檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新途徑研究

王紅華

摘 要：信息化是當(dāng)前全球科技進(jìn)步的一個(gè)象征，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化也是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。文章從做好檔案工作的重大意義出發(fā)，介紹了檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用，闡述了檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)存在的問題，并對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新途徑展開了相應(yīng)的研究，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;問題;途徑

目前社會(huì)發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸得到普及，這就會(huì)影響到過去的檔案管理工作模式。所以檔案管理部門也要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，采用一些創(chuàng)新措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。對(duì)于檔案管理工作來說，也應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)信息化管理，這樣不但可以節(jié)省人力，還會(huì)大大提高工作效率，提高檔案管理工作的科技水平與現(xiàn)代化水平。盡管目前我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)獲得了一定程度的發(fā)展，但是依然具有一些問題，如檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高、缺乏檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)以及檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)等。在這種情況下，就需要深入研究檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新途徑，不斷滿足社會(huì)發(fā)展的需求，從而更好地為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

一、做好檔案工作的重大意義

檔案工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展密切相關(guān)。我黨執(zhí)行政務(wù)的主要工作目標(biāo)就是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高人民的生活質(zhì)量。而檔案管理的科學(xué)性與有效性事關(guān)企業(yè)的發(fā)展，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著十分重要的作用。通過對(duì)檔案的查閱，可以對(duì)之前人們的研究成果進(jìn)行參考與利用，對(duì)科技創(chuàng)新與進(jìn)步十分有益。此外，檔案不但可以作為有形資產(chǎn)的證明，同時(shí)還可以是專利、商標(biāo)等無形資產(chǎn)的證明，一旦出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛問題，就可以查閱檔案，以此作為依據(jù)，免除其遭受損失的風(fēng)險(xiǎn)。

做好檔案工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)的一種體現(xiàn)。檔案是人類文明發(fā)展到一定階段的發(fā)展產(chǎn)物，是國(guó)家社會(huì)遺產(chǎn)中非常重要的一部分。中華五千年文明史世代相傳，離不開檔案資料所起的作用。檔案是人們對(duì)事物認(rèn)知的源頭，做好檔案工作可以更好地維持與保護(hù)歷史信息與資源。檔案會(huì)將事情發(fā)展的經(jīng)過真實(shí)地記錄下來，這樣后人就可以進(jìn)行繼續(xù)傳承與查閱，便于人們對(duì)歷史進(jìn)行查看，從中找到歷史發(fā)展的規(guī)律。

二、檔案管理現(xiàn)代化的意義和作用

1.檔案管理現(xiàn)代化適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求

檔案部門是社會(huì)信息行業(yè)中非常重要的一部分，所以在實(shí)際工作的過程中投入現(xiàn)代化管理技術(shù)與方式是十分必要的。推進(jìn)檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的方向發(fā)展，以更好的使社會(huì)各個(gè)階段的人的需求都得到滿足，讓檔案工作不斷推進(jìn)社會(huì)發(fā)展，與當(dāng)代信息化社會(huì)相契合。

2.檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展

檔案管理行業(yè)的發(fā)展是人類社會(huì)發(fā)展的重要部分，和人類發(fā)展的整體水平關(guān)聯(lián)緊密，同時(shí)讓有用的檔案信息更好地為人們與社會(huì)服務(wù)。而檔案事業(yè)的發(fā)展與檔案管理主體具有直接的關(guān)系。所以，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作的過程中，若先進(jìn)的管理設(shè)備或技術(shù)得不到有效的運(yùn)用，在工作中不懂得參考國(guó)內(nèi)外同行業(yè)的發(fā)展方式與經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)使得檔案事業(yè)的發(fā)展滯后于社會(huì)的發(fā)展步伐。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

1.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就需要從檔案信息管理人員入手，不斷提高檔案管理人員的知識(shí)水平與管理能力。當(dāng)前社會(huì)的情況是，大部分檔案管理部門技術(shù)比較高的人員比較少，而檔案、信息處理綜合型人才更是少之又少。目前，很多檔案管理人員自身對(duì)現(xiàn)代技術(shù)懂得比較少，有些檔案部門購(gòu)入了現(xiàn)代化管理設(shè)備，但是并不能做到物盡其用，這就出現(xiàn)了檔案管理與信息化相脫節(jié)的情況。

2.缺乏檔案管理現(xiàn)代化的意識(shí)

要做好檔案管理現(xiàn)代化工作，就需要相關(guān)管理人員具有現(xiàn)代化意識(shí)，若管理人員沒有相關(guān)認(rèn)識(shí)，即便擁有最好的設(shè)備與技術(shù)，都無法真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而目前檔案管理工作中就存在檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)匱乏的現(xiàn)象，這主要反映在領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠以及人員理念缺乏兩個(gè)方面。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致在檔案管理工作中資金投入的較少，從而管理設(shè)備先進(jìn)性就會(huì)滯后，管理人員可能會(huì)存在不足的現(xiàn)象。另外，現(xiàn)階段檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)還不夠，管理理念滯后，并且工作中積極性不高。這些問題的出現(xiàn)，都會(huì)直接影響到檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，阻礙社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)

檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是檔案管理現(xiàn)代化的根本所在。然而，由于歷史殘留的因素影響，目前檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)并不牢固。案卷質(zhì)量低，尤其是各種類型的檔案著錄信息缺乏相容性，系統(tǒng)軟件不易進(jìn)行移動(dòng)。并且，檔案管理現(xiàn)代化工作還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，單純地放眼在某一機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)全面實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)得不到廣泛的推廣，從而阻礙檔案管理現(xiàn)代化工作的發(fā)展。

