淺談行政事業單位檔案管理的創新

吾木提?阿恒別克

摘要：在當前行政事業管理中，檔案管理發揮著重要作用，然而目前有很多行政事業單位在檔案管理方面都還存在著一些不足，有待進一步改進，因此本文就這些問題提出了相應的創新策略，以供參考。

關鍵詞：行政事業單位;檔案管理;創新

1引言

對于行政事業單位來說，其在進行檔案管理時不僅需要對單位的文書檔案進行管理，還需要對財務檔案進行管理，并且隨著行政事業單位的不斷發展，行政事業單位的檔案管理人員面臨的管理工作將更多，難度將更大。為了確保行政事業單位的檔案管理工作滿足單位發展需要，必須進行相應的創新與改革。

2檔案管理的性質

檔案管理包含三個基本性質：第一是管理性;第二是服務性;第三是政治性。具體來看，開展檔案管理工作并不能為單位帶來直接的經濟利潤，其更多地體現出來的是管理性質;第二，檔案管理工作與單位內部的各個部門之間都有聯系，并且各部門之間和各管理體系之間是相互促進、相互制約的，其通過管理可以為其他部門與體系提供有效的服務與幫助，因此體現出一定的服務性;第三，檔案管理在社會發展史中是階級關系以及階級利益的主要體現，其為相關統治階級所操控，為相關階級的經濟文化以及政治提供服務，由于某些檔案的內容與政治經濟利益有著緊密的聯系，其具備較強的機密性，因而對檔案管理也有著保密的要求，這也是政治性的主要體現。另外，在開展檔案管理工作時還必須遵循兩個原則：制度的制定與執行應同步進行;檔案內容應是完整的、安全可靠的。

3行政事業單位檔案管理工作缺陷

3.1對檔案管理工作缺乏重視

因為檔案管理工作并不能直接給單位帶來經濟效益，因此很多行政事業單位的領導在工作中都缺乏對檔案管理工作的重視，沒有正確認識到檔案管理工作的重要性，在單位年終考核中沒有將檔案管理工作納入考核范圍內，對檔案管理工作投入的人力與物力較少，缺乏對檔案管理工作的監督，沒有完善的管理制度和責任制度。在檔案管理相關法規的學習以及貫徹方面執行力度普遍偏弱，單位領導對檔案管理工作的監督力度也較為薄弱，并且缺乏有力的管理措施。

3.2缺乏硬件設施

許多行政事業單位中，檔案管理工作無法得到應有的重視，致使單位在檔案管理方面投入的資金相對短缺，其相關硬件設施相對較為落后。例如，有些行政事業單位的檔案室環境潮濕，很多紙質檔案出現發霉和破損情況，導致檔案的完整性無法得到保障;還有的單位檔案管理設備較少，各種不同種類和年限的檔案共同存在在一起，使得檔案管理沒有秩序，查閱檔案較為困難;甚至還有些行政單位沒有專門的檔案室，而是將檔案存放在其他部門，更不利于檔案管理工作水平的提升。

3.3檔案管理信息化建設平臺更新速度較慢

目前我國許多行政事業單位雖然已經建立了較為完整的職工檔案信息管理系統，但在實際的工作中由于缺乏對檔案管理工作的重視，使得檔案管理信息化平臺的模塊設置更新較慢，導致一些新的職工檔案信息不能得到及時更新，從而影響事業單位人才的優化管理。

3.4檔案管理人員素質偏低

檔案管理是一項系統性的工作，須保證管理人員的專業性以及高效性。但是就目前來看，我國很多行政事業單位的檔案管理人員專業素質并不高，沒有掌握檔案管理的要點和相關技能，缺乏責任意識，職業素養較低，甚至有些單位的檔案管理人員并不是相關專業的人員，這些人員沒有接受過系統的培訓，對檔案管理工作一知半解，不知道如何更好地對檔案進行分類和歸檔，也沒有做好借閱記錄工作，導致單位內的檔案管理質量較低。

4行政事業單位檔案管理工作創新思路

4.1加強管理，提高檔案管理水平

為了保證行政事業單位檔案管理工作有序開展，相關領導應當加強管理，進一步提高檔案管理水平。加強管理主要體現在制度的完善上，應當建立健全檔案管理制度，明確崗位職責，同時制定完善的考核制度，針對員工的檔案管理工作進行綜合考評。另外，行政事業單位還需要建立激勵機制，以提高員工工作積極性，提高工作效率。在檔案管理工作中實行動態的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質量，確保檔案管理工作更加規范化。

4.2引進信息化管理，提高工作質量

信息化時代的發展使各種高科技技術都得到飛速的發展，尤其是計算機技術在各個領域中得到廣泛的應用，因此，在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質量，同時也是社會發展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理開發與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性;然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數據資料之間的轉化，進而保存紙質和電子檔案兩種檔案資料;在檔案管理工作中進行創新，可以根據網絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而提高檔案的使用效率和工作質量。

4.3強化管理隊伍建設

高專業水平、高素質的管理隊伍對提高行政事業單位的檔案管理水平有著重要影響，作為檔案管理的直接操作者，必須具備較高的專業素養，這就要求行政事業單位在日常工作中應加強對檔案管理人員的業務培訓，提高員工的專業水平和職業素養。同時，加強檔案管理人員的政治教育，提高檔案管理人員自身的政治涵養。另外，由于行政事業單位內部有很多文件是需要保密的，因此，單位還應當加強檔案管理人員責任意識的培養，要求管理人員必須能夠堅持原則，嚴守機密。

5結語

綜上所述，面對不斷發展變化的社會，行政事業單位要想獲得長久發展，就必須對自身檔案管理工作進行創新，從制度、人員素質、管理技術與方法等多個方面進行改進，切實提高檔案管理質量，提升行政事業單位的競爭力。