工程設計企業數字檔案管理系統的設計與應用

亓彩群

摘 要：隨著工程設計企業現代化的發展和檔案管理信息的不斷推進，對傳統的工程設計檔案管理提出了新的要求。運用先進的信息技術來建立數字檔案管理系統，開展數字檔案管理，是適應現代企業發展和檔案信息化建設需要的必然選擇。本文以某工程設計企業為例，介紹了數字檔案管理系統設計的原則、功能模塊，并總結了系統推廣應用的成效和經驗，為類似企業檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：工程設計;工程設計檔案;檔案管理系統;系統設計

近年來，工程設計企業的現代化發展對檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案管理從紙質載體管理向數字載體管理轉變，從文件管理向信息資源管理和知識管理轉變，從以管理檔案為主向以提供檔案服務為主轉變。因此，檔案部門必須轉變傳統觀念，善于運用先進的信息技術來建立檔案管理系統，開展數字檔案管理，以適應現代企業發展和檔案信息化建設的需求。

本文以某工程設計企業數字檔案管理系統為例，探索分析其數字檔案系統設計與應用的經驗，以望能為類似實踐提供參考與借鑒。近年來，某工程設計企業的檔案部門開展了數字檔案管理系統的研發和設計，該系統具有“歸檔、編目、檢索查閱、自動統計”等基本功能，能為工程設計企業的數字檔案管理和利用服務提供智能化的平臺。

一、系統設計的原則

1.安全性原則

工程設計企業的檔案信息資源不僅記錄了一個企業發展的歷史，還是一個企業科技研發過程、科技成果的最直接體現，涉及到企業的核心技術機密和商業秘密。因此，工程設計企業的檔案信息一旦被非法竊取，或將影響企業的核心技術，導致企業競爭失利。尤其在當前各種數字網絡環境下，各種信息資源以數字形式，容易遭遇網絡技術攻擊，這就要求系統的設計要以安全為前提，采取有效措施確保信息資源的安全。

2.全程在線

隨著某工程設計企業的快速壯大發展，該企業在不同地區設立了眾多分公司，如何讓不在總部的員工在借閱利用檔案時免受奔波之苦，節省利用的時間和精力成本，是系統設計的關鍵之一，也是當前數字環境和檔案工作發展的客觀要求。“全程在線”具體而言就是：企業設計人員通過網絡可隨時隨地將形成的設計文件、圖紙等檔案傳輸至數字檔案管理系統，并通過網絡在線利用檔案;檔案部門工作人員通過網絡在線對設計人員提交的檔案進行鑒定、編目、著錄標引等管理。

3.易用性原則

工程設計企業的設計人員因其工作強度大、工作時間緊、業務繁忙，沒有過多時間去學習掌握較為復雜的檔案管理系統。因此，在開展系統設計時，應注重系統的智能易用性，提升系統的可操作性和簡化檔案歸檔提交、檢索和借閱等工作的復雜性，降低設計人員學習運用的成本。

4.兼容性原則

任何系統都不是孤立存在的，而是與其他系統相關聯的。系統在設計之初，應統籌考慮數字檔案管理系統與企業整體信息系統的協調性與連貫性。因此，該系統設計除了要體現檔案管理的功能和特征外，還應考慮與企業其他系統的兼容性。

二、系統的功能設計

1.歸檔接收

某工程設計企業為全體設計人員開發了數字檔案管理系統客戶端。設計人員完成設計后，只需在自己電腦的客戶端提交文件，系統首先會根據預先設置的標準自動檢查文件中使用的標準圖簽。如果符合，系統自動將DWG文件與生成的PLT文件進行綁定，以確保系統收集的DWG文件與打印出來的紙質文件一致，否則系統將拒絕生成PLT文件。

通過系統客戶端檢測的設計文件，系統會進行自動簽名，然后傳輸至數字檔案管理系統中，等待檔案工作人員的簽收，至此完成了設計文件的正式歸檔。某工程設計企業的數字檔案系統上線實施至今，通過系統收集346351張電子圖紙，186532冊電子文本，電子檔案歸檔率和完整率均達到100%。

2.分類編目

檔案管理人員將設計人員上傳的設計文件點擊確認“接收”后，就可以對設計檔案進行管理。通過該系統，檔案工作人員按照一定的標準，對設計檔案進行分類，一般是按照“國家—地區—工程—階段—圖紙/文本”方式進行分類，以便于對數字檔案進行后續管理。分類完成后，檔案工作人員還將按照一定的原則，對歸檔上傳的檔案數據進行元數據標引、著錄和編目，即標注檔案的各項屬性信息（如工程名稱、工程編號、分類號、存放位置、編制時間、圖紙頁數等），使其變得組織有序，可供查詢利用。

3.檢索利用

該系統提供了“查詢圖紙”“查詢文檔”“查詢卷冊”“查詢項目”等多種查詢方式。用戶點擊相應的查詢方式，輸入相應的字段，如項目名稱、項目編號、分類號、圖紙編號等，即可查詢所需檔案。一旦查到所需檔案，點擊“預覽圖紙”或“預覽文檔”，即可在線閱覽，而不需要到檔案庫房調閱實體檔案。

