高校檔案資源低成本數字化實踐與探索

摘 要：隨我國教育水平的不斷提升，高級院校的學生與教師逐漸增多，檔案處理則成為一項重要的工作。社會的不斷發展，要求高校檔案向數字化建設發展，高校檔案數字化建設不僅對政務信息系統產生的電子文件與檔案信息進行收集與整理，還對高校各種載體的檔案資源進行數字化錄入、儲存于加工，因此，對于提升高校檔案數字化水平，有益于對高校檔案進行管理。

關鍵詞：高校檔案;資源管理;數字化

隨著高校管理的現代化發展，數字化檔案管理成為了一種趨勢，在高校進行數字化檔案管理中，紙質檔案的掃描是進行數字化檔案建設中一項常規的工作，目前，在高校中對紙質檔案進行數字化掃描，主要包括自行掃描加工與業務外包兩種方式，業務掃描是由外包公司的專業人員與專業硬件系統，承包高校紙質檔案數字化掃描工作，但外包公司收費較高，保密工作不嚴密，并不善于靈活加工，因此，一些中大型檔案館進行檔案自行掃描加工，可加強檔案保密性工作，可以使資源共享更加方便，節省更多人力財力與物力。

一、高校檔案數字化的概念

高校檔案數字化是將電子互聯網信息技術與計算機系統，把各種檔案資源向數字化檔案資源進行轉化，以數字化檔案信息的形式進行儲存，建立檔案信息資源管理數據庫，通過計算機系統進行統一管理，通過互聯網進行資源共享，因此加強高校檔案數字化建設，有益于加強高校檔案管理。

二、檔案數字化管理的意義

1.有效提升辦公效率。檔案數字化管理，可以將同一分電子檔案，通過電子信息網絡的環境下，可以在不同地區、不同人進行同時訪問、下載，為不同的需要者進行服務，有效的提升了檔案辦公效率，使得高校檔案工作更加高效、方便、快捷，并可以將已經瀏覽后的檔案進行歸檔處理，大大的提升高校檔案辦公效率。

2.促進實現資源共享。在高校進行檔案數字化管理后，可以獎勵檔案信息管理網絡平臺，檔案管理員可以通過信息網絡平臺上進行檔案的整理、歸檔、收集與資源共享，并且不受時間點的限制，可以在有互聯網的地方，通過計算機網絡系統，進行對所需檔案信息的查閱、下載，有效的實現了檔案資源的共享。

3.有效降低成本。在高校進行檔案數字化建設，可以有效的節約檔案管理費用，節約檔案建設使用空間，在取代紙質檔案后，不僅可以方便管理人員的查閱，并有效節約由于復印等原因，造成人力投入與紙張的浪費，直接的降低了高校檔案管理的成本。

4.綜合應用多媒體管理。高校檔案數字化管理建設，可以有效將互聯網多媒體技術與傳統紙質檔案管理相結合，為檔案管理提供了更高的方便性與快捷性，不僅可以將文字儲存其中，通過數字化檔案管理可以將語音、圖像等存入其中，使得檔案信息更加全面、更加生動，有效提升檔案管理的質量與效率。

三、高校檔案數字化的必要性

更加有效的運用高校檔案數字化建設，可以促進校園文化的積累，加深校園文化底蘊，增加高校之間的交流，使得高校檔案數量的增加，內容復雜化，由于檔案信息的重要性，紙質檔案已經不能滿足目前的需求，因此，促進高校檔案數字化建設，成為一種必然性。

1.方便檔案管理。在進行高校檔案數字化處理后，可以有效、方便地對檔案進行管理，在傳統紙質版檔案管理中，從中找到一份特定的檔案，需要從中一份一份地尋找，既耗時又耗力，使檔案管理人員的工作量增大。傳統紙質檔案管理，需要工作人員手動對檔案進行收集與處理，在處理過程中不僅工作量巨大，并且容易發生失誤，而數字化檔案管理，在進行檔案收入時，更加方便、快捷，并且在查閱所需檔案時，可以通過互聯網直接查找，可以有效減少相關人員的工作量，并有效提升查找的準確性與效率，方便檔案管理，提升檔案管理效率。

2.保護檔案原件。傳統的紙質版檔案不利于保存，時間久了，就會出現發黃以及字跡模糊不清的情況，難以辨認，而通過數字化模式，可以有效改變這一現象的發生，數字化檔案建設利用計算機管理系統，可以有效將原件進行保存，避免發生原件破損，以及字跡模糊不清的現象，對于已經發生字跡模糊的原件還可以進行修復，使得檔案原件可以得到長期的保護。

3.加快高校信息化建設。隨著計算機網絡系統的迅速發展，信息化技術的日益成熟，在高校檔案管理過程中進行數字化改革也是一項重要措施。高校開展檔案數字化管理，可以有效地加快高校信息化建設，隨著各個高校之間交流的日益豐富，檔案數據量的增加，檔案數字化管理是發展的必然性，校園信息化建設有效提升高校教育質量，增加教學方案，因此，建設高校數字化檔案管理迫在眉睫。

