對檔案管理發展的探討

李燕

摘 要：當前我國檔案管理雖然已經逐漸向電子方面轉變，但是受到網絡自身安全弊端的影響，依舊存在較多管理問題，因而各個領域及單位部門要重視檔案管理工作。基于此，本文對檔案管理的作用、發展趨勢以及發展策略做出了詳細的闡述，以此為有關部門的檔案管理提供參考性的意見或建議，提升其檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;數據庫;二維碼

前言

檔案是各個企業及事業單位發展的核心要求，做好檔案管理工作，有助于促進企業及事業單位的可持續發展。時代的改變，科技的進步，使得各個領域都需要利用現有高新技術對自身檔案管理工作進行優化，以此適應當前時代發展需要。因此對檔案管理進行探討十分必要，可提升我國企業及事業單位發展水平。

一、檔案管理工作的重要作用

現階段，人們已經步入了信息化時代，檔案管理工作已經成為了我國社會信息所不可缺少的構成部分，通過規范檔案管理工作，制定科學合理的管理計劃，有利于促進社會的進步，適應當前時代的發展需要。具體來說，檔案管理工作具有以下重要作用。

第一，檔案屬于極為重要的信息憑證，能夠作為工作及其他方面的參考資料，具有直接性。并且在實際生活中，人們的學習經歷、社會工作經歷被制成的檔案，企業發展及開展市場調查等活動時，也會存有較多信息被制成檔案，在檔案所具備的價值作用上看，人們應用最多的就是當作參考憑證，因為檔案具有真實性、原始性特征。其除了具備較高的法律效力外，還關乎到人們的切實利益問題。第二，檔案資料由于其性質不同，所應用的角度也不同，有些檔案資料是用來進行職稱評審，有些是用來為之后的工作展開作為參考資料，依照性質具有較多的效用，所以任何企業及事業單位都要做好檔案管理工作，以此為自身的發展建設奠定良好的基礎。

二、檔案管理的發展趨勢

1.檔案管理向無紙化方向發展

目前，我國計算機技術的應用率與普及率逐漸提升，計算機已經成為了人們生活工作與學習的重要工具，人們逐漸趨于無紙化辦公。在檔案管理問題上，傳統的紙質管理需要做出改變，向電子化方向轉變，形成電子檔案。人們可以在網絡中收發文件、傳送報告資料，這不僅提升了文件的傳輸效率，同時還簡化了工作流程，提升了文件傳遞的安全性與便捷性。從某種程度上看，科技發展為檔案管理工作帶來發展動力的同時，也帶來了一些新的挑戰。檔案管理的最終目標是在確保檔案安全的基礎上實現資源貢獻，通過檔案無紙化發展，實現電子檔案，不僅可以擴大檔案的館藏量，同時能夠有效實現資源共享，人們可以隨時隨地接收到信息，并有助于減輕檔案管理者的工作負擔。

2.檔案管理向數字化方向發展

數字化檔案管理主要依托于數碼影像技術以及縮微攝影技術，并且數字化檔案管理是利用計算機與掃描設備等先進電子技術將紙質檔案轉變為電子檔案進行管理，其中縮微攝影技術就是將紙質文件縮小在縮微品上，然后制作成電子檔案;而數碼影像是利用數碼相機與光磁轉換來處理影像資料，提升其清晰度。通過對檔案進行數字化管理，利用計算機可實現智能化檢索，有效提升了檢索速度，擴大了檢索范圍，減少了紙質檔案的存儲空間。并且在以上兩種技術的結合應用下，可以將已經褪色或是滲化的圖片檔案恢復原貌，進行精準復制，同時還能夠延長影像的保存期限，人們可以通過計算機查看圖片檔案，有利于提高檔案管理水平。

3.檔案管理向網絡化方向發展

在信息化社會，信息占比空間逐漸擴大，人們足不出戶就能夠通過網絡知曉外界的事物變化，由此可見網絡技術水平的提升，不但提升了社會辦事效率，同時也有助于社會的發展進步，檔案管理網絡化奠定了堅實的基礎。目前，我國各個領域都建立了自己的局域網，為了提升檔案資料的保密性，部分部門規定禁止將局域網與互聯網相連接，有些是單機操作，或對網絡進行物理隔離。隨著科技水平的不斷提升，我國開始應用語音、人臉及指紋等識別技術來提升檔案的安全性。電子簽名的應用也為檔案管理提供了技術支撐，電子文件的真實性與可靠性得以展現。

4.檔案管理向多元化方向發展

當前，檔案資料除了以紙質、膠卷、磁盤等多種載體存儲外，還有光盤、U盤、云存儲等存儲方式。隨著檔案載體的增多，檔案的館藏形式逐漸向多元化方向發展，若是依舊采取傳統檢索方法與管理手段，那么無法適應當前社會發展需要。在多元化檔案管理發展過程中，將會實現文檔一體化，計算機在接收到文件資料的同時，會對其進行自動分類與歸檔。管理者無需進行手工整理，翻卷查閱檔案，可以使其擺脫復雜的腦力與體力勞動，提升管理工作效率。

