數字校園背景下電子文件單軌制管理研究

倪運先

摘 要：隨著數字化社會的到來，數字校園建設成為學校轉型發展的趨勢，在數字校園建設中，加強電子文件的管理，并逐漸實現電子文件單軌制管理具有重要意義。本文闡述了數字校園背景下電子文件單軌制管理的重要意義，分析了電子文件單軌制管理存在的問題，并結合實際，思考解決問題的對策建議，以供參考。

關鍵詞：電子文件;單軌制;數字校園

當前，全球數字化浪潮以前所未有速度席卷而來，推動工業社會向數字化社會轉型，促進人類文明步入了數字文明新時代。在全球數字轉型時代，加強數字校園建設成為必然。數字校園是依托網絡，利用先進的信息技術，實現從環境、資源到活動的全部數字化，對傳統的學校教育功能予以拓展，實現教育過程的信息化、網絡化，從而提升教育水平和質量。在數字校園背景下，加強學校電子文件管理具有重要意義。

一、電子文件單軌制管理的重要意義

1.電子文件單軌制管理有利于提升管理效率

電子文件單軌制管理即不再生成紙質文件，不再進行電子、紙質雙套制重份管理。這將有利于強化電子文件管理，提升管理效率和管理水平。一是強化學校工作人員電子文件歸檔意識，確保電子文件的齊全完整。雙軌制管理模式下，工作人員常將更多的重心放在紙質文件上，大量的電子文件數據被忽略，忽視了電子文件數據的存儲、管理和開發利用，而隨著信息化的發展，電子文件數據的開發利用應逐漸成為檔案管理的重點。二是有利于通過電子文件系統實現前端控制和協同合作，提高工作效率。在數字校園背景下，學校加強辦公系統、教學管理系統等信息化系統建設，通過單軌制管理，加強信息系統的應用，通過信息化辦公，進一步提高工作效率。

2.電子文件單軌制管理有利于降低管理成本

電子文件單軌制管理，不再需要進行紙質文件管理，有利于降低學校管理成本。一是節約打印紙質文件的耗材成本，雙套制的紙質檔案歸檔，需要對文件進行大量打印，耗費大量的紙張，造成紙張的浪費，且會耗費大量的打印器材，據統計，使用打印機打一張黑白A4紙所需的成本約為0.1～0.3元，而彩打的成本則需要0.8～1.5元，如果對電子文件實行雙套制管理，對文件進行彩打，這對學校來說將是一筆不小的開支。二是節約整理紙質文件的人工成本，相較于雙套制對紙質文件的歸檔整理，單軌制將大大節約人工整理成本。紙質文件的整理是一項工作量大，需要投入較多的人力和時間成本的工作，而隨著物價的提升，整理紙質檔案所支付的人工成本也將不斷增加。三是節約保管紙質文件的庫房成本，紙質文件的保管有嚴格的庫房管理要求，需要配置專門的庫房，且需按照“八防”要求，配備防火防潮等相應設備，隨著紙質文件的逐年增多，需要不斷進行倒柜，擴大庫房面積等，紙質文件的保管成本也將隨之不斷增加。

二、電子文件單軌制管理存在的問題分析

1.電子文件單軌制管理意識有待提升

雖然數字化、信息化發展勢不可擋，但檔案管理部門長期以來都是紙質文件管理，從傳統的紙質檔案保管到雙套制管理又經歷了不短的時間，因此，要求檔案管理部門接受單軌制管理，放棄紙質檔案管理，對于檔案工作人員而言不管是心理上還是技術手段上都還需要一個逐漸適應的過程。在心理上還是會存在對沒有紙質備份的電子文件單軌制管理的安全性的顧慮。且在學校實際工作中，單軌制的管理需要較高水平的信息化技術手段和學校各部門各層級工作人員的辦公信息化應用土壤。而對于一些年紀較大的人員而言，完全使用信息化辦公系統還存在一定困難，他們不管是從思想意識還是行為習慣及自身的知識水平等方面都還存在諸多限制。

2.電子文件單軌制管理體制不完善

傳統的紙質檔案的管理是集中統一管理，因紙質檔案的管理是按照檔案生命周期的順序進行的，因此，通常由形成部門移交機構檔案室，最后移交檔案館進行管理，紙質文件載體與內容相統一，對檔案的管理是有序且留痕的，一般較少出現對檔案信息的失控管理情形。而電子文件單軌制管理，可能出現文件內容與載體的分離，而電子文件的這種可分離的特點則容易造成對電子文件的管理出現失控情形，文件的讀取、流轉等環節都有可能出現不可控情況。電子文件載體與信息內容的可分離的特點，給電子文件的管理帶來嚴峻的考驗，如何管、由誰管等都是電子文件單軌制管理面臨的難題，需要像紙質文件管理一樣建立一套完善的管理體制。

