產(chǎn)生的網(wǎng)絡信息泄密問題。

4.高效率數(shù)據(jù)收集與統(tǒng)計

一般來講，事業(yè)單位所涉獵到的檔案信息庫是極為龐大的，各項數(shù)據(jù)內(nèi)容的收集與統(tǒng)計一直都是一項工作難點。在信息技術(shù)的引導之下，事業(yè)單位可以在開展數(shù)據(jù)收集與統(tǒng)計工作的時候，正確采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以此來更為有效地檢索自己需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容，以此來為企業(yè)后續(xù)的決策提供相應的數(shù)據(jù)支撐。檔案管理工作信息化使得大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析不再困難，因此將其應用于數(shù)據(jù)收集與統(tǒng)計工作中必然可以有效推進事業(yè)單位發(fā)展。例如，在事業(yè)單位開展周年干部培訓大會的時候，接受培訓的人員數(shù)量、培訓成績、培訓質(zhì)量等內(nèi)容都可以借由大數(shù)據(jù)技術(shù)予以分析，將此作為基礎(chǔ)，更好地指引員工工作。

5.提供與高層級檔案管理中心交互的機會

創(chuàng)設檔案管理信息網(wǎng)絡能夠有效推擠事業(yè)單位檔案信息的管理水準，如此一來就能夠更好地和當前我國國家級別的檔案中心實現(xiàn)信息內(nèi)容的交互溝通傳遞，在數(shù)據(jù)共享的幫助之下，檔案開發(fā)工作將會受到有效推進，同時也為事業(yè)單位的發(fā)展提供了巨大的便利。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設的路徑

1.制定符合單位發(fā)展的檔案信息化總體規(guī)劃

事業(yè)單位的檔案信息化建設絕非是一蹴而就的，其從屬于一項系統(tǒng)工程，往往會涉獵到單位發(fā)展過程中的諸多環(huán)節(jié)以及方方面面，所以事業(yè)單位的檔案信息化工作建設的前提是服從于當前事業(yè)單位的發(fā)展前景，創(chuàng)設相應的單位檔案信息化管理道路，按照事業(yè)單位具備的相應特點以及發(fā)展目標，滲透到科學調(diào)查工作之中，創(chuàng)設出更為切實有效的長期檔案信息管理計劃以及短期檔案信息管理計劃，同時與單位內(nèi)部的其他部門之間做出合理接軌，以此來保證所有單位部門均能夠在檔案信息化工作的引導之下和單位內(nèi)部的其他管理部門開展有機合作，信息共享。同時還要和本單位的公文管理以及信息中心的建設相互促進，于單位的網(wǎng)絡辦公司系統(tǒng)相互契合，以此來形成更為完整的單位檔案信息化管理網(wǎng)絡，切實有效地提高事業(yè)單位檔案信息化建設的高度。

2.逐步推進檔案管理工作的信息資源數(shù)字化

檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化是執(zhí)行檔案管理信息化建設的重要內(nèi)容，同時也是事業(yè)單位創(chuàng)新檔案信息管理模式的重要支撐，檔案數(shù)字化主要是采用先進的信息數(shù)字技術(shù)，而后將單位內(nèi)部以物質(zhì)載體形式展現(xiàn)出的檔案信息做數(shù)字化處理，使其成為相應的數(shù)字信息，同時根據(jù)這些信息檔案來設置相應的目錄數(shù)據(jù)庫，以方便后續(xù)查詢。具體方法為：首先，事業(yè)單位在開展日常工作的過程中常常會應用到大量電子音像材料或者電子版材料，通過計算機互聯(lián)網(wǎng)來將這些資源信息轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化文檔，并將其存儲;其次，事業(yè)單位存有大量不同載體的檔案，挑選其中的重點并且符合條件的檔案做出數(shù)字化處理，使其轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案;最后，如果是上級或者其他單位所傳遞來的不同載體的檔案公文或者相應資料，那么需要先將其做解密處理，而后轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。在上述前提之下，引入專門用于檔案管理的信息軟件，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來事先檔案目錄編輯等等工作，通過更少的空間來儲存更多的信息內(nèi)容，通過更為簡潔的操作手法來提供更輕松的查詢工作，為后續(xù)實現(xiàn)檔案信息化提供鋪墊作用。

