中等職業學校學生檔案管理工作研究

張冰

摘 要：中等職業學校的學生檔案是對學生求學、成長、入團、入黨、獎懲等經歷的原始記錄與重要憑證，有利于學校掌握學生基本信息、了解學生情況，加強學生的思政工作、教學管理等工作。同樣也是學校從根本上高度貫徹了黨和國家的教育方針舉措，學生步入社會后能夠使各用人單位等真實客觀了解到學生的基本信息。本文從中職學生檔案管理的重要性、存在問題及改進對策三部分進行論述，以此提升中職院校學生檔案管理工作實績。

關鍵詞：中職學校;學生檔案;檔案管理;檔案工作

一、中等職業學校學生檔案管理工作的重要性

1.有利于全面提升學生綜合素質。學生的綜合素質是多方面能力素質的集中體現，主要表現在學習成績、德育表現、心理健康狀況、交流溝通協調能力、合作、處理棘手問題、音美體育等方面。為了盡可能地全面表現學生綜合素質，中等職業學校（以下簡稱中職學校）建立學生檔案，學生檔案這里指在學生從最初上學至今所經歷的具有原始記錄作用的固化信息，學生檔案的構成主要包括學業類：入學登記表、學生成績單、學生畢業登記表、學歷復印件;政歷類：入黨（團）、政審信息，獎懲類材料以及軍訓鑒定、實習鑒定等其他成長過程中形成的重要信息材料。學生檔案一定程度上也是學生展現自我、自己價值實現的表現，通過學生檔案中具有代表性“正能量”、具有良好上進狀況的學生作為典型，在學生中宣傳，起到引領示范的作用，可以無形中對表現好的學生一種嘉獎、表現一般的學生一種鞭策，學習其他人身上的“優點”“閃光點”引為己用，在這三年中職學習中完善自己，從而使學生綜合素質得到提升。比如，一些中職學校將優秀學生的檔案作為典型進行宣傳，以此鼓勵其他學生向優秀看齊，努力提升自身。

2.有利于學校推進素質教育戰略。中職學校學生素質教育主要包括為思政德育、智力、體育、美術、音樂、勞動技能等多方面的教育。學校著力推進學生素質教育，通過學生檔案反映出素質教育各方面成績如何。在收集整理學生檔案材料過程中學生個體就會意識到學習效果，從而激動學生內驅動力來學習，自覺地加強多方面的學習、參加活動等，這樣由學習效果檢驗反作用到激發學生內驅動力而推進學校素質教育戰略。比如，大多數中職學校通過完善學生檔案的內容，以此擴充歸檔范圍促使學生多參加素質教育相關活動，提升自身綜合競爭力，這樣整個學校在上級教育部門推進的素質教育戰略中無形中便很好的完成了。

3.有利于用人單位掌握學生的真實可靠信息。中職學校學生檔案的建立最終導向是等學生步入社會后向用人單位提供學生詳實信息資源，這里面既包括學生的基本情況信息，還有一些反應學生綜合素質，比如，吃苦耐勞精神、勤奮上進品質、組織協調溝通能力、知識儲備、心理健康狀況及其他所需才能等。這其中學生檔案材料的收集整理一定要秉承客觀公正，不能有偏頗袒護行為，這樣才能使用人單位在選人、用人時更加放心。比如，據有關權威數據顯示，北上廣深的大型企業反饋給各省市教育部門的信息表明中職學校所建立的學生檔案具有重要價值，可以對初入社會的中職學生有全面、綜合的了解，可以提供與招聘崗位相契合的信息數據，對組織人事部門有很好的參考價值。

4.有利于組織人事部門在人力資源配置時開發更多相關數據與情報。組織人事部門在進行人力資源配置管理時，最優化、最科學的做法就是物盡其用、人盡其才。當前國內招攬人員的手段多樣、引才政策頻出，促使國內人員流動較快。中職學校學生檔案中承載著個人求學、成長等年輪軌跡的信息情報，蘊含著豐富的數據和信息。組織人事部門在人員流動性快的大環境下，通過翻閱查詢學生檔案從而獲取他們的成長軌跡、才能儲備等，能夠最大限度的匹配到企業的崗位，最優化、最科學的進行人力資源配置。當前大多數企業在招聘中職學校學生進入到企業后實行的是靜態管理，對他們業務短板培訓、能力提升沒有進行即時管控，如若此時掌握一整套信息齊全、完備、詳細的學生檔案則可以在前期掌握學生的優劣勢。比如，各級人社部門反映中職學校所建立的學生檔案中記載的各類信息，對于各用人單位在進行人力資源配置時能起到很好的指導與參考作用。

二、中等職業學校學生檔案管理工作存在的若干問題

1. 學生檔案管理工作未引起足夠重視且缺乏規范化設計

中職學校學生檔案工作承擔著學校歷史記憶傳承、為行政工作提供數據信息支撐、服務校園各項管理工作等，它也是學校管理工作的重要一部分，且有著重要作用。當前大多數中職學校在檔案管理上僅對教務檔案、科研檔案管理等重視，對學生檔案很少花力氣、給予足夠重視，在人員配備、經費投資上都一再縮緊，缺乏專業的指導、監督檢查工作。久而久之，學生檔案管理便出現雜亂管理現象，未進行規范化、標準化管理，檔案管理者思想與行為上均出現怠工現象，主客觀原因促使學生檔案管理工作陷入困境。學校層面對于學生檔案工作思想、思路、檔案制度規范辦法的頂層設計，是開展學生檔案工作的關鍵之處，校領導層面足夠重視學生檔案工作必然會在學年工作計劃中、校長辦公會、黨委會議事日程中被提議。顯而易見，檔案工作未引起足夠重視是阻礙學生檔案工作發展的重要因素。

