檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題和改進(jìn)方案簡析

滕延祥

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會知識經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，人們對于檔案工作的管理意識越來越強(qiáng)。檔案資料作為原始記錄保存下來，以便查找不同的文字、圖表、聲像等歷史記錄，它是社會生活鏈條中的一個(gè)鏈節(jié)，是記錄歷史發(fā)展的軌跡，為了保證社會發(fā)展、企業(yè)進(jìn)步的歷史完整性，檔案資料不能有所缺失，基于不斷發(fā)展的科學(xué)文化技術(shù)層次，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程已是一個(gè)必經(jīng)過程。但就目前情況而言，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，還存在著一些問題，制約著檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的開展，對此對于影響檔案管理現(xiàn)代化的問題進(jìn)行了分析，并根據(jù)實(shí)際情況提出了相應(yīng)的改進(jìn)方案。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化;專業(yè)人員;標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是社會發(fā)展的必然趨勢

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)日新月異，以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的科學(xué)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。將電子計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理現(xiàn)代化中，大大提高了人性化管理模式和管理工作的高效性。計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工記錄模式，可以更加準(zhǔn)確無誤地記錄資料的有效狀態(tài)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的使用可以快速解決檔案工作中不同環(huán)節(jié)之間的相互配合、分工管理。

檔案管理現(xiàn)代化過程中，先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)只是建設(shè)的基礎(chǔ)，管理意識和運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力才是重中之重的任務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不是一朝一夕的事情，是一項(xiàng)需要強(qiáng)大資金鏈作為保障的事業(yè)進(jìn)程，除了對基礎(chǔ)科技技術(shù)設(shè)施的投放，還要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與培養(yǎng)，培訓(xùn)檔案管理人員使用技術(shù)設(shè)備的能力，以達(dá)到快速上崗的預(yù)期，培養(yǎng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，以加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展速度。

二、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

1.檔案管理缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須要制定一個(gè)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式可以讓無論是企業(yè)、事業(yè)單位還是各大高校的管理工作有了明確目標(biāo)、參考依據(jù)，同時(shí)檔案管理人員在進(jìn)行工作時(shí)也不會雜亂無章、無從下手。在過去由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，再加上我國的檔案體系眾多，而且在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，分散的現(xiàn)象又常常出現(xiàn)在工作中，再加上各個(gè)單位的投入?yún)⒉畈积R，那么達(dá)到的管理效果也差強(qiáng)人意。即使一些單位在管理中采用了現(xiàn)代化的方法，但是在管理的過程中由于標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，管理目標(biāo)不明確，管理人員無所適從，管理系統(tǒng)也達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化水平，在這種層層制約的限制下，同樣影響了檔案管理工作現(xiàn)代化的有序開展。

2.檔案管理的專業(yè)人員不足

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為管理輔助人員、專業(yè)人員。其中，對于專業(yè)人員的要求較高，檔案管理的現(xiàn)代化工作模式，不再像以前要求管理人員工作責(zé)任心強(qiáng)，知識文化素質(zhì)良好就可以，由于技術(shù)設(shè)備的引入，它不僅要求管理人員的知識水平有很高的層次，同時(shí)在對于新技術(shù)、新知識的運(yùn)用和領(lǐng)悟能力上面有著更高的要求。而目前在我國這樣的檔案管理專業(yè)人員是少之又少，大部分檔案管理的工作人員學(xué)歷又普遍偏低，對于現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)一時(shí)之間無法接受、掌握和運(yùn)用。因此檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)的不足直接導(dǎo)致了檔案管理的新技術(shù)、新方法推廣起來比較困難，無法有效的開展各項(xiàng)工作。例如，許多檔案管理員在整理檔案時(shí)一直都使用較為落后的方法，沒有很好地借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，導(dǎo)致正常工作的時(shí)長被大幅度加長，加之需要被管理的檔案逐年增加，更顯得現(xiàn)有的檔案管理模式工作效率低下，在職檔案管理人員的工作效率沒能跟得上時(shí)代發(fā)展的速度。

除此之外，檔案管理部門也鮮少組織工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，疏于對工作人員進(jìn)行技能訓(xùn)練，導(dǎo)致部分想要提升工作能力的檔案管理人員尋不到學(xué)習(xí)的路徑。若檔案管理人員只能從互聯(lián)網(wǎng)中尋找提高工作技能的方法，那么其在工作中應(yīng)用這些方法時(shí)，也必然會遇到重重阻礙。

3.檔案管理建設(shè)經(jīng)費(fèi)匱乏

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)本身是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，再加上單位本身對檔案管理的工作不夠重視、意識比較淡薄、觀念相對落后，因此導(dǎo)致檔案管理建設(shè)沒有充足的資金作保障，這同樣也是制約檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的一個(gè)核心問題。在檔案管理建設(shè)中，沒有足夠的資金更新?lián)Q代設(shè)備，這就形成了基礎(chǔ)設(shè)施不完善，電腦的硬件與軟件更新、維護(hù)不及時(shí)的狀況，更是直接限制了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的工作。例如，檔案管理部門的工作電腦許多還是七八年前的版本，并沒有及時(shí)根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展而得到更新，檔案管理人員在操作這些電腦時(shí)常常會遇到“死機(jī)”等情況，導(dǎo)致工作數(shù)據(jù)的丟失，長此以往，工作人員也不愿再使用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理。