3.創(chuàng)立檔案網(wǎng)站，逐步實現(xiàn)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化

事業(yè)單位如果想要更為深入地實現(xiàn)檔案信息化，那么就有必要創(chuàng)建屬于自己的檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)頁的形式來為人們提供相應的檔案查詢服務，以及相應的電子文件歸檔幫助;檔案網(wǎng)站需要和事業(yè)單位內(nèi)部的OA系統(tǒng)形成連通狀態(tài)，以此來保證事業(yè)單位的辦公系統(tǒng)能夠和檔案管理工作相互連接，創(chuàng)設出更為合理的一體化機制，將單位內(nèi)部的各個部門的信息工作全部考慮其中，以此來達成相應的資源共享工作，盡最大可能來提高檔案管理工作的綜合效益;創(chuàng)設相應的信息檔案網(wǎng)站，事業(yè)單位需要慎重選擇設備，采取最為先進標準的主流化管理設備同時加裝先進的軟件，同時注重設備以及軟件之間的更新?lián)Q代，以此來保證推進檔案信息管理工作的軟件、設備均能有效貼合當前的時代發(fā)展速率，保障網(wǎng)站的整體運行效率以及其工作質(zhì)量。

4.檔案信息管理工作需要標準化

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案信息化建設的核心要素就是將檔案管理工作標準化，這是保障檔案信息網(wǎng)絡數(shù)據(jù)趨于正常水平的重要內(nèi)容。事業(yè)單位在開展檔案信息化建設的過程中，必須要貼合相應的國家信息管理標準，同時按照地區(qū)對于網(wǎng)絡運營的實際要求開展信息化建設工作，按照自身的發(fā)展需要以及相應工作特點來確定更為完善的內(nèi)部管理體系。對于技術(shù)層面的內(nèi)部標準而言，其標準化主要體現(xiàn)于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)以及檔案管理格式等方面的統(tǒng)一設定，同時需要對數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的軟硬件的文檔格式以及相關(guān)的數(shù)據(jù)編碼做出合理的設定，只有這樣才能實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一格式，方便后續(xù)于網(wǎng)絡之中進行傳輸解碼，更為切實有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享工作，有效解決因為檔案格式的差異所造成的數(shù)據(jù)傳輸失敗、解碼工作無法有效進行的網(wǎng)絡障礙問題。

5.建設檔案網(wǎng)站服務中心，為社會提供信息支撐

一般來講，事業(yè)單位不僅僅承擔著推進自身發(fā)展的任務，而且還承載著社會管理這一重要責任，掌握著有關(guān)我國民生的信息內(nèi)容，在相關(guān)政策允許的情況之下，事業(yè)單位有必要正確應用檔案信息網(wǎng)絡，創(chuàng)設符合自身發(fā)展以及公眾需求的網(wǎng)站服務中心，借助于自身具備的檔案來為公眾提供相應的服務幫助，和民生網(wǎng)相互合并，通過信息互補的方法來為公眾提供民生信息、社會信息以及個人咨詢等多方面的數(shù)字化服務;和相關(guān)業(yè)務單位的網(wǎng)絡服務中心合并，以此來達成信息系統(tǒng)合并，擴大公眾可知的服務信息范圍。

三、結(jié)束語

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作是推進我國精神文明建設的重要組成部分，同時也是實現(xiàn)國家檔案事業(yè)發(fā)展的重要推進力量，是我國事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的核心要素。在新時代的引領(lǐng)之下，事業(yè)單位有必要正確應用信息化手段，將其融合到檔案管理工作之中，全方位地提高人員的工作素養(yǎng)，投入更多的精力以及時間來促進檔案數(shù)字化的完成，創(chuàng)設相應的檔案信息網(wǎng)站，以此來最大限度地激發(fā)出檔案信息化建設的重要作用，全面加快檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，只有這樣才能保證事業(yè)單位更為有效地貼合當前的時代發(fā)展進程，為社會發(fā)展帶來源源不斷的推進作用。

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作者簡介：張美佳（1984-），女，漢族，黑龍江省綏化市望奎縣人，漢語言文學本科，任職于黑龍江省綏化市望奎縣衛(wèi)生健康局科員，研究方向：檔案管理。