4.提升高校檔案工作效率。通過對高校檔案情況的評估，相關工作人員在進行檔案整理時，工作量繁瑣，查閱檔案時比較費力，但進行檔案數據化管理建設后，可以將傳統紙質檔案由人手處理轉化為電子信息處理，確保檔案信息的準確性以及查找的方便與快捷性，可以快速、準確地查閱相關文獻。

5.提升檔案工作人員的能力與水平。傳統紙質檔案需要相關工作人員進行整理、分類以及歸檔等工作，而數字化檔案管理降低了檔案管理人員的工作量，只需要管理人員可以熟練的掌握相關軟件，不需要較大的工作量，就可以準確無誤的找到相關檔案。

四、高校檔案數字化管理所面臨的問題

1.欠缺檔案數字化管理思想。目前，雖然高校檔案數字化管理在不斷應用中，數字化管理越來越規范，但部分教職工與學生的數字化檔案管理意識不完善，并不能在高校中得到普及，不能習慣的應用于生活中，使得數字化檔案未能合理的進行開發與利用，造成人力與物力的雙重浪費，檔案數字化管理無法發揮其作用。

2.數字化檔案的安全性較低。在進行高校檔案數字化管理過程中，需要若干個環節共同完成，某個環節的錯誤或丟失，都會造成檔案整理的失敗，甚至容易發生泄漏的情況。并且，數字化檔案管理需要以互聯網作為基礎，如果發生計算機遭到病毒的攻擊，就會發生檔案信息資源的外漏，因此，數字化檔案管理的安全性較低。

3.管理系統不完善。由于進行檔案數字化管理的相關軟件與教學本身的軟件不同，不能有效的將兩者相結合，造成難以將不同軟件中的數據進行相互轉化，對于檔案信息資源的收集、整理、分類以及歸檔造成了一定的困難，并且，由于高校信息化的網絡平臺的欠缺，沒有形成將數據系統共享的機制，降低了檔案管理系統的作用。

4.數字化作用體現不明顯。現在高校進行檔案數字化管理改革進程中，檔案數字化管理并沒有發揮全部的作用，只是幫助傳統手動整理紙質版檔案進行輔助工作，在目前使用檔案數字化管理的高校中，所應用的數字化檔案并未與外界聯系，只是在檔案管理內部進行應用，未能實現外界人員對數字化檔案的應用。在檔案數字化管理應用時，只是幫助檔案資源的收集，并輔助手動整理后，進行電子錄入，因此，很多高校雖進行檔案數字化管理，但未能完善數字化檔案管理的功能，未能體現其作用。

5.缺少數字化檔案管理人才。在進行高校檔案數字化管理建設中，對相關檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要具備相關檔案專業的知識，具備對計算機的熟練掌握以及電子檢索等方面的能力，在實踐中，檔案管理人員對電子檔案的收集、分類、儲存以及歸檔的熟練程度不夠，對程序的設計與數據維護的人員數量極少。

6.高校數字化檔案管理尚未統一。高校檔案數字化管理需要檔案材料的制度化、標準化以及規范化，由于各個高校的歷史原因，高校檔案數字化管理標準未能達到統一，使得引用軟件的實用性與通用型存在不足，并且，檔案整理與分類不能夠適應現代檔案數字化管理，信息的儲存、收集以及利用質量不高，嚴重阻礙了高校檔案數字化管理的進程。

7.相關軟件不健全。在高校檔案進行數字化建設的過程中，由于檔案管理軟件的不健全，使得檔案數字化處理進程滯后，雖然大部分高校都先后引進高配置的計算機與檔案管理軟件，但不能滿足目前檔案數字化建設的進度，并且，目前我國大部分高校中的檔案數字化處理軟件只能進行檔案信息的儲存功能，缺少數據挖掘與決策等功能，導致檔案信息資源開發的能力薄弱。

五、改善高校檔案數字化管理的措施

1.建立數據網絡資源共享平臺。在進行檔案數字化建設過程中，應建立檔案網絡數據資源共享平臺，并在平臺內明確記錄檔案信息，并將原件進行嚴密保存，通過檔案數據庫，保證檔案信息更加具有真實性、有效性以及完整性。同時，結合檔案數字化管理軟件與以往的教學軟件，有利于檔案資源的收集、整理以及分類，使教職工與學生可以在網絡資源共享平臺，更加方便、快捷地檢閱所需文件。

2.加強檔案數字化安全性。在進行檔案數字化建設管理進程中，在進行錄入檔案信息時，應保證檔案原件的安全，以及在儲存的過程中，必須確保所錄入的信息與原件的信息保持一致，并確保計算機系統的安全性，防止其遭受病毒的攻擊，若發生病毒攻擊計算機情況，應做好及時的應對措施，以防檔案資源信息的泄漏。

六、結束語

總之，隨著我國經濟的迅速發展，信息化的快速進步，在高校中的不斷應用，檔案數字化管理成為高校信息發展的必要因素。因此，高校應高度重視，積極采取有效的措施，提升高校檔案資源管理的理念，并應不斷完善檔案管理體系，從而加強檔案數字化管理的快捷性、方便性、安全性、全面性，促進高校檔案數字化管理的進程。

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作者簡介：楊燕敏（1977-），女，漢族，海南瓊海，本科學歷，職稱：檔案館員，研究方向：檔案學。