2.學生檔案歸檔范圍單一化且管理方式較為落后。當前大多數中職學校學生檔案管理工作歸口是學生處（學工部）、學生管理部門，這就造成了學生檔案歸檔范圍老套陳舊，多少年不曾變更過，每個人的信息數據皆是千篇一律，千人一面的境地。傳統的歸檔范圍大多圍繞在：學生登記表、畢業生登記表、學生成績單、入黨（團）、獎懲等信息，對于學生思想政治素質、實踐技能素質、協調溝通表達能力及音體美等綜合素質未能得到表達。隨著互聯網絡技術飛速普及，電子文件管理、信息化工作都遍及到學生檔案工作中，但多數中職學校學生檔案管理仍是紙質檔案管理模式，且檢索工具也是靠“大本子”來查詢，管理方式未能隨著技術革新而與時俱進。雖有一些中等職業學校能夠按照上級單位指示精神，對學生檔案進行電子化、信息化管理，但是大多都是停留在設備、設施上的新潮，并沒有很好的對學生檔案內容數據信息電子化進行開發與管理。

3. 學生檔案管理工作人才隊伍建設薄弱。當前中職學校學生檔案管理工作大多是由一人身兼數職來完成的，這就造成了將學生檔案工作放至最為不重要的位置，到最后時間倉促就草草整理了事。學生檔案從歸檔收集到后續管理利用開展效果如何，很大程度上取決于誰在做這個事情，檔案業務素質是決定這一切的關鍵，目前學生檔案管理部門亟需一支專業化、素質強、特色化的檔案人才隊伍。從用人單位、組織人事部門反饋回意見，推導出學生檔案整理質量取決于管理者業務水平，這也可以反向推出人才隊伍建設直接決定檔案服務水平。

三、解決中等職業學校學生檔案管理工作中出現問題的對策

1. 加強學校對學生檔案的重視并建立規范化檔案管理制度。將學生檔案管理工作納入到學校檔案管理工作的范圍中，請校領導作為此項工作成果的驗收者，明確考核成績與年終績效發放、職務晉升掛鉤。在全校師生中要加大檔案工作的宣傳力度，尤其是學生檔案，讓全校師生了解到學生檔案的重要性，關乎學生、學校、用人單位等多方利益。同樣，由學校層面再到學院、部門建立健全規范化、標準化的檔案規章制度，明確檔案崗位職責，專人負責，檔案歸檔范圍、檔案整理辦法等均需制定具體化。

2.加強學生檔案歸檔范圍、豐富擴充檔案內容。學生檔案管理部門要加大檔案歸檔范圍，改變原有傳統、老舊的收集范圍，使學生檔案內容變得豐富飽滿，富有立體感。不僅能反映出學生登記表、畢業生登記表、學生成績單、入黨（團）、獎懲等信息，還能將學生思想政治素質、實踐技能素質、協調溝通表達能力及音體美等綜合素質表達出。要以社會用人單位、組織人事部門的需求為第一要義，圍繞他們的需求來豐富擴充學生檔案內容，以利用為導向，這樣用人單位在看到學生的檔案中便能獲得詳實、可觀的有用信息。

3.優化人事檔案信息化人才隊伍結構。中職學校人事檔案信息化工作不同于以往紙質檔案管理，僅需要傳統檔案管理業務知識就可以，大數據時代下的文檔管理既需要人事檔案管理知識又要具備IT、電子等現代信息技術等業務知識。優化中職學?，F有的人事檔案人才隊伍結構要從兩方面來抓：一是對現有檔案人員進行業務培訓，將計算機、數據庫、系統維護及人事檔案管理相關專家請到學校內部進行業務大講堂，同時也鼓勵專兼職檔案員在線上進行充電;二是招聘現有亟需的專業人才，這就節約了學校的培訓人才成本，也能使現有招聘人才更快、更好投入工作。中職學校人事檔案信息化工作人才隊伍一定要轉變原有單一人才結構，轉向多元化、綜合性人才結構。只有多元化、綜合性合理科學的人員隊伍結構才能使人事檔案信息化工作效率更高、管理利用工作更加實效化。

4. 以用戶為中心將服務工作變被動為主動。今后中職學校開展學生檔案管理工作要積極“以用戶為中心”，將學生檔案的利用者需求作為未來工作的重點，上學期間學校老師更多從學生素質教育方面、步入社會工作期間用人單位更多關注學生的實踐動手能力以及與人溝通表達等方面的素質。這些就要求學生檔案管理部門在開展學生檔案管理工作時尊重用戶需求，將用戶可能所需求的信息數據歸入學生檔案中。與此同時，學生檔案部門要將服務工作變被動為主動，主動向全校師生宣傳學生檔案的重要性、不能被動等著接收檔案，主動對學生檔案進行編輯研究工作、不能守著一堆數據信息不去開發，主動走出去向其他優秀兄弟單位學習優秀的工作做法與經驗、不能自己關起門來造車。相信通過這些舉措定能夠使學生檔案管理工作發揮出應有的作用，對社會各方、學校自身及學生個人都是受益無窮。

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