4.思想意識的薄弱阻礙檔案管理現(xiàn)代化

思想是行動的先導(dǎo)，整個(gè)檔案管理的發(fā)展如果沒有先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理理論作為指導(dǎo)，那么檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)也就無從談起。現(xiàn)階段，一些單位甚至是事業(yè)單位的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的思想管理上，更有甚者一些檔案管理工作者不愿意更新管理模式，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理工作模式對于當(dāng)下的檔案管理更便捷，認(rèn)為只要將檔案管好就可以了，對于檔案管理現(xiàn)代化的意識薄弱、思想落后，還有一些管理工作者雖然意識到紙質(zhì)載體的檔案阻礙了信息的快速傳遞和資源共享，但是對于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不甚了解，以至于出現(xiàn)畏懼的心理，從而對先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)產(chǎn)生抵觸情緒。由此這種傳統(tǒng)的思想誤區(qū)阻礙了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展。

三、改進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平的方案

1.建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在這個(gè)信息共享時(shí)代的發(fā)展趨勢下，現(xiàn)代化的檔案管理必須要依據(jù)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，有時(shí)數(shù)據(jù)的交換、資料的共享也是工作中的內(nèi)容。因此，為了保證檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，我們必須要完善一系列的標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，從而確保檔案管理工作中各項(xiàng)工作的有效實(shí)施。

2.強(qiáng)化管理意識，加大資金投入

正所謂對檔案管理工作的管理意識提高了，那么對于在資金方面的投入也會加強(qiáng)，資金上的充足是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要支持和保障。因此，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的關(guān)鍵是：必須要強(qiáng)化管理意識、加大資金投入。從管理人員著手開展進(jìn)程，首先，要重視檔案管理工作，并實(shí)時(shí)了解檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)開展的狀況，根據(jù)相應(yīng)的開展情況加大人力、物力的投入。其次，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使檔案管理工作在良好的硬件設(shè)施保障基礎(chǔ)上順利的開展。最后，還要對檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)制定工作計(jì)劃，通過加強(qiáng)相關(guān)部門的交流，充分發(fā)揮各部門的優(yōu)勢，解決實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種問題。與此同時(shí)，為了保證檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行，單位管理人員應(yīng)該做好一年的工作資金預(yù)算，在預(yù)算時(shí)還要注意將設(shè)備的維護(hù)、檔案搶救等需要投入的資金預(yù)算在內(nèi)。同時(shí)對于設(shè)備的更新?lián)Q代也需要專項(xiàng)資金來支持，單位還可以根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)情況建設(shè)檔案室，適當(dāng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化工作環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作的開展。例如，在維護(hù)實(shí)體檔案室的同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)努力推進(jìn)現(xiàn)代化辦公機(jī)制，撥出一部分經(jīng)費(fèi)用于辦公計(jì)算機(jī)的維護(hù)與更新，為檔案管理工作的順利運(yùn)行提供物質(zhì)保障。

3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)

綜合能力是檔案管理現(xiàn)代化工作建設(shè)對人員素質(zhì)的要求，為了保證檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的有序進(jìn)行，不僅要求工作人員具有檔案管理的基本理論知識，還要求其能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，并且具有持之以恒的精神，堅(jiān)持不斷的學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識以及了解未來檔案管理的動態(tài)，形成一個(gè)良好的人才儲備、檔案管理知識儲備。因此，在選擇管理人員時(shí)要提高門檻，在考核時(shí)要對知識、管理、能力等綜合方面進(jìn)行要求。另外，在實(shí)際的工作中還應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)要做到全方位、多層次的分工細(xì)化，既要在建設(shè)現(xiàn)代化檔案的思想意識方面進(jìn)行培訓(xùn)，也要對工作中所遇到的專業(yè)知識和專業(yè)技能進(jìn)行講解和鍛煉。這樣做不僅可以使員工認(rèn)識到檔案管理工作現(xiàn)代化的迫切形式，還能提高他們對于自身工作重要性的認(rèn)識。除了以上知識水平、技能提高等方面，還要培養(yǎng)管理人員吃苦耐勞、愛崗敬業(yè)的精神，和全心全意服務(wù)的意識，使其綜合能力達(dá)到一個(gè)新的水平，為更好的適應(yīng)檔案管理工作做貢獻(xiàn)。例如，根據(jù)定期的評估考核，檔案管理部門的管理人員可根據(jù)工作人員的表現(xiàn)為其制定具有針對性的培訓(xùn)課程，為工作技能不足的工作人員提供技能培訓(xùn)，而對思想態(tài)度不端正的工作人員提供思想課程，通過定期培訓(xùn)全面提高全體檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在開設(shè)相關(guān)課程時(shí)，檔案管理部門既可以讓檔案管理人員組成工作學(xué)習(xí)小組，由工作能力強(qiáng)的工作人員擔(dān)任學(xué)習(xí)組長，帶領(lǐng)全組成員進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以邀請本地高校的教師擔(dān)任培訓(xùn)講師，為工作人員提供更加專業(yè)的課程。

總之，在新時(shí)代、新趨勢的要求下，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)必須響應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，循序漸進(jìn)的穩(wěn)步進(jìn)行。工作進(jìn)程中需要有計(jì)劃、有針對性的結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，采取切實(shí)有效的措施，積極探索現(xiàn)代化檔案管理的模式，為促進(jìn)社會主義的進(jìn)步與發(fā)展，貢獻(xiàn)一份力量。

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