文書檔案數字化管理的策略探究

韓娟

摘 要：文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用。文書檔案是單位重要信息資源之一，這些信息資源不僅完整地記錄了單位過去的發展歷史，同時對指導單位后續發展也具有重要的意義。隨著社會的發展，采用傳統的紙質檔案模式已難以滿足現階段的文書檔案管理需求，為此，還需積極構建文書檔案數字化管理模式，以滿足現代信息化發展和人們對文書檔案信息便捷檢索的需求，從而不斷提高文書檔案利用和管理效率。本文主要分析了建立文書檔案數字化管理的優越性、文書檔案數字化管理現狀，并探究了幾點構建文書檔案數字化管理模式的策略，以期能推動我國文書檔案數字化管理建設取得良好的發展。

關鍵詞：文書檔案;數字化管理;策略

隨著我國信息技術的不斷發展和在各領域的廣泛應用，愈發凸顯傳統紙質文書檔案管理的缺陷，因其經歷較長時間后易發生頁面破碎、字跡模糊等現象，從而影響檔案信息的利用，同時還需耗費大量的人力和時間進行管理，且整體管理效率不高。面對這種現象，就需改變文書檔案管理模式，積極構建文書檔案數字化管理模式，借助于計算機網絡技術形成歸檔文件的目錄和全文的數據庫，便能快速地對所需信息進行管理和利用，從而提高其管理效率，且還能保證信息的準確性，因此，各單位均需不斷加強文書檔案數字化管理建設，才能全面提升其文書檔案管理質量和水平。

一、建立文書檔案數字化管理的優越性

數字化管理指的是利用計算機、網絡、通信等現代化技術，通過對技術量化管理對象和管理行為進行統計，研發出一種具備高效協調、組織、生產和服務的管理活動或方法，將該種管理模式應用于文書檔案管理工作中，具有眾多的優勢。

1.使文書檔案編輯更加靈活

對文書檔案進行數字化管理就是對其進行錄入、掃描、掛接、校對、數據刻錄備份等操作，從而轉變成能被計算機識別的數字信息或光盤、磁帶、磁盤等載體，這樣便能促進相關人員在實踐應用文書檔案的過程中，能夠快速地對其需要的信息進行查詢、編輯和應用，從而使文書檔案應用和處理變得更加靈活。

2.使文書檔案檢索變得更加便捷

過去，對文書檔案的編制多為紙質檔案，這種紙質檔案編制完成后，在利用、查閱相關信息時需要耗費大量的人力和時間，從而導致文書檔案利用效率低下且準確率不高，而建立文書檔案數字化管理模式后，利用相關檔案管理軟件和計算機網絡技術可構建以全文檢索為基礎構造的檢索系統，這種檢索系統通過設置條件、邏輯計算、屬性檢索和模糊記憶等，只需輸入關鍵詞，便能快速在海量的存儲信息中找到人們所需的檔案信息，從而實現了文書檔案信息的高效利用。另外，傳統的文書檔案在經過長時間的利用后，會出現檔案信息字跡較模糊、頁面破碎等現象，從而對檔案利用造成不良影響，采用文書檔案數字化管理便能有效避免這些問題發生。

3.實現文書檔案利用的共享化

建立文書檔案數字化管理模式后，還能促進文書檔案信息資源在利用、傳輸過程中突破時空的限制，實現文書檔案信息在不同區域、行業以及國家之間的即時共享，這也是實現現代信息資源共享和共建發展的潮流與趨勢。

二、文書檔案數字化管理現狀分析

雖然，數字化管理已成為文書檔案管理的必然趨勢，但是，在實際管理過程中，受不少單位對文書檔案數字化管理重視度不足、專業數字化管理人才缺乏、管理標準不統一等因素的影響，仍難以完成文書檔案管理的數字化進程，從而導致一部分文書檔案存在的形式仍為紙質檔案。一部分文書檔案雖以數字化形式存在著，比如，電子檔案、文書檔案數據庫等，但這些信息均不是完整的，從而也會影響文書檔案的利用效率和準確率?？梢?，我國文書檔案數字化管理現狀并不樂觀，因此，就需要各單位不斷轉變自身檔案管理理念和積極探尋構建文書檔案數字化管理模式的策略，才能建設完整的文書檔案數字化管理系統，從而實現文書檔案信息的高效利用與管理，這對于檔案信息管理人員和利用者雙方都是有利的。一方面，能減輕檔案信息管理人員管理的工作量。另一方面，還能提高利用者對檔案信息的利用效率。