4.自動統計

該系統還具有自動統計功能，按照時間段來自動統計檔案瀏覽、下載的頻次，并自動生成導出統計數據和熱點圖，為檔案的利用服務提供數據支撐，同時避免了檔案部門的手動統計，降低了檔案工作人員的工作強度，提高了工作效率。

三、系統的推廣應用

1.系統的推廣

當前，該系統研發成果已得到廣泛認可，并獲國家版權局頒發的《計算機軟件著作權登記證書》。同時，在該企業領導的大力支持下和各分公司的配合下，按照“統一標準、統一規劃、統一實施”的原則，該系統已在該企業全部下屬企業中完成部署并投入使用，并根據實際情況進行不斷調整和完善。目前，該系統運轉良好，在工程設計行業的檔案管理工作中應用較為成熟。

2.系統的應用成效

（1）適應了企業發展，為企業發展提供了檔案信息支撐

當前該系統的設計完成和推廣應用，意味著企業設計人員對檔案資源的查閱不再受時間和空間的限制，只要通過網絡便可以便捷地利用檔案資源。企業人員只需在辦公室電腦前輕輕動一下鼠標，就可以立即獲得所需的檔案信息，而不需要到檔案庫房奔波和借閱紙質檔案，節約了時間和精力，提高了工作效率。實施至今，每年電子檔案的利用率在逐年上升。根據2019年4月的檔案統計年報數據，2018年度檔案部門接待前來借閱紙質檔案達1889人次，2017年為4088人次，2016年為5476人次，實地借閱查詢的頻次降幅明顯。而通過瀏覽、下載電子文件利用檔案2018年底達到22021次，這與2017年利用8743次相比，數字檔案利用率增長也較為明顯。此外，借助數字檔案管理系統，可對檔案信息進行最大程度的編輯、整理、集成和檢索，滿足各種形式的檔案資源開發，同時也大大提高了開發的廣度和深度。

（2）提升了檔案管理水平，降低了企業成本

將傳統紙質檔案通過數字化、智能化的檔案系統進行管理，簡化、優化了檔案管理的立卷、編目、檢索等諸多環節，將檔案人員從傳統繁瑣復雜的手工工作中解放出來，從而將工作重心轉向檔案資源的利用和開發，不僅降低了勞動強度和人力成本，也提高了檔案管理效率和工作水平;同時，系統的應用有助于將紙質檔案轉化成數字檔案，一方面，減少了不必要的紙質檔案的輸出;另一方面，可將已數字化的歷史檔案進行下架，并轉移到郊區庫房，降低了庫房空間的壓力，避免了庫房擴建帶來的巨額投入，節約了企業檔案保管的成本。此外，系統的研發應用，使企業可以通過系統對企業的項目信息尤其是海量的項目信息進行方便快捷的檢索集成和挖掘，為企業領導決策和企業市場拓展提供強大的支撐，具有良好的經濟效益和社會效益。

四、系統設計和應用的經驗

1.強化組織，領導支持

該企業領導對系統研發高度重視。由公司主要領導牽頭組織相關部門人員進行調研，在此基礎上企業領導高瞻遠矚，決定開展數字檔案管理系統的建設，逐步實現檔案管理“以紙質為重心向數字為重心”的轉變。在研發過程中，企業領導一直關心系統建設的進度，并為系統建設提供資金、人員和政策支持。可以說，如果沒有企業領導的重視和支持，該系統建設將難以完成。

2.加強協作，借助外力

該系統建設過程中，企業相關單位和部門密切配合，加強協作，為項目建設奠定了基礎，同時有效借助外部專業團隊的力量，為項目建設提供了有力保障。尤其是借助外部專業團隊的力量，以外包的形式大力開展系統的研發設計。

3.圍繞核心業務，以利用服務為目標

一旦脫離企業業務需要和員工利用需求，數字檔案系統的建設將毫無意義。因此，該系統建設之初就確立了“以企業業務為核心，以利用服務為目標”的理念，并在建設中加以落實。尤其是在研發過程中，為與企業的設計、出圖工作對接，該系統設計了“打印圖紙”模塊和功能，設計人員應用該系統可以簡單快捷的打印圖紙。2018年，該系統增加啟用了“咨詢項目檔案”模塊，對該企業近年來新拓展領域形成的檔案進行數字化管理和利用，不斷滿足員工新的需求。

五、結語

由于系統應用還處于前期階段，某工程設計企業的數字檔案管理系統設計的個別細節難免存在不完善的地方，尤其在設計的整體性、兼容性方面，個別模塊的銜接還不夠順暢。此外，該系統還只能實現錄入字段的檢索，還無法實現對電子圖紙、電子文本中的內容的檢索，因此，該系統還需進一步強化檢索功能。

當前，開展數字檔案管理系統建設是順應企業現代化建設和企業業務發展的必然，有助于滿足企業不斷增長的全方位的檔案信息資源需求，并能夠為企業的業務發展提供便利快捷的數字檔案信息資源支撐，同時也能大大提升企業檔案管理的水平，某工程設計企業的數字檔案管理系統的設計與應用值得工程設計企業參考和借鑒。