數據時代企業檔案信息資源建設研究

胡靜

摘 要：企業在實際發展過程中，需要及時記錄下來企業的各種實際動態，從某種角度來說，就形成了企業檔案信息。考慮到當前大數據時代環境，本文首先分析了企業檔案信息資源的基本概念，分析了具體的特征和大概定義。構建企業檔案信息資源十分重要，本文重點研究了企業檔案信息資源的各種途徑。

關鍵詞：大數據;時代企業;檔案信息;資源建設

《紐約時報》于2012年便提出了“大數據”這項概念，隨著經濟全球化的到來，不管是經濟、商業還是其他領域，可以重點分析各種數據，并不僅僅依靠各種經驗，隨著我國經濟的迅速發展，我國已經進入大數據時代，通過分析、研究這項數據，可以發掘出自身的實際價值。現階段，我國已經明確將大數據設定為國家發展目標，努力推進各種信息資源系統，重點布局各種發展戰略。法國為了研發大數據市場，已經投入了1150萬歐元;韓國也在不斷加快推進國際開放型數據中心。為了推進新一輪技術革命進程，需要加大我國信息資源管理力度，加大對電子信息管理工作設備、財務、人緣方面的投入，從而順應時代的發展需求。

一、大數據背景下企業信息資源的基本特征

1.基本概念

企業在實際發展經營過程中，記錄了各項真實的企業檔案信息，這也是企業積累各種文化，不斷積累各項技術的實際需求，充分反映了當代人的智力水平。就大數據時代背景而言，構建企業檔案信息類型多種多樣，依據消息的各種來源劃分為設備、銷售、新品開發人士儲備、財務信息、銷售資源、企業會議、日常生活、廣告文案等各種信息。企業檔案最能反應企業的實際經營情況，具體管理企業物、財、人時需要加大管理力度，發揮出企業技術儲備的實際作用，具體檢測企業實際潛力和發展情況可以加強其力度，及時整理好企業的各類檔案資料。

2.大數據背景下企業檔案信息資源的基本特點

當前，我國社會不斷發展變化，與此同時出現了各種各樣的挑戰和機遇，人們創造出了數以萬計的移動設備、計算機和技術人員，包含了各種各樣的信息，查閱大數據時代企業檔案信息資源的基本特點，方便容納各種數量繁多、種類不同的資源信息，方便建設各種數字化檔案。

（1）數據資源龐大

大數據所包含的各類資源比較多，依據IDC的概念，需要分析100TB的各種可行性數據，就企業檔案信息而言，大數據容納了各種信息資源，企業信息資源實際包含的范圍十分廣泛，形式上也各不相同，數據庫、軟件、視頻、音頻、圖文共同構成了基本形式。混合體檔案信息資源包含了各種類型、各種語種、各種媒體等設備，依次可以劃分為文本形式、經營形式、科技形式、人事形式、財務形式。

（2）動態性和現實性的結合

科技檔案信息資源是企業檔案信息的重要組成部分，具備一定的實用功能，能夠幫助加快生產的實際效率。就現階段條件而言，實際記錄各種檔案時，需要保持它的真實性，精準到各項數據，一旦各種數據存在錯誤，直接影響到檔案信息資源的使用，無法發揮出它的實際使用功能，這是由企業自身檔案本身屬性決定的。隨著我國信息化進程的不斷加快，反應企業檔案信息的力度也各不相同，絕大部分企業普遍使用文檔一體化的管理方法，以南方公司為實例，進行在線歸檔工作時可以使用OA系統數據，本企業于2013年歸檔整理了大約有11097份文件，方便整理各種動態數據檔案，推動了企業的進步。

（3）價值密度低，可控性有待提高

伴隨我國大數據時代的到來，更需要加強對企業檔案信息資源的管理，數據總量和數據價值并沒有多少區別，難以控制數據質量，需要仔細分析這種企業數據檔案，進而獲取各種有用信息。收集、整理、傳遞企業檔案數據等各個步驟的操作流程直接影響了數據質量。創新管理推動了高質量企業檔案各項數據，如果將各種錯誤數據輸入決策系統中，不管其具體方法和各種技術多么先進，都會影響企業自身的行為發展。