三、構建文書檔案數字化管理模式的策略

1.積蓄人才，提高文書檔案人員的素質

文書檔案人員在構建文書檔案數字化管理模式過程中能起到關鍵性的作用，也是開展文書檔案數字化管理的主力軍，然而，在我國現有的不少基層文書檔案管理工作中，有不少管理人員并非檔案管理專業出身，還有一些檔案管理人員的年齡偏大，這些問題均會給構建文書檔案數字化管理模式帶來一定的困難，因此，就需要各單位積極引進一批綜合素質高、懂數字化管理技術的專業化檔案管理人才。當然，同時兼具專業化檔案管理和數字化管理的人才并不多，為此，還需要單位在引進人才后，需加大對積蓄人才和在職管理人員的培訓力度，可按照具體崗位進行分類輪訓，采取各種手段和方式對其進行實習培訓，邀請專家進行專題講座等，以保證檔案管理人員均能學習到各種新的文書檔案管理知識和新型的數字化管理技術。另外，各單位還需積極構建新的人才管理制度，調動一些積極因素，促進文書檔案管理人員數字化管理的自覺性，提高素質，可將檔案數字化管理能力與其工資、職位晉升掛鉤或建立規范的獎勵機制，這樣才能促進全體檔案管理人員積極地投入到文書檔案數字化管理模式建設中。

2.統一標準，完善文書檔案信息存儲

為保證文書檔案數字化管理建設工作有序進行，各單位還需制定出詳細的檔案數字化建設規劃和標準，構建合理的信息數據庫，標準化文書檔案數字化著錄。

（1）構建合理的信息數據庫

構建文書檔案信息數據庫需建立全文數據庫和目錄數據庫，且需保證兩者之間的數據信息兼容性良好，才能實現檔案信息的高效利用。這兩種數據庫的建設模式是不同的，一般來說，可采用綜合檔案管理軟件系統建設文書檔案目錄數據庫，其能實現信息的條目級直接著錄，不僅易于管理，且能提高信息應用便捷程度。構建全文數據庫則需采用ACDsee等共享應用軟件或專業的檔案數字化管理軟件進行，通過對著錄格式進行統一和及時將文書檔案信息存儲在數據庫中，再對數據信息進行結構化處理，便能有效提高檔案信息的管理和利用效率。另外，我國國家檔案局在2015年還頒布了《紙質檔案數字化技術規范》，該規范為文書檔案數字化管理提供了良好的制度保障和技術支持，各單位在構建文書檔案數據庫時，也可結合自身實際和參照該技術規范完成文書檔案數字化管理操作，亦能促進其文書檔案數字化管理水平提升。

（2）標準化文書檔案數字化著錄

文書檔案數字化著錄工作需要從標準化和字段內容兩個方面來做好，在標準化方面，應采用統一的著錄標準進行文書檔案數字化管理，不僅要使用規范的著錄符號，還需保證著錄項內容的完整性。比如，采用“？”作為無法識別的標識或文字，用“[]”作為自擬文件標題，錄入多文號、多責任者的文書檔案時，還需先對選錄標準進行確定，確保責任者和文件編號對應。

3.進行文書檔案數字化掃描

上面已說到，掃描、語音識別、鍵盤錄入均是實現文書檔案數字化管理的重要方法，其中，使用作為廣泛和效率最高的方法為掃描，而要進行文書檔案數字化掃描，首先，需配置掃描設備，配置幅面、分辨率、顏色等均符合的掃描儀。其次，還需按照嚴格的掃描流程和方法進行文書檔案掃描，掃描流程為準備掃描儀，并對掃描儀設置值進行檢查，然后對文書檔案進行定位和選擇文書檔案類型，再選定掃描方式進行預掃描，通過預掃描對預覽文檔進行調整，并設置掃描儀分辨率和對其色調進行調整，再開始正式掃描。最后，保存文檔和進行文字識別、校對等。具體的掃描方法為將原始文書檔案放置在掃描儀平板上，通過掃描設備將文書檔案轉換為數字圖形，并輸入到計算機中，通過計算機的文字識別、校對后，便能使文書檔案變成可編輯的數字化檔案，因計算機文字識別轉換的信息無法保證100%的準確率，因此，轉換后還需進行人工校對、修改。

4.積極構建文書檔案管理數字化平臺

為全面提升文書檔案數字化管理效率，還需積極構建文書檔案管理數字化、網絡化平臺，對文書檔案數字化工作模式進行優化調整，對文書檔案管理工作的內部環節進行細化，才能促進文書檔案管理工作得到高效的開展。另外，還需相關管理部門之間加強溝通和交流，對文書檔案的使用和閱讀方式進行優化，優化配置與合理利用檔案管理部門內部資源，積極構建相對可靠且完善的網絡信息化系統。一方面，能確保文書檔案數字化管理的有效性;另一方面，還需努力實現信息的共享，實現雨文書檔案遠程檢索與傳播，才能促進文書檔案數字化管理模式的應用效果全面提升。

四、結語

相比于傳統的紙質文書檔案，數字化文書檔案具有眾多優勢，可使文書檔案編輯更加靈活、文書檔案檢索變得更加便捷以及能夠實現文書檔案利用的共享化，但是，因我國文書檔案數字化管理起步較晚，其發展現狀并不容樂觀，主要表現為專業數字化管理人才缺乏、管理標準不統一等，為此，就需要各單位積蓄人才，提高文書檔案人員的素質，統一標準，完善文書檔案信息存儲（包含構建合理的信息數據庫和標準化文書檔案數字化著錄），進行文書檔案數字化掃描以及積極構建文書檔案管理數字化平臺，通過這些措施，才能構建相對完善的文書檔案數字化管理體系，從而不斷提高文書檔案管理水平。

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