三、檔案管理的有效發展策略

1.建立健全檔案管理制度

我國利用計算機進行檔案管理已有較長的時間，但是由于網絡安全問題一直存在，因而在檔案管理上形成了紙質檔案與電子檔案并存的狀態，以此確保檔案信息具有真實性與有效性。在檔案整理與歸檔問題上，由于部分企業及單位缺少與當前時代發展相適應的標準規范，所以使得檔案管理存在較多問題。因而檔案管理部門應當依照自身實際發展情況科學制定管理制度，從而使管理工作能夠循序漸進地進行，提升檔案管理工作質量與效率。具體而言，所制定的檔案管理制度要綜合考慮到紙質管理規定與計算機管理規定內容，以此實現檔案規范化管理。與此同時，還要建立檔案監管體系，以此確保檔案管理工作可以順利進行。

2.加大管理者的培訓力度

在檔案管理問題上，為了提升管理質量，管理部門應當招收高素質、高水平的管理人才。因為檔案管理工作屬于企業及事業單位的重要構成部分，所以檔案管理者要有耐心、工作認真，除了具備較高的專業素養外，其思想道德修養也十分重要。因此，企業及事業單位應當對內部檔案管理者進行定期培訓，通過開展職業道德培訓與職業技能培訓，來提升其職業綜合素養與技術水平，使其能夠熟練地應用先進的管理手段完成檔案管理任務。另外，企業與高校之間要進行校企合作，以此壯大檔案管理人才隊伍，提高檔案管理隊伍的整體素質水平。

3.完善檔案管理系統

當前，越來越多的企業及事業單位開始利用計算機系統存儲檔案，實現了信息化管理，這使得信息存儲和計算機操作的作用愈發突出，因而在檔案管理方面，管理者應當利用現有技術來完善檔案管理系統。在系統建設上，可以參考一些西方國家的建設經驗，從而使我國檔案系統在收集、整理存儲檔案資料等基礎功能上，增加統計、鑒別等功能，以此提高檔案管理效率。另外，檔案管理部門還應對管理系統進行定期升級，安裝殺毒軟件，以此避免系統受到病毒侵擾，為檔案提供一個安全的存儲環境。

4.利用條形碼加強管理

條形碼在生活中十分常見，比如，食品的包裝袋、圖書的封皮等位置都會帶有條形碼，其存儲了對應物品的信息，所以在檔案管理問題上，管理者也可以使用條形碼進行管理。并且這一項管理技術已被廣泛用于其他檔案管理之中。由于檔案管理工作是由搜集、整理、統計以及保管等基礎工作構成，加之當前信息技術應用力度的增強，人們的工作生活中被數據所包圍，所以各單位部門的數據資料數量急劇增多，若是以傳統手工管理方式不僅需要浪費過多的人力、精力與財力，同時工作效率得不到提升。因此，管理人員應當在檔案袋或是檔案盒上打印條形碼，再利用掃碼識別器進行條碼識別，在檔案系統的幫助下，可以自動獲取到檔案信息內容。通過應用條形碼來進行檔案管理，不僅能夠有效優化檔案的查閱流程，同時還能夠改善檔案的管理效果。

5.采取二維碼方式進行管理

在進行檔案管理工作時，為了有效發揮二維碼技術的作用，需要將紙質檔案、原始數據資料與電子文件相結合，通過對三者的研究與分析后，再利用有關技術手段將檔案數據資料存儲于二維碼中，在使用二維碼時，人們通過收集掃描即可閱讀內容。但是由于檔案管理需要涉及到許多內容，與其相聯系的部分眾多，所以在使用二維碼存儲信息數據時，需將電子檔案轉換成長期存儲格式，并對數據信息予以規范化處理，以此在保存檔案的同時，實現信息共享。但是由于當前技術水平有限，生成的二維碼具有不可逆性，生成后無法修改，同時無法修改并完善其存儲的數據信息，具有一定的弊端。因而需要紙質文件作為依托，在利用二維碼保存的同時，做好紙質檔案備份，以此便于修改與更新數據。由此可見，使用二維碼技術來管理檔案，雖然作為條形碼的升級形式，便于信息讀取，但是技術限制使其無法變動存儲內容，因而需要有關人員對此技術進行完善。

四、結束語

綜上所述，在檔案管理的發展方面，隨著我國科技水平的不斷提升，檔案管理會逐漸向無紙化、數字化、網絡化以及多元化方向發展。為了提升檔案管理的工作質量，有關部門要建立健全檔案管理制度、加強管理培訓力度、完善現有管理系統，同時應用條形碼、二維碼方式進行管理，以此實現現代化檔案管理。

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