（4）傳播迅速、類型多樣

從某種角度說，我國企業信息檔案資源種類繁多，一般來說以文本為主，普遍是簡單、單一的各種結構，隨著我國傳感器和互聯網的迅速發展，出現了各種不同類型的結構型數據，非結構化數據并不具備各類基礎結構特點，表結構不能準確反應出來。具體記錄企業檔案各類資源信息時，也需要強化各種數據儲存結構，便于存儲、處理各種檔案信息數據資源。

我國受大數據時代的影響，檔案信息資源呈現不斷增長的趨勢，與此同時，更需要開發各類數據客戶端，推動我國網絡的進步。于是企業傳播各種信息，速度越來越快，傳播范圍也不斷擴大，在網上隨便發布一條檔案信息，幾秒鐘就能傳達到地球另一端。企業檔案信息容納了各種資源，加大了管理的難度。

二、建設大數據時代企業檔案信息的多種方法

關于《政府工作報告》文件中，強調了調整產業結構的各種方法，在此過程中，提出了大數據這個概念，隨著我國經濟的迅速發展，未來新興產業包括了新材料、新能源、移動通信、集成電路、設計制造等多種因素，推動了我國未來新興產業的發展。利用和開發各種數據資源，應該加強對企業信息資源的建設。我國檔案局于2014年頒布了《改進和強化新形勢檔案工作意見》，為了發揮出檔案的最大作用，需要強化檔案信息開發力度，努力發揮出檔案信息化的具體優勢，不斷拓展檔案信息資源的利用開發力度，推動和強化我國信息檔案資源建設。

1.強化大數據企業檔案信息

隨著我國經濟速度的迅速發展，大數據也在不斷強化，絕大部分企業對大數據價值觀理念不夠清晰，通過分析一項實驗數據發現：將近50%的人關注大數據話題，40%的調查者并不明白大數據的具體含義，30%的人理解比較片面。其中，有一個普遍的錯誤觀點，只有像京東、阿里巴巴、Google、Facebook這樣的大企業才會關心大數據這種技術，部分人甚至認為大數據只是炒作而已，“信息爆炸”這種現象一直存在著。

當前，人們對大數據認識并不充足，管理企業檔案工作明顯跟不上時代的發展，從某種角度來說，人們為了方便、快捷地處理各項數據，便提出了大數據這種理念，這是一個循序漸進、不斷發展的過程，企業積極使用大數等各項技術、政策十分必要。

2.為了保證檔案信息的齊全，可以采取“四抓”的方法

（1）做好各種源頭工作

實際建設企業檔案時，需要遵循國家頒布的各項檔案管理規章制度，嚴格制定與之相關的措施，建立健全檔案管理制度，按照一定的原則，分類歸納各類檔案，集中管理各類檔案資料，保證編制檔案的規范化、標準化，保證企業檔案資源的完整。

（2）做好各種接收工作

企業接收各類檔案時，完全需要依據《檔案法》的相關規定，積極劃分各種等級制度，按時接收各類檔案，參考實際收集范圍，與此同時，需要做好合并、撤銷單位，按時接收各種財產、積極保管本單位的檔案，做好各種普查工作和階段征收工作。對于那些特殊檔案，企業檔案部門需要克服各種困難，建立各種接收制度，強化各項管理和整理制度。

（3）做好各種征集工作

就征集工作而言，可以參考各種文獻資料和企業歷史檔案。具體建設企業檔案館時，可以采用技術部門、車間深入、公告采集等多種方法，大量收集和本單位研究資料相關的人物檔案和典型事例，同時，積極收集證件、票據、印跡、徽章、公務禮品、獎杯、牌匾等各種物品。

三、構建各種人才隊伍，強化檔案信息化的人才、技術支持

建設企業各種檔案時，可以使用云平臺技術，它的內容比較豐富，具備了統一管理、精準計算、虛擬化設計、儲存海量、調度自然等多種特征，為了努力構建云計算軟硬件，有效整合各種項目資源，不斷提升擴展率和利用率，減少實際運營成本，創新數字檔案管理方法。

四、總結

企業各種檔案信息資源可以反應出企業的實際生產經營情況，完整真實記錄了企業的每項活動，促進了我國企業的健康發展。受大數據時代背景的影響，各地更應該強化企業檔案信息資源建設，努力拓展各項企業檔案工作服務，鼓勵使用企業檔案云平臺，方便監管企業各項數據資源，不斷提高企業經濟效益，推動我國企業的快速發展，帶動我國國民經濟的穩定增長。

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