3.電子文件單軌制管理機制不配套

一般來說，電子文件從形成到永久保存或銷毀，會流經三個不同的子系統：業務系統，即電子文件形成系統;對電子文件進行處理的電子文件管理系統;對電子文件進行保存利用的數字檔案館系統。由此，可以看出，電子文件的形成到歸檔所涉及的流程長、涉及的部門多。因此，電子文件單軌制管理的推進需要學校各部門的協同配合。需要各部門工作人員有較強的歸檔意識和有效的工作機制。但在實際工作中，檔案管理部門作為最后歸檔部門，缺乏前端參與，無法將電子文件歸檔需求嵌入到業務系統和工作流程中，給電子文件的歸檔造成諸多難題。因此，需要建立相配套的工作機制，將電子文件管理要求前端設置，加大檔案管理部門與學校文件形成部門、信息技術部門的協作，并完善對電子文件歸檔的考核激勵機制。

4.信息化人才不足，專業隊伍建設待加強

學校電子文件管理是一項系統工程，而實現單軌制管理更是對學校電子文件和檔案管理提出了新的挑戰和要求，需要能夠滿足業務和技術要求的電子文件管理和檔案管理人才作支撐。而目前電子文件和檔案管理部門信息化技術人才短缺，有的熟悉檔案而信息化水平不足，信息化技術水平較高的人員而相對電子文件和檔案專業知識又存在不足，學校亟需建立一支既懂業務又懂技術的高素質檔案人才。

三、學校加強電子文件單軌制管理的思考

1.增強電子文件單軌制管理意識

數字校園背景下，學校領導應意識到從雙軌制、雙套制管理到實現電子文件單軌制管理的重要意義，有利于降低學校管理成本，提高辦公效率，更好地促進學校管理水平提升，推動學校高質量發展。因此，要充分發揮領導關鍵作用，學校領導要積極營造電子文件單軌制管理氛圍，培育電子文件單軌制管理土壤，加強電子文件單軌制管理工作的宣傳，提升學校教職工對電子文件單軌制管理的了解，增強思想意識，為電子文件單軌制的全面推進提供思想保障。

2.完善電子文件單軌制管理體制

完善學校電子文件單軌制管理需要建立完善管理體制，加強頂層制度設計，為電子文件管理提供依據和保障。一是要完善電子文件單軌制管理制度，根據國家檔案管理辦法及電子文件管理辦法相關規定，結合學校實際，制定科學的電子文件單軌制管理制度，確保電子文件單軌制管理有章可循。二是電子文件單軌制管理配套實施細則。完善電子文件形成部門對電子文件的流轉、歸檔等相關規定。要重點做好電子文件的收集歸檔管理。明確學校電子文件業務形成部門的工作職責，建立學校電子文件歸檔流程和工作機制，確保電子文件的規范性和及時性等。三是要完善配套考核激勵制度。制定電子文件單軌制管理工作目標，并層層分解目標，切實將工作落實到部門和個人。明確考核標準和要求，對于未完成目標任務的扣減績效得分，將考核結果和個人績效工資、優秀評選、職級調整等掛鉤，發揮激勵約束作用，確保電子文件單軌制管理工作的有效落實。

3.完善電子文件單軌制管理配套工作機制

電子文件的形成和管理涉及到學校諸多部門，具有涉及面廣、周期長等特點。從電子文件的形成、流轉、檔案管理部門的歸檔，技術部門的技術支撐等，都需要相應配套的工作機制和工作流程操作。因此，這也反映了數字校園背景下學校電子文件單軌制管理是一項系統繁雜的工程，需要循序漸進，重點突破，借助先進的經驗進行逐步推廣，邊實踐邊探索。

4.加強電子文件單軌制管理經費保障和技術支撐

足夠的經費和有效的人力、物力支持是實現學校電子文件單軌制管理的重要保障。一是爭取學校領導的支持，并努力進行電子文件單軌制管理的宣傳推廣，認識到其重要意義，并爭取到學校的經費支持，為實現電子文件的單軌制管理提供經費保障。二是要加強電子文件單軌制的技術支撐。要加大對信息技術部門的投入，要對電子文件進行安全備份，確保電子文件的安全性和穩定性。要加強對技術的提升，運用先進的技術和系統提高電子文件運行效率，提升管理服務水平。

5.提升電子文件管理人才隊伍水平

學校檔案工作的發展，需要人才的支撐，需要建設一支能夠勝任新時期學校發展需要的高素質、高水平的電子文件管理人才隊伍。學校要認真分析電子文件單軌制管理對檔案人員的素質要求，選聘具有專業知識背景和豐富從業經驗的人員。要加強對檔案人員的培訓力度，一是實施崗前培訓，加強保密意識培訓，提高檔案人員的政治意識和保密意識，養成從業的良好工作作風，嚴格遵守工作紀律，確保電子文件安全。定期組織交流會、專題會等會議交流電子文件單軌制管理工作中存在的問題，共同探討、共同學習、共同進步，促進電子文件單軌制管理水平提升。三是加強對學校教職工電子文件系統的培訓，提升全體教職工對電子文件系統的熟悉度和使用效率。

綜上所述，隨著信息技術的發展，數字校園建設的推進，加強電子文件單軌制管理對于促進學校發展具有十分重要意義。結合學校數字化轉型發展實際，學校要進一步提升教職工的意識，完善電子文件管理機制建設，注重檔案人才培養，多措并舉，促進學校電子文件單軌制管理水平提升，推動學校高質量發展。

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