4.檔案管理工作缺乏資金支持和統(tǒng)籌規(guī)劃指導(dǎo)

因?yàn)榻?jīng)濟(jì)條件不足，這就使得有些檔案管理部門資金匱乏，無法在管理現(xiàn)代化中投入足夠的資金，檔案部門設(shè)備落后，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不利。此外，部分地區(qū)的檔案管理部門在規(guī)劃上存在不足，檔案管理沒有人進(jìn)行統(tǒng)籌指導(dǎo)，工作目標(biāo)性不強(qiáng)，再加上不同型號(hào)的檔案管理設(shè)備與系統(tǒng)操作方式也是不一樣的，這就會(huì)阻礙檔案信息的傳輸，工作無法銜接。

四、檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新途徑

1.提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

首先，檔案部門應(yīng)強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，促使其不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)。為了有效確保檔案管理工作的質(zhì)量，就需要切實(shí)從檔案工作人員入手，不斷提高其業(yè)務(wù)能力與知識(shí)儲(chǔ)備，增強(qiáng)其文化素養(yǎng)，不斷進(jìn)行培訓(xùn)與教育，同時(shí)還要做好制度設(shè)立工作，確保工作的開展有據(jù)可依;其次，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)理念與服務(wù)質(zhì)量。在人們的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)中，檔案管理就是收集、整理、保管與運(yùn)用等工作。為了滿足社會(huì)發(fā)展與人民群眾的需求，就需要相關(guān)人員改變過去的認(rèn)識(shí)，逐漸轉(zhuǎn)變;最后，定期開展檔案人員的技能學(xué)習(xí)與考核。對(duì)于檔案部門來說，除了要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行教育與培訓(xùn)，還要對(duì)學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，并設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲措施，實(shí)行優(yōu)勝劣汰機(jī)制。同時(shí)還要注重新引進(jìn)人員的質(zhì)量，制定嚴(yán)格的引進(jìn)機(jī)制，從源頭上控制檔案工作人員的素質(zhì)。

2.加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)保障，所以加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)十分重要。進(jìn)入信息化時(shí)代后，檔案管理工作也應(yīng)跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，設(shè)置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，當(dāng)代設(shè)備的功能充分體現(xiàn)出來。與此同時(shí)，還要選擇并使用一致的、比較實(shí)用的檔案管理軟件，加強(qiáng)各地區(qū)檔案信息的交流，為檔案信息的應(yīng)用提供方便的條件，促進(jìn)檔案管理工作邁向現(xiàn)代化，從而讓檔案管理工作的價(jià)值得到更大的體現(xiàn)。

3.樹立現(xiàn)代化建設(shè)的思想觀念

要想做好檔案管理現(xiàn)代化工作，就要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員與直接工作人員樹立現(xiàn)代化建設(shè)的思想理念，緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，注重創(chuàng)新與投入。針對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員，應(yīng)當(dāng)做好如下工作：第一，提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化重要性的認(rèn)識(shí)，不斷加大在此方面的資金投入與人員投入;第二，及時(shí)對(duì)相關(guān)管理設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，為檔案管理現(xiàn)代化做好硬件設(shè)施準(zhǔn)備;第三，重視檔案管理方式的革新，不斷試驗(yàn)，摸索出與當(dāng)代檔案管理工作相適應(yīng)的工作方式;第四，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行合理的安排與設(shè)置，不斷滿足新形勢(shì)下工作的需求。對(duì)于檔案管理人員而言，其應(yīng)當(dāng)從自身觀念出發(fā)，逐漸轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代化建設(shè)的理念，注重學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，理念要與社會(huì)發(fā)展步伐相吻合。同時(shí)，還要在檔案管理工作中從過去的被動(dòng)性轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作與學(xué)習(xí)，提高工作的積極性，不斷進(jìn)行革新，以保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)更為有利的進(jìn)行與開展。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化投入

為了保證檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展，就需要加大在檔案信息化方面的投入力度。此處可以從兩個(gè)方面入手，一方面，制定一致的管理與技術(shù)要求，讓管理工作實(shí)現(xiàn)一致性，這樣就能夠保證檔案管理不僅與文件檢索相匹配，同時(shí)還能在檔案信息管理中得以利用，達(dá)到檔案信息互相協(xié)調(diào)的目標(biāo)，通過對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)管理的信息化，提高管理工作效率;另一方面，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。在管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置數(shù)字化應(yīng)用平臺(tái)，構(gòu)建完善的內(nèi)部與外部服務(wù)網(wǎng)，將網(wǎng)站的功能得以充分利用，利用網(wǎng)站不斷宣傳檔案工作，設(shè)立檔案信息服務(wù)窗口，為保障檔案信息的交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

五、結(jié)束語(yǔ)

總的來說，檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的需求，而目前我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化工作中還存在一定的問題，這就需要深入研究檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，從問題入手，采取合理的措施，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，從而提高檔案管理工作效率與管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]顧 昕.新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中外企業(yè)家，2017（06）：231+233.

[2]李 靜.檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策[J]. 河北企業(yè)，2016（04）：26-27.

[3]石佳寰.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化分析與應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（05）：31.

[4]馮 輝.談做好檔案工作的重大意義及創(chuàng)新途徑[J].才智，2012，（26）：348.

[5]陳偉艷.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)淺析[J].黑龍江檔案，2016（01）

[6]劉大鵬.試論檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（07）

[7]朱 峰.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化若干問題研究與思考[J].黑龍江史志，2013（17）

[8]吳后瓊.實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策探討[J].學(xué)理論，2011（11）

[9]閆 麗.談實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2009（04）